Cómo usar SmartMapper — Generación automática de patrones de reparación de vínculos

La reparación de vínculos tradicional le pide que proporcione las cadenas de búsqueda y reemplazo. SmartMapper invierte ese flujo de trabajo: usted define simples reglas de mapeo Origen → Destino y SmartMapper determina automáticamente cada patrón de búsqueda/reemplazo — resolviendo vínculos relativos, DocIDs de SharePoint basados en ID, rutas de PowerQuery y cadenas de conexión — e informa la precisión y la cobertura como dos cifras separadas antes de modificar un solo documento.

El flujo de trabajo de SmartMapper de un vistazo

Paso 1 Analizar los documentos

Antes de que SmartMapper pueda generar patrones, necesita una base de datos de vínculos poblada. Use la función estándar Analizar documentos para recorrer el almacenamiento de origen — una carpeta local o de red, una unidad asignada o una biblioteca de SharePoint conectada de forma nativa.

• Para servidores de archivos o recursos compartidos de red, dirija ReplaceMagic a la carpeta raíz y ejecute un análisis completo. Todos los hipervínculos, vínculos OLE, orígenes de vínculos, comandos PowerQuery y cadenas de conexión descubiertos se escriben en la base de datos.
• Para orígenes de SharePoint (incluidos proyectos de tenant a tenant), conéctese mediante la integración nativa de SharePoint. Es fundamental analizar el tenant de origen mientras aún está activo — SmartMapper resuelve los vínculos basados en ID contra el índice de documentos, y esos IDs dejan de ser resolubles en el momento en que el origen se desconecta.
• Seleccione todas las áreas de documento relevantes en la configuración del análisis: Hipervínculos, Vínculos OLE, Orígenes de vínculos, Power Queries, Conexiones, VBA. Cualquier área no analizada será invisible para SmartMapper.

Consulte Cómo analizar documentos y la Guía de compatibilidad nativa con SharePoint para obtener instrucciones completas de análisis.

Paso 2 Elegir el backend de base de datos

SmartMapper almacena todos los vínculos analizados, reglas de mapeo, patrones generados y resultados de validación en una base de datos relacional. Se admiten tres backends — esquema idéntico, resultados idénticos:

Configure el backend en Configuración → Pestaña SmartMapper → Backend de base de datos. Puede cambiar de backend entre ejecuciones; el esquema es idéntico, por lo que la migración de datos es sencilla.

Paso 3 Definir reglas de mapeo de origen a destino

Las reglas de mapeo son la única información que SmartMapper necesita de usted. Cada regla es un único par Origen → Destino:

Consejos para escribir reglas de mapeo eficaces:

• Mapee al nivel más alto útil — mapee \\Server\Finance en lugar de cada subcarpeta individual. SmartMapper consolida los patrones de subcarpetas automáticamente.
• Ordene las reglas de más específica a menos específica.
• Para migraciones de tenant a tenant, añada una regla para la URL base del tenant antiguo y otra para la URL del resolvedor de ID interno del tenant antiguo. SmartMapper resolverá cada vínculo basado en ID a una ruta absoluta usando el índice de documentos del origen antes de que el tenant de origen sea dado de baja.
• Las reglas pueden introducirse manualmente en la cuadrícula de SmartMapper o importarse desde un archivo CSV (separado por | por defecto).

Paso 4 Ejecutar la generación de patrones de SmartMapper

Haga clic en Generar patrones en la pestaña SmartMapper. Para cada vínculo de la base de datos, SmartMapper:

1. Detecta el tipo de vínculo — Absoluto, Relativo, SharePointDocID, OneDriveID, PowerQuery, ConnectionString, OneNote, especial de SharePoint.
2. Resuelve cada vínculo a una ruta absoluta — sea cual sea su forma: relativo, basado en ID o incrustado en comandos de PowerQuery (File.Contents, Folder.Files, Web.Contents) o cadenas de conexión (Provider=, DSN=, Data Source=, OPENROWSET).
3. Aplica su regla de mapeo para producir la nueva ruta de destino (NewLink).
4. Genera patrones con el menor alcance suficiente — de modo que una regla amplia \\Server\Finance no produce miles de patrones de subcarpeta redundantes.
5. Deduplica y optimiza automáticamente — los patrones idénticos provenientes de distintos vínculos se consolidan en una sola entrada.
6. Marca los conflictos donde el mismo SearchString se mapea a dos ReplaceStrings diferentes. Estos se marcan como Conflicto y deben ser resueltos por una persona antes de poder aplicarlos.

Paso 5 Revisar los patrones generados

La cuadrícula de patrones muestra cada combinación de búsqueda/reemplazo generada automáticamente con su estado y métricas de validación. Revise cada patrón antes de modificar cualquier documento:

Paso 6 Aplicar los patrones aceptados a los documentos

Una vez que esté satisfecho con los patrones revisados, ejecute el motor de reemplazo. Solo se aplican los patrones en estado Aceptado o Modificado — los patrones Generados, Rechazados y los Conflictos sin resolver se omiten.

• Los documentos se procesan en paralelo (número de hilos configurable) sin necesidad de abrirlos con Word, Excel ni ninguna otra aplicación.
• Si el modo Vista previa está activado, ReplaceMagic informa de cada cambio que realizaría pero no escribe nada en el disco — úselo para verificar el resultado antes de confirmar.
• Active la copia de seguridad automática para guardar una copia de cada documento antes de modificarlo.
• Para destinos de SharePoint, active Conservar la fecha de última modificación y los valores de Modificado por (requiere derechos de Administrador de sitio) para preservar los metadatos tras los cambios.

Consulte Cómo corregir vínculos rotos para obtener la configuración detallada del motor de reemplazo.

Paso 7 Verificar y exportar los resultados

Una vez completada la ejecución del reemplazo:

1. Vuelva a analizar el mismo almacenamiento para confirmar que todos los vínculos previamente rotos están ahora resueltos. El nuevo resultado del análisis se puede comparar con la línea base para mostrar exactamente qué vínculos cambiaron de estado.
2. Compruebe la pestaña Información adicional en busca de documentos que se hayan omitido (límite de tamaño, tiempo de espera agotado, limitación de SharePoint). Vuelva a procesar los archivos omitidos haciendo clic en Importar archivos omitidos.
3. Exporte los resultados a CSV, Excel o la base de datos de SmartMapper. La exportación contiene el vínculo original, el nuevo vínculo, el patrón aplicado, la ruta del documento y la marca de tiempo del cambio — una pista de auditoría completa para informes de cumplimiento o a partes interesadas.
4. Exporte el informe a nivel de ejecución desde la pestaña SmartMapper para proporcionar un documento de aprobación que muestre el total de vínculos analizados, patrones aplicados, recuentos correctos / incorrectos y la precisión y la cobertura como dos cifras separadas.

Consulte Cómo exportar resultados para conocer las opciones de formato de exportación.

Caso especial: vínculos DocID de SharePoint y migraciones de tenant a tenant

Los vínculos de SharePoint basados en ID (DocID, OrganizationalViewLink, DirectLink) son el tipo de vínculo más difícil de reparar con herramientas convencionales, porque el ID solo tiene significado dentro del tenant original. Una vez que el tenant de origen se da de baja, esos IDs desaparecen definitivamente.

SmartMapper resuelve esto analizando mientras el origen aún está activo:

1. Conéctese al tenant de SharePoint de origen y ejecute un análisis completo mientras siga activo.
2. Defina su regla de mapeo de tenant a tenant (URL base del tenant antiguo → URL base del nuevo tenant).
3. Ejecute la generación de patrones.
4. El patrón generado reemplaza la URL antigua basada en ID con la nueva URL absoluta — una reparación que funciona incluso después de que el tenant de origen esté fuera de línea.

Para la guía completa de migración de tenant a tenant, consulte Migración de tenant a tenant en SharePoint Online: corrección de vínculos rotos.

Trabajo con PowerQuery, cadenas de conexión y vínculos OLE

Muchos entornos Excel de gran tamaño contienen vínculos que no se exponen como hipervínculos estándar — están incrustados en código M de PowerQuery, cadenas de conexión OLEDB o definiciones de caché de tabla dinámica. SmartMapper los extrae automáticamente:

• PowerQuery: SmartMapper gestiona las rutas dentro de los comandos M de PowerQuery, incluidos File.Contents, Folder.Files, Web.Contents y SharePoint.Files. Cuando una migración traslada archivos locales a SharePoint, cambiar la ruta no basta — la propia consulta debe funcionar con el almacenamiento en la nube, y SmartMapper también se encarga de eso.
• Cadenas de conexión: Las rutas dentro de sentencias Provider=, DSN=, Data Source=, OPENROWSET, OPENDATASOURCE y BULK INSERT se extraen, resuelven y mapean usando el mismo proceso que los vínculos regulares.
• Vínculos OLE y orígenes de vínculos: Los libros de Excel que se vinculan a fuentes de datos externas (otro libro, un archivo de base de datos) tienen sus rutas de referencia externa actualizadas a través del área de Orígenes de vínculos.

Asegúrese de que las áreas Power Queries, Conexiones y Orígenes de vínculos estén seleccionadas en la configuración del análisis para incluirlas en la base de datos de SmartMapper.

Consejos y buenas prácticas

• Use SQLite para las pruebas iniciales. Ejecute su primera pasada de SmartMapper con un backend SQLite — sin configuración de servidor, inicio instantáneo. Verifique la calidad de los patrones antes de comprometerse con un despliegue completo de SQL Server para un proyecto de equipo numeroso.
• Use RunIDs para migraciones en múltiples fases. Cada ejecución de SmartMapper se delimita por un RunID. Asigne un RunID diferente por fase de migración para que los resultados de distintas fases coexistan en la misma base de datos sin contaminarse mutuamente.
• Resuelva los conflictos antes de la puesta en marcha. Los patrones con Conflicto sin resolver se excluyen de la ejecución de reemplazo. Revise la lista de grupos de conflictos después de cada pasada de generación y resuelva o rechace cada uno explícitamente.
• Priorice la regla de mapeo más específica. Si \\Server\Finance\Archive debe mapearse de forma diferente a \\Server\Finance, añada la regla de Archive por encima de la regla de Finance en la cuadrícula de mapeo.
• Previsualice antes de aplicar. Ejecute siempre en modo Vista previa sobre un subconjunto representativo de documentos para validar el resultado de los patrones antes de ejecutar sobre toda la biblioteca de documentos.
• Para el servicio de Preparación de reemplazos: si su proyecto es demasiado grande o complejo para ejecutar SmartMapper internamente, el equipo de ReplaceMagic puede preparar todas las reglas de mapeo y patrones en su nombre. Consulte el Paquete de preparación de reemplazos.

Próximos pasos

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