Cómo Forzar el Check-In de Documentos de SharePoint Desprotegidos

Check-In Forzado en SharePoint

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Durante una ejecución de procesamiento de migración, los documentos desprotegidos por usuarios no pueden ser modificados por ReplaceMagic. La función Forzar Check-In obliga a que esos documentos sean registrados primero — permitiendo a ReplaceMagic procesarlos sin intervención manual del usuario que los tiene bloqueados.

En algunos casos puede haber documentos en estado desprotegido. Esto significa que ningún otro usuario puede realizar cambios en esos documentos. SharePoint permite a los usuarios del grupo de Administrador del sitio realizar un check-in forzado y ReplaceMagic, si el usuario tiene el rol correcto, puede hacerlo automáticamente. Es importante que una vez que se registra el documento, éste vuelve a estar disponible para todos los usuarios. Por supuesto, si algún usuario está trabajando actualmente en el documento y forzamos el check-in, podría perder sus cambios, así que tenga cuidado con esta configuración.

Para habilitar que ReplaceMagic realice el check-in forzado, vaya a la configuración de los parámetros de SharePoint para ReplaceMagic. La configuración se encuentra bajo el botón Configuración en el formulario principal de ReplaceMagic:



Cuando se abra el formulario de Configuración, vaya a la pestaña Configuración de SharePoint:



La configuración de Check-in/Check-out de SharePoint se controla mediante el parámetro "Forzar check-in". Al activar este parámetro, ReplaceMagic realizará el check-in forzado de los documentos desprotegidos.

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Las principales ventajas de ReplaceMagic (además de reparar sus documentos) son:

El Problema: Documentos Desprotegidos Durante una Ejecución de Migración

Durante una ejecución de procesamiento de migración, algunos documentos pueden estar desprotegidos por usuarios que los están editando en ese momento. ReplaceMagic no puede modificar un documento desprotegido — se informará en la pestaña Información Adicional como omitido. En una organización grande, esto puede significar que decenas o cientos de archivos queden sin reparar, lo que requiere una ejecución adicional o intervención manual.

Solución: Forzar Check-In

La configuración "Forzar check-in" en Configuración → pestaña SharePoint instruye a ReplaceMagic para forzar el check-in de cualquier documento desprotegido antes de procesarlo. Esto garantiza que toda la biblioteca de documentos se procese en una sola ejecución, sin que se omita ningún archivo debido a bloqueos de desprotegidos.

Riesgos y Recomendaciones

Forzar un check-in descarta cualquier cambio no guardado que el usuario estuviera realizando en ese momento. Esto supone un riesgo significativo si los usuarios están editando documentos activamente durante la ejecución de corrección de migración. Para mitigar esto:

• Comunique con antelación a todos los usuarios que se ha planificado una ejecución de migración y pídales que protejan sus documentos antes de que comience
• Programe la ejecución fuera del horario laboral, cuando sea menos probable que los usuarios tengan archivos desprotegidos
• Para migraciones críticas o a gran escala, considere usar la opción de soporte OnCall para ejecutar el trabajo durante un fin de semana con asistencia experta disponible

Cómo Identificar Quién Tiene Documentos Desprotegidos

En los resultados del análisis, cualquier documento que haya sido omitido debido a un bloqueo de desprotegido muestra el nombre de usuario de la persona que tiene el archivo desprotegido en la columna Información Adicional. Puede usar esta información para contactar directamente a esos usuarios y pedirles que liberen el archivo antes de reintentar la ejecución.

Alternativa: Importar Archivos Omitidos

Si prefiere no usar el check-in forzado, utilice la opción "Importar archivos omitidos" en la pestaña Información Adicional para crear una lista de reintentos específica. Después de que los usuarios hayan liberado sus archivos desprotegidos, puede recargar esta lista y procesar únicamente los documentos previamente omitidos — sin necesidad de volver a analizar toda la biblioteca.

Configuración

Abra Configuración → pestaña SharePoint → "Forzar check-in" y active el interruptor. Esta configuración funciona de forma independiente a la configuración habitual de check-in / check-out y se aplica únicamente a los documentos que ya están desprotegidos por otro usuario en el momento en que ReplaceMagic intenta procesarlos.

En caso de cualquier pregunta, no dude en contactarnos.