Limitaciones Conocidas de SharePoint al Usar ReplaceMagic

ReplaceMagic está diseñado para manejar toda la complejidad del procesamiento de documentos en SharePoint, pero como cualquier herramienta que opera dentro de una plataforma creada por otro proveedor, está sujeto a ciertas restricciones. Las limitaciones documentadas en esta página son impuestas por SharePoint mismo, por el sistema operativo Windows o por las especificaciones del formato de archivo de Office. Comprender estos límites antes de iniciar un proyecto de migración grande le ayudará a planificar de manera efectiva y evitar sorpresas.

Grupo 1: Limitaciones de Archivos y Rutas

• Caracteres especiales en nombres de archivo — Los archivos cuyos nombres contienen alguno de los siguientes caracteres no pueden tener sus tokens de enlace compartido o enlaces organizacionales recuperados a través de la API de SharePoint: ~ # % & * { } \ : <> ? / + | ". Estos archivos se descargan, procesan para detectar enlaces rotos en su contenido y se vuelven a cargar — pero las URL de estilo de enlace compartido que hacen referencia al archivo por token no se pueden reparar. Esta es una limitación de la API REST de SharePoint, no de ReplaceMagic.
• Límite de longitud de ruta de Windows (260 caracteres) — Cuando ReplaceMagic descarga archivos de SharePoint a una ruta local temporal para su procesamiento, la longitud combinada de la ruta de la carpeta temporal y el nombre del archivo no debe superar los 260 caracteres. Hay una solución disponible en la configuración de Procesamiento de ReplaceMagic: habilite la compatibilidad con rutas largas o acorte la ruta de la carpeta temporal a un directorio de nivel raíz como C:\Temp.
• Longitud de ruta de origen de enlace en Excel — Excel impone longitudes máximas de ruta en las fuentes de enlaces externos. En formatos antiguos de Excel (.xls), la longitud máxima de ruta para una fuente de enlace es de 253 caracteres. En formatos más nuevos (.xlsx, .xlsm), el límite es de 2.000 caracteres. Si un reemplazo produce una URL o ruta de archivo que supera estos límites, ReplaceMagic omite el enlace específico y lo registra en el informe de resultados. El documento en sí sigue procesado; solo se omite el enlace demasiado largo.

Grupo 2: Limitaciones de la Plataforma SharePoint

• Umbral de vista de lista de SharePoint (5.000 elementos) — SharePoint Online y en las instalaciones locales imponen un máximo de 5.000 elementos por consulta de lista. ReplaceMagic utiliza un límite de filas de consulta predeterminado de 4.900 para mantenerse de forma segura por debajo de este umbral. Si reduce este valor en la pestaña de Configuración de SharePoint, las consultas serán más pequeñas y seguras, pero también tardarán más en enumerar bibliotecas grandes.
• ID de documento máximo (30.000.000) — Al resolver enlaces de SharePoint basados en ID, ReplaceMagic itera a través de los ID de documento hasta el máximo configurado. El valor predeterminado de 30.000.000 coincide con el límite práctico superior de SharePoint. Si su inquilino tiene documentos con ID superiores a este valor (inusual pero posible en inquilinos muy grandes y longevos), aumente la configuración de ID máx. de documento en la configuración.
• Limitación de velocidad de SharePoint (HTTP 429 / 503) — SharePoint Online impone límites de velocidad en las solicitudes de API. ReplaceMagic detecta las respuestas de limitación y reintenta automáticamente, pero el procesamiento con alto paralelismo sostenido igual encontrará retrasos por limitación. El número de subprocesos recomendado para SharePoint Online es de 3–5. Usar más subprocesos no aumenta proporcionalmente el rendimiento en SharePoint Online porque la limitación compensa cada vez más las ganancias.
• Requisito de autenticación moderna — Los administradores del inquilino pueden deshabilitar los protocolos de autenticación heredados en Microsoft 365, lo que significa que los métodos de inicio de sesión con nombre de usuario/contraseña y contraseña de aplicación pueden no funcionar. En este caso, use la Autenticación Solo de Aplicación con un registro de aplicación de Azure AD. La Autenticación Solo de Aplicación no está sujeta a las restricciones de autenticación heredada.

Grupo 3: Metadatos y Control de Versiones

• Preservar la fecha de última modificación y el autor requiere derechos de Administrador del Sitio — ReplaceMagic utiliza una llamada privilegiada a la API de SharePoint para restaurar el editor original y la marca de tiempo de modificación. Esta llamada solo está disponible para cuentas con derechos de Administrador del Sitio (Administrador de la colección de sitios). Los permisos de Colaborador o Miembro no son suficientes. Si la cuenta de procesamiento solo tiene derechos de colaborador, el campo modificado por mostrará la cuenta de procesamiento y la fecha de modificación se establecerá en el momento del procesamiento.
• La copia de seguridad de documentos no está disponible en el modo nativo de SharePoint — La función de copia de seguridad de archivos integrada de ReplaceMagic (que copia los originales en una carpeta de copia de seguridad antes de la modificación) no funciona al procesar documentos de forma nativa a través de la API de SharePoint. Use el historial de versiones integrado de SharePoint como red de seguridad. Asegúrese de que el control de versiones esté habilitado en la biblioteca de destino antes de ejecutar un trabajo de procesamiento.
• La preservación de la aprobación de contenido requiere los derechos apropiados — Restaurar el estado de aprobación de contenido de un documento después del procesamiento requiere que la cuenta de procesamiento tenga permiso para aprobar y rechazar elementos en la biblioteca. Sin derechos de aprobación, ReplaceMagic completará la modificación del contenido pero no podrá restaurar el estado de aprobación.

Grupo 4: Conectividad

• Se requiere acceso a la red local — Para SharePoint en instalaciones locales, ReplaceMagic debe estar instalado en una máquina que pueda llegar al servidor de SharePoint a través de la red. La máquina debe poder resolver el nombre de host del servidor de SharePoint mediante DNS y conectarse a él en el puerto HTTP o HTTPS apropiado. No se instalan componentes en el propio servidor de SharePoint, pero la visibilidad de red es obligatoria.
• Proxies corporativos y cortafuegos — Si su organización enruta el tráfico HTTPS saliente a través de un proxy corporativo o cortafuegos, las conexiones de ReplaceMagic a SharePoint Online pueden bloquearse o requerir autenticación de proxy. Configure los ajustes del proxy en el panel de configuración de Procesamiento de ReplaceMagic. Si la inspección SSL está habilitada en el proxy, los certificados de SharePoint Online pueden aparecer como no válidos — coordine con su equipo de red para agregar las excepciones necesarias.

Estas limitaciones están documentadas para ayudarle a planificar su proyecto de migración con precisión. Si encuentra un escenario específico no descrito aquí, contáctenos en support@replacemagic.com y estaremos encantados de asesorarle.