Glossário de Migração de Documentos

Uma referência clicável incorporada em um documento que aponta para outro arquivo, página web, endereço de e-mail ou marcador. Em documentos Office, os hiperlinks são armazenados como cadeias de texto simples e não são atualizados automaticamente quando o arquivo de destino é movido ou renomeado. Exemplo: um documento Word contendo um hiperlink para \\Server\Reports\Q1.xlsx produzirá um link quebrado se o arquivo for movido para um servidor ou pasta diferente.

Um link OLE (Object Linking and Embedding) conecta um objeto dentro de um documento a um arquivo de origem armazenado externamente. O objeto (como um gráfico do Excel incorporado em um documento Word) exibe o conteúdo do arquivo de origem e pode ser atualizado quando a origem muda. Quando o arquivo de origem é movido, o link OLE quebra porque o caminho armazenado não é mais resolvido. Os links OLE não são acessíveis pela caixa de diálogo padrão de Localizar & Substituir do Office e requerem uma ferramenta especializada para reparo em massa.

No Excel, uma fonte de link é uma pasta de trabalho externa referenciada em uma fórmula de célula, por exemplo ='\\Server\Shared\[Budget.xlsx]Sheet1'!$B$5. No Word, uma fonte de link refere-se a um código de campo (como INCLUDETEXT ou INCLUDEPICTURE) que extrai conteúdo de um arquivo externo. Ambas as formas armazenam o caminho completo para o arquivo de origem. Se o arquivo de origem for movido, o caminho armazenado se torna inválido e a célula ou campo exibe um erro.

Uma referência a um caminho de arquivo codificado diretamente no código de macro Visual Basic for Applications (VBA) dentro de um documento Office. As referências VBA não são visíveis para ferramentas padrão de verificação de links e não são atualizadas pelos próprios recursos de gerenciamento de links do Office. Após uma migração de servidor ou reestruturação de pasta, o código VBA que constrói ou abre caminhos de arquivo usando o local antigo falhará silenciosamente ou com um erro em tempo de execução. O ReplaceMagic pode localizar e substituir cadeias de caminho dentro de módulos VBA.

Um caminho UNC (Universal Naming Convention) é um formato padrão para identificar um recurso em uma rede, usando a forma \\NomeDoServidor\NomeDoCompartilhamento\CaminhoDePasta\NomeDoArquivo. Os caminhos UNC não dependem de mapeamentos de letras de unidade e são comumente usados em documentos Office para referenciar arquivos em armazenamento de rede compartilhado. Qualquer alteração no nome do servidor, no nome do compartilhamento ou na estrutura de pastas no caminho quebrará os links armazenados no formato UNC. Exemplo: \\FILESERVER\Company\Finance\Report.xlsx.

Um caminho que especifica a localização completa de um arquivo a partir da raiz do sistema de arquivos, incluindo a letra da unidade ou o nome do servidor. Exemplos: C:\Users\Finance\Reports\Q1.xlsx ou \\Server\Shared\Reports\Q1.xlsx. Caminhos absolutos são inequívocos e não dependem do diretório de trabalho atual, mas quebram assim que qualquer parte do caminho muda — incluindo renomeação de servidor, movimentação de pasta ou reatribuição de letra de unidade.

Um caminho que especifica a localização de um arquivo em relação à localização do documento que contém o link. Exemplo: ..\Finance\Budget.xlsx significa "suba um nível de pasta e entre na pasta Finance". Caminhos relativos sobrevivem a movimentações desde que a relação relativa entre os documentos de origem e destino seja preservada. No entanto, se a profundidade da pasta mudar (por exemplo, uma pasta intermediária for inserida), os caminhos relativos quebram porque o percurso .. não leva mais ao local correto.

Qualquer caminho de arquivo armazenado como uma cadeia de texto dentro de um documento Office, independentemente do tipo de link. Os caminhos incorporados incluem destinos de hiperlinks, caminhos de origem OLE, referências externas do Excel, cadeias VBA e códigos de campo do Word. O termo é usado para distinguir caminhos armazenados dentro do conteúdo do documento de caminhos que existem apenas no sistema de arquivos. As ferramentas de reparo de links em massa funcionam localizando e substituindo cadeias de caminho incorporadas sem abrir o documento no Office.

Um identificador numérico atribuído pelo SharePoint a cada item (arquivo, pasta ou item de lista) dentro de um site. Os IDs de item são exclusivos dentro de uma lista ou biblioteca, mas não são portáveis entre coleções de sites ou tenants. Quando documentos Office são salvos no SharePoint, alguns tipos de link (especialmente links entre documentos criados via Office) podem ser armazenados usando o ID de item em vez do caminho da URL. Durante migrações de tenant para tenant, os IDs de item são reatribuídos e qualquer link baseado em ID quebra e não pode ser reparado por simples substituição de caminho.

Um hiperlink ou referência que usa um ID de item ou GUID do SharePoint para identificar o destino em vez de uma URL ou caminho de arquivo. Links baseados em ID são resistentes a renomeações e movimentações de arquivos dentro do mesmo ambiente SharePoint, pois o SharePoint resolve o ID para a URL atual no momento do acesso. No entanto, eles não sobrevivem a migrações para um tenant ou coleção de sites diferente, onde um novo ID é atribuído. A conversão de links baseados em ID para links de URL absoluta (com base nas combinações de busca/substituição fornecidas pelo usuário) antes da migração é a abordagem recomendada para cenários de tenant para tenant.

Uma migração SharePoint que move conteúdo de um tenant do Microsoft 365 para um tenant diferente, geralmente decorrente de uma aquisição de empresa, fusão ou desinvestimento. Migrações de tenant para tenant são complexas porque o tenant de destino tem um domínio diferente, URLs de site diferentes e reatribui todos os IDs internos do SharePoint. Cada link incorporado em cada documento que apontava para a URL do tenant de origem ficará quebrado após a migração. A análise de links pré-migração e a substituição em massa pós-migração são etapas essenciais.

Um mecanismo usado pelo SharePoint Online para limitar a taxa na qual as solicitações de API podem ser feitas por um único aplicativo ou usuário dentro de uma determinada janela de tempo. Quando uma ferramenta de processamento em massa envia muitas solicitações em um curto período, o SharePoint retorna respostas HTTP 429 ("Muitas Solicitações"). Ferramentas projetadas para o SharePoint devem implementar lógica de repetição com recuo exponencial para lidar com a limitação de taxa sem falhar. As edições SharePoint do ReplaceMagic gerenciam a limitação de taxa automaticamente para garantir o processamento em massa confiável de grandes bibliotecas de documentos.

Um mecanismo de gerenciamento de documentos no SharePoint que bloqueia um arquivo para edição por um usuário específico. Um documento com check-out não pode ser modificado por outros usuários ou ferramentas automatizadas até que seja feito o check-in. Ao executar reparos de links em massa em uma biblioteca SharePoint, qualquer documento com check-out por um usuário será ignorado ou exigirá que esse usuário faça o check-in primeiro. O gerenciamento do estado de check-out é uma consideração operacional para projetos de reparo em massa no SharePoint.

Um recurso do SharePoint que exige que documentos modificados sejam revisados e aprovados antes que as alterações fiquem visíveis para todos os usuários. Quando a aprovação de conteúdo está habilitada em uma biblioteca, uma ferramenta de reparo em massa que modifica documentos criará itens de aprovação pendentes para cada arquivo alterado. Isso pode afetar os cronogramas de migração caso os fluxos de trabalho de aprovação precisem ser concluídos antes que os documentos reparados estejam acessíveis. As configurações de aprovação de conteúdo devem ser revisadas antes de executar operações de reparo de links em massa em bibliotecas SharePoint.

Um contêiner no SharePoint usado para armazenar e gerenciar documentos. Cada biblioteca de documentos está associada a um site SharePoint e tem sua própria URL, permissões, configurações de controle de versão e colunas de metadados. As bibliotecas de documentos são o equivalente SharePoint de uma pasta de servidor de arquivos, e suas URLs são a base para referências de caminho absoluto a arquivos armazenados no SharePoint. Durante migrações, a URL da biblioteca normalmente muda, quebrando todos os caminhos incorporados que referenciavam a URL antiga.

Uma pasta em um servidor de arquivos Windows que foi tornada acessível aos usuários da rede via protocolo UNC. Os compartilhamentos de rede são identificados por um nome de compartilhamento abaixo do nome do servidor, por exemplo \\FILESERVER\Finance. O nome do servidor e o nome do compartilhamento juntos formam a raiz de qualquer caminho UNC que referencia arquivos nesse compartilhamento. Renomear o servidor ou o compartilhamento, ou removê-lo como parte de uma migração para o SharePoint ou armazenamento em nuvem, quebra todos os documentos que contêm caminhos UNC enraizados nesse compartilhamento.

Um dispositivo de armazenamento dedicado conectado a uma rede que fornece armazenamento de dados no nível de arquivo aos clientes usando protocolos padrão de compartilhamento de arquivos de rede (tipicamente SMB/CIFS em redes Windows). Dispositivos NAS aparecem para aplicativos Office como servidores de rede e são acessados via caminhos UNC. Quando um dispositivo NAS é substituído, seu nome de host ou endereço IP muda, quebrando todos os caminhos incorporados que referenciavam o dispositivo antigo. Exemplo: substituir \\NAS-OLD\Data\ por \\NAS-NEW\Data\ requer reparo em massa de links em todos os documentos.

Uma rede de alta velocidade dedicada ao armazenamento que conecta servidores a dispositivos de armazenamento em nível de bloco. Ao contrário de um NAS, um SAN apresenta o armazenamento como dispositivos de bloco bruto em vez de arquivos, e o sistema de arquivos é gerenciado pelo servidor. Documentos armazenados em um SAN são acessados através do servidor que hospeda o sistema de arquivos, não diretamente pelo SAN. Quando um SAN é atualizado ou migrado, o impacto nos links de documentos depende de se os nomes de servidor e os caminhos de volume apresentados aos usuários mudam como resultado.

Um caminho ou referência incorporada em um documento que não resolve mais para um arquivo ou recurso acessível. Um link quebrado pode resultar do arquivo de destino ter sido movido, renomeado ou excluído, ou do local de armazenamento ou infraestrutura de rede ter mudado de forma que o caminho armazenado não aponte mais para um local válido. Links quebrados produzem mensagens de erro quando os usuários tentam segui-los e podem impedir a atualização de dados, atualizações de objetos OLE ou execução de macros. Identificar e reparar links quebrados é a função primária do ReplaceMagic.

O processo de verificar se cada caminho incorporado em um documento realmente resolve para um arquivo ou recurso acessível. A validação de links é distinta do reparo de links: a validação identifica quais links estão quebrados, enquanto o reparo os corrige. Executar a validação antes de uma migração estabelece uma linha de base; executá-la depois confirma que todos os links anteriormente válidos ainda resolvem. O ReplaceMagic realiza a validação de links como parte de seu processo de verificação de documentos e reporta links válidos, quebrados e inacessíveis separadamente.

O processo de encontrar uma cadeia de texto específica em um documento e substituí-la por uma cadeia diferente. No contexto do reparo em massa de links, buscar e substituir é aplicado a todos os caminhos incorporados em todos os documentos em uma árvore de pastas simultaneamente, substituindo o componente de caminho antigo (por exemplo, o nome antigo do servidor) pelo novo. O ReplaceMagic estende o buscar e substituir padrão ao alcançar tipos de link que o diálogo interno do Office não consegue acessar, incluindo links OLE, cadeias VBA, cabeçalhos, rodapés e códigos de campo.

O processamento automatizado de um grande número de documentos em uma única operação, sem exigir que cada documento seja aberto manualmente. Ferramentas de processamento em massa operam diretamente no formato de arquivo do documento, extraindo e modificando conteúdo sem iniciar o aplicativo Office. Isso permite que milhares de documentos sejam verificados ou reparados em uma fração do tempo necessário para o processamento manual, eliminando o risco de erro humano introduzido por trabalho manual repetitivo.

Um modo de operação no ReplaceMagic que mostra quais alterações seriam feitas em cada documento sem realmente gravar nenhuma alteração no disco. O modo de visualização permite que você revise as substituições propostas — quais documentos serão afetados, quais cadeias serão substituídas e com o que serão substituídas — antes de confirmar a operação. Executar no modo de visualização antes de executar uma substituição em massa é altamente recomendado, particularmente para grandes acervos de documentos onde uma regra incorreta pode produzir alterações incorretas generalizadas.

Um método de autenticação do Microsoft 365 que permite a um aplicativo acessar recursos do SharePoint usando sua própria identidade (credenciais de aplicativo) em vez de em nome de um usuário específico. A autenticação somente por aplicativo é usada para cenários de processamento em segundo plano, como reparo em massa de links, onde o login interativo do usuário não é prático. Requer um registro de aplicativo no Azure AD com permissões apropriadas do SharePoint concedidas por um administrador de tenant. As edições SharePoint do ReplaceMagic suportam autenticação somente por aplicativo para operações em massa sem supervisão.

Um mecanismo de segurança que exige que os usuários verifiquem sua identidade usando dois ou mais fatores (tipicamente uma senha mais um código único de um aplicativo autenticador ou SMS). O MFA é cada vez mais obrigatório em tenants do Microsoft 365. Para ferramentas de processamento em massa que acessam o SharePoint em nome de uma conta de usuário, o MFA pode interromper operações sem supervisão. A abordagem recomendada para operações em massa do SharePoint em tenants com MFA habilitado é usar autenticação somente por aplicativo com um aplicativo registrado, que ignora os prompts interativos de MFA.