Glosario de Migración de Documentos

Una referencia en la que se puede hacer clic, incrustada en un documento, que apunta a otro archivo, página web, dirección de correo electrónico o marcador. En los documentos de Office, los hipervínculos se almacenan como cadenas de texto simples y no se actualizan automáticamente cuando el archivo de destino se mueve o cambia de nombre. Ejemplo: un documento de Word que contiene un hipervínculo a \\Server\Reports\Q1.xlsx producirá un enlace roto si el archivo se mueve a un servidor o carpeta diferente.

Un enlace de Vinculación e Incrustación de Objetos (OLE) conecta un objeto dentro de un documento a un archivo fuente almacenado externamente. El objeto (como un gráfico de Excel incrustado en un documento de Word) muestra contenido del archivo fuente y puede actualizarse cuando cambia la fuente. Cuando el archivo fuente se mueve, el enlace OLE se rompe porque la ruta almacenada ya no se resuelve. Los enlaces OLE no son accesibles mediante el diálogo estándar de Buscar & Reemplazar de Office y requieren una herramienta especializada para repararlos en masa.

En Excel, una fuente de enlace es un libro externo referenciado en una fórmula de celda, por ejemplo ='\\Server\Shared\[Budget.xlsx]Sheet1'!$B$5. En Word, una fuente de enlace se refiere a un código de campo (como INCLUDETEXT o INCLUDEPICTURE) que extrae contenido de un archivo externo. Ambas formas almacenan la ruta completa al archivo fuente. Si el archivo fuente se mueve, la ruta almacenada se vuelve inválida y la celda o el campo muestra un error.

Una referencia a una ruta de archivo codificada de forma fija dentro del código de macro Visual Basic para Aplicaciones (VBA) en un documento de Office. Las referencias VBA no son visibles para las herramientas estándar de verificación de enlaces y no son actualizadas por las propias funciones de gestión de enlaces de Office. Después de una migración de servidor o una reestructuración de carpetas, el código VBA que construye o abre rutas de archivo usando la ubicación antigua fallará silenciosamente o con un error de tiempo de ejecución. ReplaceMagic puede localizar y reemplazar cadenas de ruta dentro de módulos VBA.

Una ruta de Convención Universal de Nomenclatura (UNC) es un formato estándar para identificar un recurso en una red, usando la forma \\NombreServidor\NombreRecurso\RutaCarpeta\NombreArchivo. Las rutas UNC no dependen de asignaciones de letras de unidad y se usan comúnmente en documentos de Office para referenciar archivos en almacenamiento de red compartido. Cualquier cambio en el nombre del servidor, el nombre del recurso compartido o la estructura de carpetas en la ruta romperá los enlaces almacenados en formato UNC. Ejemplo: \\FILESERVER\Company\Finance\Report.xlsx.

Una ruta que especifica la ubicación completa de un archivo desde la raíz del sistema de archivos, incluida la letra de unidad o el nombre del servidor. Ejemplos: C:\Users\Finance\Reports\Q1.xlsx o \\Server\Shared\Reports\Q1.xlsx. Las rutas absolutas no son ambíguas y no dependen del directorio de trabajo actual, pero se rompen tan pronto como cambia cualquier parte de la ruta — incluido el cambio de nombre de un servidor, el traslado de una carpeta o la reasignación de una letra de unidad.

Una ruta que especifica la ubicación de un archivo en relación con la ubicación del documento que contiene el enlace. Ejemplo: ..\Finance\Budget.xlsx significa "subir un nivel de carpeta y luego entrar en la carpeta Finance". Las rutas relativas sobreviven los traslados siempre que se preserve la relación relativa entre los documentos de origen y destino. Sin embargo, si la profundidad de carpetas cambia (por ejemplo, se inserta una carpeta intermedia), las rutas relativas se rompen porque el recorrido .. ya no lleva a la ubicación correcta.

Cualquier ruta de archivo almacenada como cadena de texto dentro de un documento de Office, independientemente del tipo de enlace. Las rutas incrustadas incluyen destinos de hipervínculos, rutas de fuente OLE, referencias externas de Excel, cadenas VBA y códigos de campo de Word. El término se utiliza para distinguir las rutas almacenadas dentro del contenido del documento de las rutas que existen únicamente en el sistema de archivos. Las herramientas de reparación masiva de enlaces funcionan localizando y sustituyendo cadenas de ruta incrustadas sin abrir el documento en Office.

Un identificador numérico asignado por SharePoint a cada elemento (archivo, carpeta o elemento de lista) dentro de un sitio. Los IDs de elemento son únicos dentro de una lista o biblioteca, pero no son portables entre colecciones de sitios ni entre inquilinos. Cuando los documentos de Office se guardan en SharePoint, algunos tipos de enlace (en particular los enlaces entre documentos creados mediante Office) pueden almacenarse usando el ID de elemento en lugar de la ruta de URL. Durante las migraciones de inquilino a inquilino, los IDs de elemento se reasignan y cualquier enlace basado en ID se rompe y no puede repararse mediante simple sustitución de ruta.

Un hipervínculo o referencia que usa un ID de elemento SharePoint o un GUID para identificar el destino en lugar de una URL o ruta de archivo. Los enlaces basados en ID son resistentes a los cambios de nombre y traslados de archivos dentro del mismo entorno SharePoint, porque SharePoint resuelve el ID a la URL actual en el momento del acceso. Sin embargo, no sobreviven las migraciones a un inquilino o colección de sitios diferente, donde se asigna un nuevo ID. Convertir los enlaces basados en ID a enlaces de URL absoluta (basados en combinaciones de búsqueda/reemplazo proporcionadas por el usuario) antes de la migración es el enfoque recomendado para escenarios de inquilino a inquilino.

Una migración de SharePoint que mueve contenido de un inquilino de Microsoft 365 a un inquilino diferente, que suele surgir de una adquisición de empresa, una fusión o una desinversión. Las migraciones de inquilino a inquilino son complejas porque el inquilino de destino tiene un dominio diferente, URL de sitio diferentes y reasigna todos los IDs internos de SharePoint. Cada enlace incrustado en cada documento que apuntaba a la URL del inquilino de origen quedará roto después de la migración. El análisis de enlaces previo a la migración y el reemplazo masivo posterior a la migración son pasos esenciales.

Un mecanismo utilizado por SharePoint Online para limitar la velocidad a la que una sola aplicación o usuario puede realizar solicitudes de API dentro de una ventana de tiempo determinada. Cuando una herramienta de procesamiento masivo envía demasiadas solicitudes en poco tiempo, SharePoint devuelve respuestas HTTP 429 ("Demasiadas solicitudes"). Las herramientas diseñadas para SharePoint deben implementar lógica de reintento con retroceso exponencial para manejar la limitación sin fallar. Las ediciones SharePoint de ReplaceMagic gestionan la limitación automáticamente para garantizar un procesamiento masivo confiable de grandes bibliotecas de documentos.

Un mecanismo de gestión de documentos en SharePoint que bloquea un archivo para su edición por un usuario específico. Un documento con salida registrada no puede ser modificado por otros usuarios ni por herramientas automatizadas hasta que se registre la entrada. Al ejecutar reparaciones masivas de enlaces en una biblioteca de SharePoint, cualquier documento que tenga la salida registrada por un usuario será omitido o requerirá que ese usuario registre la entrada primero. La gestión del estado de registro de salida es una consideración operativa para los proyectos de reparación masiva en SharePoint.

Una característica de SharePoint que requiere que los documentos modificados sean revisados y aprobados antes de que los cambios sean visibles para todos los usuarios. Cuando la aprobación de contenido está habilitada en una biblioteca, una herramienta de reparación masiva que modifica documentos creará elementos de aprobación pendientes para cada archivo modificado. Esto puede afectar los plazos de migración si los flujos de trabajo de aprobación deben completarse antes de que los documentos reparados sean accesibles. La configuración de aprobación de contenido debe revisarse antes de ejecutar operaciones de reparación masiva de enlaces en bibliotecas de SharePoint.

Un contenedor en SharePoint utilizado para almacenar y gestionar documentos. Cada biblioteca de documentos está asociada a un sitio de SharePoint y tiene su propia URL, permisos, configuración de versiones y columnas de metadatos. Las bibliotecas de documentos son el equivalente en SharePoint de una carpeta de servidor de archivos, y sus URLs son la base para las referencias de ruta absoluta a los archivos almacenados en SharePoint. Durante las migraciones, la URL de la biblioteca suele cambiar, lo que rompe todas las rutas incrustadas que referenciaban la URL antigua.

Una carpeta en un servidor de archivos Windows que se ha puesto a disposición de los usuarios de la red mediante el protocolo UNC. Los recursos compartidos de red se identifican por un nombre de recurso compartido bajo el nombre del servidor, por ejemplo \\FILESERVER\Finance. El nombre del servidor y el nombre del recurso compartido juntos forman la raíz de cualquier ruta UNC que referencie archivos en ese recurso compartido. Cambiar el nombre del servidor o del recurso compartido, o eliminarlo como parte de una migración a SharePoint o almacenamiento en la nube, rompe todos los documentos que contienen rutas UNC con raíz en ese recurso compartido.

Un dispositivo de almacenamiento dedicado conectado a una red que proporciona almacenamiento de datos a nivel de archivo a los clientes mediante protocolos estándar de intercambio de archivos en red (típicamente SMB/CIFS en redes Windows). Los dispositivos NAS aparecen ante las aplicaciones de Office como servidores de red y se accede a ellos mediante rutas UNC. Cuando un dispositivo NAS es reemplazado, su nombre de host o dirección IP cambia, lo que rompe todas las rutas incrustadas que referenciaban el dispositivo antiguo. Ejemplo: reemplazar \\NAS-OLD\Data\ con \\NAS-NEW\Data\ requiere reparación masiva de enlaces en todos los documentos.

Una red de alta velocidad dedicada al almacenamiento que conecta servidores a dispositivos de almacenamiento a nivel de bloque. A diferencia de un NAS, un SAN presenta el almacenamiento como dispositivos de bloque sin formato en lugar de archivos, y el sistema de archivos es gestionado por el servidor. Los documentos almacenados en un SAN se acceden a través del servidor que aloja el sistema de archivos, no directamente a través del SAN. Cuando un SAN se actualiza o migra, el impacto sobre los enlaces de documentos depende de si los nombres de servidor y las rutas de volumen presentados a los usuarios cambian como resultado.

Una ruta o referencia incrustada en un documento que ya no se resuelve a un archivo o recurso accesible. Un enlace roto puede deberse a que el archivo de destino fue movido, cambiado de nombre o eliminado, o a que la ubicación de almacenamiento o la infraestructura de red cambió de modo que la ruta almacenada ya no apunta a una ubicación válida. Los enlaces rotos producen mensajes de error cuando los usuarios intentan seguirlos, y pueden impedir la actualización de datos, las actualizaciones de objetos OLE o la ejecución de macros. Identificar y reparar enlaces rotos es la función principal de ReplaceMagic.

El proceso de verificar si cada ruta incrustada en un documento se resuelve realmente a un archivo o recurso accesible. La validación de enlaces es distinta de la reparación de enlaces: la validación identifica qué enlaces están rotos, mientras que la reparación los corrige. Ejecutar la validación antes de una migración establece una línea de base; ejecutarla después confirma que todos los enlaces previamente válidos siguen resolviéndose. ReplaceMagic realiza la validación de enlaces como parte de su proceso de análisis de documentos e informa de los enlaces válidos, rotos e inalcanzables por separado.

El proceso de encontrar una cadena de texto específica en un documento y reemplazarla por una cadena diferente. En el contexto de la reparación masiva de enlaces, buscar y reemplazar se aplica a todas las rutas incrustadas en todos los documentos de un árbol de carpetas simultáneamente, sustituyendo el componente de ruta antiguo (por ejemplo, el nombre del servidor antiguo) por el nuevo. ReplaceMagic extiende el buscar y reemplazar estándar al alcanzar tipos de enlace que el diálogo integrado de Office no puede acceder, incluidos enlaces OLE, cadenas VBA, encabezados, pies de página y códigos de campo.

El procesamiento automatizado de un gran número de documentos en una sola operación, sin necesidad de abrir cada documento manualmente. Las herramientas de procesamiento masivo operan directamente sobre el formato de archivo del documento, extrayendo y modificando contenido sin lanzar la aplicación de Office. Esto permite analizar o reparar miles de documentos en una fracción del tiempo requerido para el procesamiento manual, y elimina el riesgo de error humano introducido por el trabajo manual repetitivo.

Un modo de operación en ReplaceMagic que muestra qué cambios se realizarían en cada documento sin escribir realmente ningún cambio en el disco. El modo Vista Previa le permite revisar las sustituciones propuestas — qué documentos serán afectados, qué cadenas serán reemplazadas y por qué se reemplazarán — antes de confirmar la operación. Se recomienda encarecidamente ejecutar en modo Vista Previa antes de ejecutar un reemplazo masivo, especialmente para grandes conjuntos de documentos donde una regla incorrecta podría producir cambios generalizados incorrectos.

Un método de autenticación de Microsoft 365 que permite a una aplicación acceder a recursos de SharePoint usando su propia identidad (credenciales de aplicación) en lugar de hacerlo en nombre de un usuario específico. La autenticación solo de aplicación se usa para escenarios de procesamiento en segundo plano como la reparación masiva de enlaces, donde el inicio de sesión interactivo del usuario no es práctico. Requiere un registro de aplicación de Azure AD con los permisos de SharePoint apropiados otorgados por un administrador de inquilino. Las ediciones SharePoint de ReplaceMagic admiten la autenticación solo de aplicación para operaciones masivas desatendidas.

Un mecanismo de seguridad que requiere que los usuarios verifiquen su identidad usando dos o más factores (típicamente una contraseña más un código de un solo uso de una aplicación de autenticación o SMS). MFA es cada vez más obligatorio en los inquilinos de Microsoft 365. Para las herramientas de procesamiento masivo que acceden a SharePoint en nombre de una cuenta de usuario, MFA puede interrumpir las operaciones desatendidas. El enfoque recomendado para las operaciones masivas de SharePoint en inquilinos con MFA habilitado es usar la autenticación solo de aplicación con una aplicación registrada, que omite los mensajes de MFA interactivos.