EN
ES
DE
FR
NL
IT
JA
PT
PL
KO
Studia przypadków ReplaceMagic
Jak organizacje z różnych branż używały ReplaceMagic do masowej naprawy uszkodzonych łączy w dokumentach po migracjach, konsolidacjach i projektach restrukturyzacji.
Wszystkie poniższe studia przypadków są oparte na rzeczywistych profilach projektów. Nazwy klientów i szczegóły identyfikacyjne są zanonimizowane.
Studium przypadku 1: Globalna firma produkcyjna — Migracja SharePoint Online
Branża: Produkcja
Rozmiar: 15 000+ pracowników, 12 działów
Typ migracji: Serwer plików do SharePoint Online
Dokumenty objęte migracją: 180 000
Zidentyfikowane łącza: 2,3 miliona
Wyzwanie
Globalna firma produkcyjna zgromadziła 180 000 dokumentów Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio) na serwerach plików obejmujących 12 działów przez 15 lat. Organizacja przeprowadzała migrację całego zasobu do SharePoint Online. Wszystkie osadzone ścieżki UNC w formie \\CORP-FS01\Company\Docs\ stałyby się uszkodzone po wycofaniu serwerów źródłowych, ponieważ SharePoint Online używa adresów URL HTTPS zamiast ścieżek UNC. Migracja była zaplanowana na jeden weekend i miała ścisły termin uruchomienia.
Rozwiązanie
ReplaceMagic został uruchomiony na zasobie serwera plików dwa tygodnie przed dniem migracji. Skan przed migracją zidentyfikował 2,3 miliona osadzonych łączy w 180 000 dokumentach i wygenerował pełny inwentarz skategoryzowany według typu łącza, działu i formatu dokumentu. Zespół projektowy użył tego inwentarza do skonfigurowania reguł zamiany, które konwertowałyby każdy wzorzec ścieżki UNC na odpowiadający adres URL SharePoint Online.
W weekend migracji, po pełnym skonfigurowaniu SharePoint Online i skopiowaniu wszystkich dokumentów, ReplaceMagic wykonał wszystkie reguły zamiany w jednym automatycznym przebiegu na dokumentach w SharePoint. Pliki Word, Excel, PowerPoint i Visio zostały przetworzone. Żaden dokument nie musiał być otwierany w Office w żadnym momencie.
Wynik
Migracja zakończyła się zgodnie z harmonogramem. Do naprawy uszkodzonych łączy nie była wymagana żadna ręczna interwencja w dokumentach. Skan po migracji potwierdził, że wszystkie 2,3 miliona wcześniej prawidłowych łączy rozwiązuje się poprawnie w SharePoint Online. Zespół projektowy posiadał pełny dziennik audytu każdej zmiany wprowadzonej w każdym dokumencie.
Studium przypadku 2: Europejska instytucja finansowa — Konsolidacja serwerów
Branża: Usługi finansowe
Rozmiar: Regionalna instytucja, 3 500 pracowników
Typ migracji: 3 serwery plików skonsolidowane w 1
Dokumenty objęte migracją: 95 000
Wymóg zgodności: Oryginalne daty plików muszą być zachowane
Wyzwanie
Europejska instytucja finansowa konsolidowała trzy starsze serwery plików (FS-NORTH, FS-SOUTH, FS-CENTRAL) w jeden nowy serwer (FS-MAIN) w ramach programu redukcji kosztów infrastruktury. 95 000 dokumentów na tych serwerach zawierało łącza między serwerami: dokumenty na FS-NORTH odwoływały się do plików na FS-SOUTH i odwrotnie. Po konsolidacji wszystkie trzy stare nazwy serwerów byłyby nieprawidłowe. Zespół ds. zgodności wymagał zachowania oryginalnych dat tworzenia i modyfikacji dokumentów do celów audytu regulacyjnego, co wykluczało podejścia wymagające ponownego zapisywania przez Office.
Rozwiązanie
W ReplaceMagic skonfigurowano trzy oddzielne reguły zamiany, po jednej dla każdej starej nazwy serwera. Wszystkie trzy reguły uruchomiono jednocześnie w jednym przebiegu na wszystkich 95 000 dokumentach. ReplaceMagic działa bezpośrednio na formatach plików dokumentów bez angażowania aplikacji Office, co oznacza zachowanie oryginalnych znaczników czasu systemu plików. Cała operacja zamiany przebiegła przez noc.
Wynik
Wszystkie łącza we wszystkich 95 000 dokumentach zostały naprawione w ciągu mniej niż czterech godzin. Oryginalne znaczniki czasu tworzenia i modyfikacji plików zostały zachowane przez cały czas, spełniając wymagania audytowe zespołu ds. zgodności. Projekt konsolidacji zakończył się na czas bez żadnych zgłoszeń serwisowych dotyczących łączy po migracji.
Studium przypadku 3: Agencja rządowa — Restrukturyzacja folderów dla celów zgodności
Sektor: Administracja publiczna / Sektor publiczny
Typ migracji: Restrukturyzacja folderów dla celów zgodności ze standardami archiwizacji
Dokumenty objęte migracją: 45 000
Zidentyfikowane łącza: 340 000
Szacowany ręczny nakład pracy: 6 miesięcy
Wyzwanie
Agencja rządowa była zobowiązana nowymi standardami zarządzania informacją do restrukturyzacji całej hierarchii archiwizacji dokumentów do obowiązkowej struktury folderów opartej na roku. Dokumenty przechowywane wcześniej w płaskich folderach działowych (np. \\GovFS\Dept\Finance\Reports\) miały zostać przeniesione do ścieżek stratyfikowanych według roku (np. \\GovFS\Dept\Finance\2024\Reports\). Restrukturyzacja zerwałaby wszystkie odsyłacze między dokumentami, ponieważ względna głębokość każdej ścieżki uległaby zmianie. Wewnętrzny szacunek określił ręczny nakład pracy na naprawę na sześć miesięcy pracy w pełnym wymiarze godzin dla dwóch osób.
Rozwiązanie
Skan ReplaceMagic przed migracją ujawnił 340 000 osadzonych łączy w 45 000 dokumentach, znacznie więcej niż agencja przewidywała. Raport ze skanu posłużył do zidentyfikowania wszystkich unikalnych wzorców ścieżek, które zmienią się w wyniku restrukturyzacji, i skonfigurowania kompleksowego zestawu reguł zamiany. Reguły zostały przetestowane w trybie podglądu na reprezentatywnej próbce dokumentów przed zastosowaniem do pełnego zasobu.
Restrukturyzacja folderów i naprawa łączy zostały wykonane tego samego dnia: najpierw przeniesiono foldery, a następnie ReplaceMagic zaktualizował wszystkie osadzone ścieżki, aby pasowały do nowej struktury. Proces zakończył się w ciągu jednego dnia roboczego.
Wynik
Wszystkie 340 000 łączy zostało naprawionych w ciągu jednego dnia roboczego, w porównaniu z sześciomiesięcznym szacunkiem ręcznym. Walidacja łączy po migracji potwierdziła, że wszystkie łącza rozwiązują się poprawnie w nowej strukturze. Agencja dotrzymała terminu zgodności, a projekt nie wymagał dodatkowego zatrudnienia.
Studium przypadku 4: Globalna firma usług profesjonalnych — Migracja SharePoint między dzierżawcami
Branża: Usługi profesjonalne
Rozmiar: Globalna firma, 8 000 pracowników
Typ migracji: Migracja SharePoint między dzierżawcami (przejęcie firmy)
Integralność łączy po migracji: 99,7%
Wyzwanie
Po przejęciu firmy dzierżawca SharePoint Online przejętej firmy wymagał scalenia z dzierżawcą organizacji przejmującej. Przejęta firma posiadała 62 000 dokumentów w SharePoint Online, z których wiele zawierało łącza oparte na identyfikatorach (identyfikatory elementów SharePoint używane w odwołaniach między dokumentami tworzonych przez Office). Łącza oparte na identyfikatorach nie przetrwałyby granicy dzierżawcy: docelowy dzierżawca przypisuje nowe identyfikatory elementów, czyniąc wszystkie odwołania oparte na identyfikatorach trwale uszkodzonymi bez względu na sposób przenoszenia plików.
Ponadto wszystkie hiperłącza oparte na adresach URL zawierające domenę źródłowego dzierżawcy (acquiredfirm.sharepoint.com) wymagałyby aktualizacji do domeny docelowego dzierżawcy (acquiringfirm.sharepoint.com) po migracji.
Rozwiązanie
Projekt wykorzystał usługę Pakietu Przygotowania Zamian oferowaną przez Webtime Corporation w połączeniu z ReplaceMagic. W fazie przygotowawczej źródłowy dzierżawca został przeskanowany w celu zidentyfikowania wszystkich łączy opartych na identyfikatorach i rozwiązania ich (na podstawie kombinacji wyszukiwania/zamiany dostarczonych przez użytkownika) przed migracją. Ta transformacja została zwalidowana przed migracją, aby potwierdzić, że każde łącze oparte na identyfikatorze rozwiązuje się poprawnie.
Po migracji do docelowego dzierżawcy ReplaceMagic wykonał zamianę domeny we wszystkich dokumentach: wszystkie wystąpienia acquiredfirm.sharepoint.com zostały zastąpione przez acquiringfirm.sharepoint.com w jednym automatycznym przebiegu. Połączenie rozwiązywania identyfikatorów przed migracją i podstawiania adresów URL po migracji kompleksowo rozwiązało oba typy łączy.
Wynik
Integralność łączy po migracji została zwalidowana na poziomie 99,7%. 0,3% łączy, których nie można było automatycznie naprawić, stanowiły dokumenty, w których plik źródłowy został usunięty z dzierżawcy źródłowego przed migracją i dlatego nie miał prawidłowego docelowego adresu URL. Zostały one zgłoszone w dzienniku audytu do ręcznej weryfikacji. Migracja zakończyła się w zaplanowanym oknie projektowym bez zakłóceń w działalności firmy.
Zaplanuj swoją migrację z pewnością siebie
Pobierz ReplaceMagic i uruchom skan przed migracją, aby zrozumieć pełny zakres zasobu łączy przed rozpoczęciem.
Pobierz bezpłatną wersję próbną Usługi konsultingowe
