Comment forcer l'archivage des documents SharePoint extractés

Archivage forcé SharePoint

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Lors d'une opération de traitement de migration, les documents extractés par des utilisateurs ne peuvent pas être modifiés par ReplaceMagic. La fonctionnalité Forcer l'archivage oblige ces documents à être archivés en premier — permettant à ReplaceMagic de les traiter sans intervention manuelle de l'utilisateur qui les a verrouillés.

Dans certains cas, vous pouvez avoir des documents en état d'extraction. Cela signifie qu'aucun autre utilisateur ne peut apporter de modifications à ces documents. SharePoint autorise les utilisateurs appartenant au groupe Administrateurs du site à forcer l'archivage, et ReplaceMagic, si l'utilisateur dispose du rôle approprié, peut le faire pour vous. Il est important de noter qu'une fois le document archivé, il sera à nouveau disponible pour tous les utilisateurs. Bien sûr, si un utilisateur travaille actuellement sur un document et que nous forcôns l'archivage, il risque de perdre ses modifications — soyez donc prudent avec ce paramètre.

Pour permettre à ReplaceMagic de forcer l'archivage, accédez à la configuration des paramètres SharePoint de ReplaceMagic. La configuration est accessible via le bouton Configuration dans le formulaire principal de ReplaceMagic :



Une fois le formulaire de configuration ouvert, accédez à l'onglet Configuration SharePoint :



Le paramètre d'archivage/extraction SharePoint est contrôlé via le paramètre « Forcer l'archivage ? ». En activant ce paramètre, ReplaceMagic archivera de force les documents extractés.

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Les principales motivations de ReplaceMagic (en dehors de la réparation de vos documents) étaient :

Le problème : documents extractés lors d'une migration

Lors d'une opération de traitement de migration, certains documents peuvent être extractés par des utilisateurs qui les modifient actuellement. ReplaceMagic ne peut pas modifier un document extracté — il sera signalé dans l'onglet Informations supplémentaires comme ignoré. Dans une grande organisation, cela peut signifier que des dizaines ou des centaines de fichiers restent non réparés, nécessitant une exécution de suivi ou une intervention manuelle.

Solution : forcer l'archivage

Le paramètre « Forcer l'archivage » dans Configuration → onglet SharePoint indique à ReplaceMagic de forcer l'archivage de tout document extracté avant de le traiter. Cela garantit que la bibliothèque de documents complète est traitée en une seule exécution, sans qu'aucun fichier ne soit ignoré en raison de verrous d'extraction.

Risques et recommandations

Forcer un archivage supprime toutes les modifications non enregistrées que l'utilisateur effectuait au moment de l'opération. Il s'agit d'un risque important si des utilisateurs modifient activement des documents lors de l'exécution de la correction de migration. Pour atténuer ce risque :

• Informez à l'avance tous les utilisateurs qu'une migration est prévue et demandez-leur d'archiver leurs documents avant qu'elle ne commence
• Planifiez l'exécution en dehors des heures de bureau, lorsque moins d'utilisateurs sont susceptibles d'avoir des fichiers extractés
• Pour les migrations critiques ou à grande échelle, envisagez d'utiliser l'option de support OnCall pour exécuter la tâche un week-end avec l'assistance d'experts

Comment identifier qui a des documents extractés

Dans les résultats de l'analyse, tout document ignoré en raison d'un verrou d'extraction affiche le nom d'utilisateur de la personne qui a le fichier extracté dans la colonne Informations supplémentaires. Vous pouvez utiliser ces informations pour contacter directement ces utilisateurs et leur demander de libérer le fichier avant de relancer l'opération.

Alternative : importer les fichiers ignorés

Si vous préférez ne pas utiliser l'archivage forcé, utilisez l'option « Importer les fichiers ignorés » dans l'onglet Informations supplémentaires pour créer une liste de nouvelles tentatives ciblées. Une fois que les utilisateurs ont libéré leurs fichiers extractés, vous pouvez recharger cette liste et traiter uniquement les documents précédemment ignorés — sans avoir à relancer l'analyse de toute la bibliothèque.

Configuration

Ouvrez Configuration → onglet SharePoint → « Forcer l'archivage » et activez le bouton bascule. Ce paramètre fonctionne indépendamment du paramètre d'archivage / extraction habituel et s'applique uniquement aux documents déjà extractés par un autre utilisateur au moment où ReplaceMagic tente de les traiter.

Pour toute question, n'hésitez pas à nous contacter.