Cómo configurar la entrada y salida de SharePoint en ReplaceMagic

Configuración de entrada/salida de SharePoint

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Cuando ReplaceMagic modifica documentos almacenados en SharePoint, puede gestionar automáticamente la extracción del documento (bloquearlo antes de los cambios) y su registro (liberarlo después de los cambios, creando una nueva versión). Esto evita conflictos con usuarios que puedan estar editando los mismos documentos simultáneamente.

Según la configuración de SharePoint, puede ser necesario que ReplaceMagic realice la entrada/salida de documentos que serán analizados o en los que ReplaceMagic realizará reemplazos. Por supuesto, ReplaceMagic puede hacerlo...

El primer paso es configurar los parámetros de SharePoint para ReplaceMagic. La configuración se encuentra en el botón Configuración que está en el formulario principal de ReplaceMagic:



Una vez abierto el formulario de configuración, vaya a la pestaña Configuración de SharePoint:



La configuración de entrada/salida de SharePoint se controla mediante el parámetro “¿Debe ReplaceMagic realizar la entrada/salida de documentos?”. Al activar este parámetro, ReplaceMagic extraerá y posteriormente registrará los documentos a los que acceda.

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Los principales objetivos de ReplaceMagic (además de reparar sus documentos) fueron:

Por qué es importante la entrada/salida

Cuando ReplaceMagic modifica un documento almacenado en SharePoint, otros usuarios podrían estar editando el mismo archivo simultáneamente. Activar la extracción hace que ReplaceMagic bloquee el documento antes de realizar cualquier cambio, evitando conflictos con ediciones concurrentes. Una vez completado el reemplazo, ReplaceMagic registra el documento, libera el bloqueo y crea una nueva versión en el historial de versiones de SharePoint. Sin esta configuración, una operación de guardado puede fallar silenciosamente si otro usuario o proceso tiene el archivo extraído.

Ubicación de la configuración

Abra el botón Configuración en el formulario principal de ReplaceMagic y navegue hasta la pestaña SharePoint. La opción está etiquetada como “¿Debe ReplaceMagic realizar la entrada/salida de documentos?”. Active esta opción antes de ejecutar cualquier reemplazo en una biblioteca de SharePoint donde se aplique el control de versiones o la extracción obligatoria.

Qué ocurre cuando está activado

Con la entrada/salida activada, ReplaceMagic extrae cada documento antes de procesarlo, aplica los cambios de búsqueda y reemplazo y lo registra con un comentario de entrada configurable. El comentario aparece en el historial de versiones de SharePoint y puede establecerse con algo descriptivo como “Reparación de enlaces por ReplaceMagic” para que los administradores y auditores puedan identificar qué versiones fueron modificadas durante una migración.

Qué ocurre cuando está desactivado

Cuando la entrada/salida está desactivada, ReplaceMagic guarda los cambios directamente en el documento sin adquirir un bloqueo de extracción. Esto es más rápido, pero puede causar errores si el documento ya está extraído por otro usuario — en ese caso el documento será omitido y notificado en la pestaña Información adicional.

Control de versiones y publicación

Si el control de versiones de SharePoint está activado en la biblioteca, cada registro por parte de ReplaceMagic crea una nueva versión menor de forma predeterminada. Para bibliotecas que utilizan versiones mayores y menores, puede configurar ReplaceMagic para que publique una versión mayor en su lugar. Además, active la opción “Mantener el estado publicado” junto con la entrada/salida para garantizar que los documentos que estaban previamente publicados como versiones mayores permanezcan visibles para los usuarios finales después de completar la reparación.

En caso de cualquier pregunta, no dude en contactarnos.