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Novo armazenamento de arquivos causando links quebrados em documentos Office
Quando uma organização substitui seu hardware de armazenamento de arquivos ou altera sua arquitetura de armazenamento, o caminho de rede para cada documento armazenado muda — mesmo quando a estrutura de pastas e os nomes de arquivos permanecem idênticos. Cada documento Office que contém um caminho incorporado para o armazenamento antigo terá imediatamente links quebrados. O ReplaceMagic verifica o novo armazenamento, identifica todos os documentos afetados e repara cada caminho quebrado em massa.
O que desencadeia uma migração de armazenamento de arquivos
Migrações de armazenamento de arquivos ocorrem por diversas razões de infraestrutura:
- Substituição de NAS — um dispositivo de armazenamento conectado à rede antigo é substituído por novo hardware. O novo dispositivo possui um nome de host ou endereço IP diferente, alterando todos os caminhos UNC
- Atualização de SAN — uma atualização de rede de área de armazenamento altera os nomes de volumes ou a forma como os volumes são apresentados à rede
- Adoção de armazenamento em nuvem — os documentos são movidos de um NAS local ou servidor de arquivos para uma plataforma de arquivos baseada em nuvem. Todos os caminhos UNC são substituídos por URLs ou uma nova convenção de caminhos
- Mudança de data center — uma mudança física para um novo data center frequentemente resulta em novos nomes de host de servidor, novos endereços IP ou uma nova arquitetura de rede, todos alterando os caminhos utilizados pelos documentos
Por que os links quebram mesmo quando a estrutura de pastas é preservada
A estrutura de pastas e os próprios documentos podem ser copiados perfeitamente para o novo armazenamento. Cada arquivo está presente e íntegro. Mas os caminhos armazenados nos documentos Office contêm o nome do dispositivo de armazenamento antigo, não do novo. Um link para \\NAS-OLD\Storage\Finance\Q1Report.xlsx não pode ser resolvido após a migração porque NAS-OLD não existe mais. O arquivo agora está em \\NAS-NEW\Storage\Finance\Q1Report.xlsx, mas nenhum documento sabe disso automaticamente.
Exemplos típicos de migração de armazenamento
Dois padrões comuns de alteração de caminhos:
- Alteração do nome de host do NAS:
\\NAS-OLD\Storage\→\\NAS-NEW\Storage\ - Letra de unidade para UNC:
Z:\Documents\→\\NewSAN\Vol1\Documents\
Em ambos os casos, a estrutura de pastas abaixo da raiz permanece inalterada, portanto uma única regra de buscar/substituir por variante corrige cada link quebrado.
Verificando o novo armazenamento para gerar um inventário
Após os arquivos serem copiados para o novo armazenamento, aponte o ReplaceMagic para o novo caminho raiz. Ele percorrerá cada subpasta, abrirá cada documento Office e extrairá todos os caminhos incorporados — produzindo um inventário completo de cada documento e cada link que ele contém. Este inventário é a base do processo de reparo. Ele também confirma que todos os documentos foram copiados com sucesso e estão acessíveis no novo armazenamento antes que qualquer substituição seja feita.
Verificando a validade dos links antes e depois
O ReplaceMagic pode verificar se cada caminho incorporado realmente resolve para um arquivo existente. Executar uma verificação de validade antes da migração confirma o estado inicial: quais links são atualmente válidos no armazenamento antigo. Executá-la novamente após as substituições confirma que todos os links anteriormente válidos agora resolvem no novo armazenamento, e sinaliza quaisquer que não resolvam para investigação adicional.
Usando o modo de Pré-visualização antes de confirmar
Antes de executar as substituições, o modo de Pré-visualização mostra exatamente quais documentos serão modificados e quais strings serão substituídas. Isso permite verificar se a regra de substituição está correta e completa antes que qualquer arquivo seja alterado. Para uma migração de armazenamento que afeta milhares de documentos, esta etapa de revisão é uma salvaguarda importante.
Tratando múltiplas variantes de caminhos
Se o conjunto de documentos contiver caminhos UNC e caminhos de letras de unidade mapeadas referenciando o armazenamento antigo, ambas as variantes podem ser configuradas como regras de substituição separadas e executadas simultaneamente em uma única passagem. Isso garante que todas as formas de caminho sejam atualizadas de forma consistente, independentemente de como cada usuário tinha suas unidades mapeadas quando os documentos foram criados.
Em caso de dúvidas, não hesite em entrar em contato conosco.
