Comment configurer l'archivage et l'extraction SharePoint dans ReplaceMagic

Configuration de l'archivage/extraction SharePoint

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Lorsque ReplaceMagic modifie des documents stockés sur SharePoint, il peut gérer automatiquement l'extraction des documents (verrouillage avant les modifications) et l'archivage (libération après les modifications, création d'une nouvelle version). Cela évite les conflits avec les utilisateurs qui pourraient modifier les mêmes documents simultanément.

Selon la configuration SharePoint, il peut être nécessaire que ReplaceMagic archive et extraie les documents qui seront analysés ou dans lesquels ReplaceMagic effectuera des remplacements. Bien sûr, ReplaceMagic peut le faire...

La première étape consiste à configurer les paramètres SharePoint pour ReplaceMagic. La configuration se trouve sous le bouton Configuration dans le formulaire principal de ReplaceMagic :



Une fois le formulaire de configuration ouvert, accédez à l'onglet Configuration SharePoint :



Le paramètre d'archivage/extraction SharePoint est contrôlé par le paramètre « ReplaceMagic doit-il archiver/extraire les documents ? ». En activant ce paramètre, ReplaceMagic extraira puis archivera les documents auxquels il accède.

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Les principales motivations de ReplaceMagic (en dehors de la réparation de vos documents) étaient :

Pourquoi l'archivage/extraction est important

Lorsque ReplaceMagic modifie un document stocké sur SharePoint, d'autres utilisateurs peuvent éditer le même fichier simultanément. L'activation de l'extraction pousse ReplaceMagic à verrouiller le document avant d'apporter des modifications, évitant ainsi les conflits avec les éditions concurrentes. Une fois le remplacement terminé, ReplaceMagic archive le document, libère le verrou et crée une nouvelle version dans l'historique des versions SharePoint. Sans ce paramètre, une opération de sauvegarde peut échouer silencieusement si un autre utilisateur ou processus a le fichier extrait.

Emplacement de la configuration

Ouvrez le bouton Configuration dans le formulaire principal de ReplaceMagic, puis accédez à l'onglet SharePoint. Le paramètre est intitulé « ReplaceMagic doit-il extraire/archiver les documents ? ». Activez cette option avant d'effectuer tout remplacement dans une bibliothèque SharePoint où la gestion des versions ou l'extraction obligatoire est appliquée.

Ce qui se passe lorsque l'option est activée

Avec l'archivage/extraction activé, ReplaceMagic extrait chaque document avant de le traiter, applique les modifications de recherche et remplacement, puis l'archive avec un commentaire d'archivage configurable. Le commentaire apparaît dans l'historique des versions SharePoint et peut être défini de manière descriptive, par exemple « Réparation de liens par ReplaceMagic », afin que les administrateurs et les auditeurs puissent identifier quelles versions ont été modifiées lors d'une migration.

Ce qui se passe lorsque l'option est désactivée

Lorsque l'archivage/extraction est désactivé, ReplaceMagic enregistre les modifications directement dans le document sans acquérir un verrou d'extraction. C'est plus rapide, mais peut entraîner des échecs si le document est déjà extrait par un autre utilisateur — dans ce cas, le document sera ignoré et signalé dans l'onglet Informations supplémentaires.

Gestion des versions et publication

Si la gestion des versions SharePoint est activée sur la bibliothèque, chaque archivage par ReplaceMagic crée par défaut une nouvelle version mineure. Pour les bibliothèques utilisant des versions majeures et mineures, vous pouvez configurer ReplaceMagic pour publier une version majeure à la place. De plus, activez l'option « Conserver le statut publié » en même temps que l'archivage/extraction pour garantir que les documents précédemment publiés en tant que versions majeures restent visibles pour les utilisateurs finaux après la réparation.

En cas de questions, n'hésitez pas à nous contacter.