Glossaire de migration de documents

Une référence cliquable intégrée dans un document qui pointe vers un autre fichier, une page web, une adresse e-mail ou un signet. Dans les documents Office, les liens hypertexte sont stockés sous forme de chaînes de texte brut et ne sont pas mis à jour automatiquement lorsque le fichier cible est déplacé ou renommé. Exemple : un document Word contenant un lien hypertexte vers \\Server\Reports\Q1.xlsx produira un lien rompu si le fichier est déplacé vers un autre serveur ou dossier.

Un lien OLE (Object Linking and Embedding) connecte un objet à l'intérieur d'un document à un fichier source stocké en externe. L'objet (tel qu'un graphique Excel intégré dans un document Word) affiche le contenu du fichier source et peut être mis à jour lorsque la source change. Lorsque le fichier source est déplacé, le lien OLE se rompt car le chemin stocké n'est plus résolu. Les liens OLE ne sont pas accessibles via la boîte de dialogue standard Rechercher & Remplacer d'Office et nécessitent un outil spécialisé pour être réparés en masse.

Dans Excel, une source de lien est un classeur externe référencé dans une formule de cellule, par exemple ='\\Server\Shared\[Budget.xlsx]Sheet1'!$B$5. Dans Word, une source de lien désigne un code de champ (tel que INCLUDETEXT ou INCLUDEPICTURE) qui extrait du contenu d'un fichier externe. Les deux formes stockent le chemin complet vers le fichier source. Si le fichier source est déplacé, le chemin stocké devient invalide et la cellule ou le champ affiche une erreur.

Une référence à un chemin de fichier codé en dur dans le code de macro Visual Basic for Applications (VBA) d'un document Office. Les références VBA ne sont pas visibles par les outils de vérification de liens standard et ne sont pas mises à jour par les fonctionnalités de gestion des liens d'Office. Après une migration de serveur ou une restructuration de dossiers, le code VBA qui construit ou ouvre des chemins de fichiers en utilisant l'ancienne emplacement échouera silencieusement ou avec une erreur d'exécution. ReplaceMagic peut localiser et remplacer les chaînes de chemin dans les modules VBA.

Un chemin UNC (Universal Naming Convention) est un format standard pour identifier une ressource sur un réseau, utilisant la forme \\NomServeur\NomPartage\CheminDossier\NomFichier. Les chemins UNC ne dépendent pas des lettres de lecteur et sont couramment utilisés dans les documents Office pour référencer des fichiers sur un stockage réseau partagé. Tout changement dans le nom du serveur, le nom du partage ou la structure des dossiers dans le chemin rompra les liens stockés au format UNC. Exemple : \\FILESERVER\Company\Finance\Report.xlsx.

Un chemin qui spécifie l'emplacement complet d'un fichier depuis la racine du système de fichiers, y compris la lettre de lecteur ou le nom du serveur. Exemples : C:\Users\Finance\Reports\Q1.xlsx ou \\Server\Shared\Reports\Q1.xlsx. Les chemins absolus sont non ambiguës et ne dépendent pas du répertoire de travail actuel, mais ils se rompent dès que n'importe quelle partie du chemin change — y compris un changement de nom de serveur, un déplacement de dossier ou une réaffectation de lettre de lecteur.

Un chemin qui spécifie l'emplacement d'un fichier par rapport à l'emplacement du document contenant le lien. Exemple : ..\Finance\Budget.xlsx signifie « remonter d'un niveau de dossier, puis entrer dans le dossier Finance ». Les chemins relatifs survivent aux déplacements tant que la relation relative entre les documents source et cible est préservée. Cependant, si la profondeur du dossier change (par exemple, un dossier intermédiaire est inséré), les chemins relatifs se rompent car le parcours .. ne mène plus au bon emplacement.

Tout chemin de fichier stocké sous forme de chaîne de texte dans un document Office, quel que soit le type de lien. Les chemins intégrés comprennent les cibles de liens hypertexte, les chemins source OLE, les références externes Excel, les chaînes VBA et les codes de champs Word. Le terme est utilisé pour distinguer les chemins stockés dans le contenu du document des chemins qui n'existent que dans le système de fichiers. Les outils de réparation de liens en masse fonctionnent en localisant et en substituant les chaînes de chemin intégrées sans ouvrir le document dans Office.

Un identifiant numérique attribué par SharePoint à chaque élément (fichier, dossier ou élément de liste) dans un site. Les ID d'éléments sont uniques au sein d'une liste ou d'une bibliothèque, mais ne sont pas portables entre collections de sites ou locataires. Lorsque des documents Office sont enregistrés dans SharePoint, certains types de liens (notamment les liens inter-documents créés via Office) peuvent être stockés en utilisant l'ID d'élément plutôt que le chemin URL. Lors des migrations de locataire à locataire, les ID d'éléments sont réattribués et tous les liens basés sur l'ID se rompent et ne peuvent pas être réparés par une simple substitution de chemin.

Un lien hypertexte ou une référence qui utilise un ID d'élément SharePoint ou un GUID pour identifier la cible plutôt qu'une URL ou un chemin de fichier. Les liens basés sur l'ID sont résilients aux renommages et déplacements de fichiers dans le même environnement SharePoint car SharePoint résout l'ID en URL actuelle lors de l'accès. Cependant, ils ne survivent pas aux migrations vers un locataire ou une collection de sites différents, où un nouvel ID est attribué. La conversion des liens basés sur l'ID en liens URL absolus (basée sur des combinaisons rechercher/remplacer fournies par l'utilisateur) avant la migration est l'approche recommandée pour les scénarios de locataire à locataire.

Une migration SharePoint qui déplace du contenu d'un locataire Microsoft 365 vers un autre locataire, généralement liée à une acquisition, une fusion ou une cession d'entreprise. Les migrations de locataire à locataire sont complexes car le locataire cible a un domaine différent, des URL de sites différentes et réattribue tous les ID internes SharePoint. Chaque lien intégré dans chaque document pointant vers l'URL du locataire source sera rompu après la migration. L'analyse des liens avant la migration et le remplacement en masse après la migration sont des étapes essentielles.

Un mécanisme utilisé par SharePoint Online pour limiter le taux auquel les requêtes API peuvent être effectuées par une seule application ou un seul utilisateur dans une fenêtre de temps donnée. Lorsqu'un outil de traitement en masse envoie trop de requêtes en peu de temps, SharePoint renvoie des réponses HTTP 429 (« Trop de requêtes »). Les outils conçus pour SharePoint doivent implémenter une logique de nouvelle tentative avec un délai exponentiel pour gérer la limitation sans échouer. Les éditions SharePoint de ReplaceMagic gèrent la limitation automatiquement pour assurer un traitement en masse fiable des grandes bibliothèques de documents.

Un mécanisme de gestion de documents dans SharePoint qui verrouille un fichier pour édition par un utilisateur spécifique. Un document extrait ne peut pas être modifié par d'autres utilisateurs ou outils automatisés tant qu'il n'est pas réarchivé. Lors de l'exécution de réparations de liens en masse sur une bibliothèque SharePoint, tout document extrait par un utilisateur sera ignoré ou nécessitera que cet utilisateur l'archive d'abord. La gestion de l'état d'extraction est une considération opérationnelle pour les projets de réparation en masse sur SharePoint.

Une fonctionnalité SharePoint qui exige que les documents modifiés soient examinés et approuvés avant que les modifications ne soient visibles par tous les utilisateurs. Lorsque l'approbation de contenu est activée sur une bibliothèque, un outil de réparation en masse qui modifie des documents créera des éléments d'approbation en attente pour chaque fichier modifié. Cela peut affecter les délais de migration si les workflows d'approbation doivent être complétés avant que les documents réparés soient accessibles. Les paramètres d'approbation de contenu doivent être examinés avant d'exécuter des opérations de réparation de liens en masse sur des bibliothèques SharePoint.

Un conteneur dans SharePoint utilisé pour stocker et gérer des documents. Chaque bibliothèque de documents est associée à un site SharePoint et possède sa propre URL, ses propres autorisations, ses paramètres de gestion des versions et ses colonnes de métadonnées. Les bibliothèques de documents sont l'équivalent SharePoint d'un dossier de serveur de fichiers, et leurs URL sont la base des références de chemin absolu vers les fichiers stockés dans SharePoint. Lors des migrations, l'URL de la bibliothèque change généralement, rompant tous les chemins intégrés qui référençaient l'ancienne URL.

Un dossier sur un serveur de fichiers Windows qui a été rendu accessible aux utilisateurs du réseau via le protocole UNC. Les partages réseau sont identifiés par un nom de partage sous le nom du serveur, par exemple \\FILESERVER\Finance. Le nom du serveur et le nom du partage forment ensemble la racine de tout chemin UNC référençant des fichiers dans ce partage. Renommer le serveur ou le partage, ou le supprimer dans le cadre d'une migration vers SharePoint ou un stockage cloud, rompt tous les documents contenant des chemins UNC enracinés à ce partage.

Un appareil de stockage dédié connecté à un réseau qui fournit un stockage de données au niveau des fichiers aux clients en utilisant des protocoles de partage de fichiers réseau standard (généralement SMB/CIFS sur les réseaux Windows). Les appareils NAS apparaissent aux applications Office comme des serveurs réseau et sont accessibles via des chemins UNC. Lorsqu'un appareil NAS est remplacé, son nom d'hôte ou son adresse IP change, rompant tous les chemins intégrés qui référençaient l'ancien appareil. Exemple : remplacer \\NAS-OLD\Data\ par \\NAS-NEW\Data\ nécessite une réparation de liens en masse sur tous les documents.

Un réseau haute vitesse dédié au stockage qui connecte des serveurs à des périphériques de stockage en mode bloc. Contrairement à un NAS, un SAN présente le stockage comme des périphériques de blocs bruts plutôt que comme des fichiers, et le système de fichiers est géré par le serveur. Les documents stockés sur un SAN sont accessibles via le serveur qui héberge le système de fichiers, pas directement via le SAN. Lorsqu'un SAN est mis à niveau ou migré, l'impact sur les liens de documents dépend du fait que les noms de serveurs et les chemins de volume présentés aux utilisateurs changent ou non.

Un chemin intégré ou une référence dans un document qui ne résout plus vers un fichier ou une ressource accessible. Un lien rompu peut résulter du déplacement, du renommage ou de la suppression du fichier cible, ou d'une modification de l'emplacement de stockage ou de l'infrastructure réseau de sorte que le chemin stocké ne pointe plus vers un emplacement valide. Les liens rompus produisent des messages d'erreur lorsque les utilisateurs tentent de les suivre, et peuvent empêcher l'actualisation des données, les mises à jour des objets OLE ou l'exécution de macros. L'identification et la réparation des liens rompus est la fonction principale de ReplaceMagic.

Le processus de vérification que chaque chemin intégré dans un document se résout effectivement vers un fichier ou une ressource accessible. La validation des liens est distincte de la réparation des liens : la validation identifie les liens rompus, tandis que la réparation les corrige. Exécuter une validation avant une migration établit une base de référence ; l'exécuter après confirme que tous les liens précédemment valides se résolvent toujours. ReplaceMagic effectue la validation des liens dans le cadre de son processus d'analyse des documents et signale séparément les liens valides, rompus et inaccessibles.

Le processus consistant à trouver une chaîne de texte spécifique dans un document et à la remplacer par une chaîne différente. Dans le contexte de la réparation de liens en masse, la recherche et le remplacement sont appliqués à tous les chemins intégrés dans tous les documents d'une arborescence de dossiers simultanément, substituant l'ancien composant de chemin (par exemple, l'ancien nom de serveur) par le nouveau. ReplaceMagic étend la recherche et le remplacement standard en atteignant les types de liens auxquels la boîte de dialogue intégrée d'Office ne peut pas accéder, notamment les liens OLE, les chaînes VBA, les en-têtes, les pieds de page et les codes de champs.

Le traitement automatisé d'un grand nombre de documents en une seule opération, sans nécessiter l'ouverture manuelle de chaque document. Les outils de traitement en masse opèrent directement sur le format de fichier du document, extrayant et modifiant le contenu sans lancer l'application Office. Cela permet de parcourir ou de réparer des milliers de documents en une fraction du temps requis pour un traitement manuel, et élimine le risque d'erreur humaine introduit par un travail manuel répétitif.

Un mode de fonctionnement dans ReplaceMagic qui montre les modifications qui seraient apportées à chaque document sans écrire réellement de modifications sur le disque. Le mode aperçu vous permet d'examiner les substitutions proposées — quels documents seront affectés, quelles chaînes seront remplacées et par quoi elles seront remplacées — avant de valider l'opération. L'exécution en mode aperçu avant d'effectuer un remplacement en masse est fortement recommandée, en particulier pour les grands parcs de documents où une règle incorrecte pourrait produire des modifications incorrectes à grande échelle.

Une méthode d'authentification Microsoft 365 qui permet à une application d'accéder aux ressources SharePoint en utilisant sa propre identité (informations d'identification de l'application) plutôt qu'au nom d'un utilisateur spécifique. L'authentification d'application uniquement est utilisée pour les scénarios de traitement en arrière-plan tels que la réparation de liens en masse, où la connexion interactive de l'utilisateur n'est pas pratique. Elle nécessite une inscription d'application Azure AD avec des autorisations SharePoint appropriées accordées par un administrateur de locataire. Les éditions SharePoint de ReplaceMagic prennent en charge l'authentification d'application uniquement pour les opérations en masse sans surveillance.

Un mécanisme de sécurité qui exige des utilisateurs qu'ils vérifient leur identité en utilisant deux facteurs ou plus (généralement un mot de passe plus un code à usage unique provenant d'une application d'authentification ou d'un SMS). Le MFA est de plus en plus obligatoire dans les locataires Microsoft 365. Pour les outils de traitement en masse qui accèdent à SharePoint au nom d'un compte utilisateur, le MFA peut interrompre les opérations sans surveillance. L'approche recommandée pour les opérations SharePoint en masse dans les locataires avec MFA activé est d'utiliser l'authentification d'application uniquement avec une application enregistrée, ce qui contourne les invites MFA interactives.