Jak wymusić Check-In pobranych dokumentów SharePoint

Wymuszone Check-In SharePoint

Pobierz ReplaceMagic Filmy: Jak używać ReplaceMagic

Podczas przebiegu migracji dokumenty pobrane przez użytkowników nie mogą być modyfikowane przez ReplaceMagic. Funkcja Wymuszony Check-In zmusza te dokumenty do wykonania check-in jako pierwsze — umożliwiając ReplaceMagic przetworzenie ich bez ręcznej interwencji ze strony użytkownika, który je zablokował.

W niektórych przypadkach mogą wystąpić dokumenty w stanie check-out. Oznacza to, że żaden inny użytkownik nie może wprowadzać zmian w tych dokumentach. SharePoint umożliwia użytkownikom należącym do grupy administratorów witryny wykonanie wymuszonego check-in, a ReplaceMagic, jeśli użytkownik ma odpowiednią rolę, może to zrobić automatycznie. Ważne jest, że po wykonaniu check-in dokument będzie ponownie dostępny dla wszystkich użytkowników. Oczywiście, jeśli jakiś użytkownik aktualnie pracuje nad dokumentem i wymusimy check-in, może on utracić swoje zmiany — dlatego należy ostrożnie korzystać z tego ustawienia.

Aby umożliwić ReplaceMagic wykonywanie wymuszonego check-in, przejdź do konfiguracji parametrów SharePoint dla ReplaceMagic. Konfigurację można znaleźć pod przyciskiem Konfiguracja w głównym formularzu ReplaceMagic:



Po otwarciu formularza konfiguracji przejdź do zakładki Konfiguracja SharePoint:



Ustawienie Check-in/Check-out SharePoint jest kontrolowane za pomocą parametru "Wymuszony check-in?". Ustawienie tego parametru spowoduje, że ReplaceMagic będzie wymuszone wykonywał check-in pobranych dokumentów.

Pobierz ReplaceMagic Filmy: Jak używać ReplaceMagic

Główne zalety ReplaceMagic (poza naprawianiem dokumentów):

Problem: Dokumenty pobrane podczas przebiegu migracji

Podczas przebiegu migracji część dokumentów może być pobrana przez użytkowników, którzy aktualnie je edytują. ReplaceMagic nie może modyfikować pobranych dokumentów — zostaną one wyświetlone w zakładce Dodatkowe informacje jako pominięte. W dużej organizacji może to oznaczać, że dziesiątki lub setki plików pozostają naprawione, wymagając kolejnego przebiegu lub ręcznej interwencji.

Rozwiązanie: Wymuś Check-In

Ustawienie „Wymuś check-in" w Konfiguracja → zakładka SharePoint instruuje ReplaceMagic, aby wymusił check-in każdego pobranego dokumentu przed jego przetworzeniem. Zapewnia to, że cała biblioteka dokumentów jest przetwarzana w jednym przebiegu, bez pomijania plików z powodu blokad checkout.

Ryzyko i zalecenia

Wymuszenie check-in usuwa wszelkie niezapisane zmiany wprowadzane przez użytkownika w danym momencie. Jest to znaczące ryzyko, jeśli użytkownicy aktywnie edytują dokumenty podczas przebiegu naprawy w ramach migracji. Aby to zminimalizować:

• Poinformuj wszystkich użytkowników z wyprzedzeniem o planowanym przebiegu migracji i poproś ich o wykonanie check-in swoich dokumentów przed jego rozpoczęciem
• Zaplanuj przebieg poza godzinami pracy, kiedy mniej użytkowników prawdopodobnie ma pobrane pliki
• W przypadku krytycznych lub wielkoseryjnych migracji rozważ skorzystanie z opcji wsparcia OnCall w celu przeprowadzenia zadania w weekend z pomocą eksperta

Jak zidentyfikować, kto ma pobrane dokumenty

W wynikach skanowania każdy dokument pominięty z powodu blokady checkout wyświetla nazwę użytkownika, który ma plik pobrany, w kolumnie Dodatkowe informacje. Możesz użyć tych informacji, aby bezpośrednio skontaktować się z tymi użytkownikami i poprosić ich o zwolnienie pliku przed ponownym uruchomieniem przebiegu.

Alternatywa: Importuj pominięte pliki

Jeśli wolisz nie używać wymuszonego check-in, skorzystaj z opcji „Importuj pominięte pliki" w zakładce Dodatkowe informacje, aby utworzyć ukierunkowaną listę ponownych prób. Po zwolnieniu przez użytkowników pobranych plików możesz załadować tę listę i przetworzyć tylko wcześniej pominięte dokumenty — bez konieczności ponownego skanowania całej biblioteki.

Konfiguracja

Otwórz Konfiguracja → zakładka SharePoint → „Wymuś check-in" i włącz przełącznik. To ustawienie działa niezależnie od zwykłego ustawienia check-in / check-out i dotyczy tylko dokumentów, które są już pobrane przez innego użytkownika w momencie, gdy ReplaceMagic próbuje je przetworzyć.

W przypadku jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt.