Jak eksportować wyniki skanowania uszkodzonych łączy z ReplaceMagic

Po przeskanowaniu dokumentów lub zakończeniu przebiegu zastępowania ReplaceMagic umożliwia eksportowanie wyników w wielu formatach. Eksporty służą do raportowania audytu, zatwierdzenia przez interesariuszy, dokumentacji projektu migracji lub importowania wyników do innego systemu.

Pobierz ReplaceMagic Obejrzyj samouczki wideo

Co można eksportować

• Wyniki skanowania (zakładka Skanuj dokumenty): pełny inwentarz dokumentów — każdy znaleziony plik, jego typ, liczba łączy, liczba uszkodzonych łączy, rozmiar pliku i daty
• Wyniki zakładki Hiperłącza: wszystkie znalezione hiperłącza ze statusem uszkodzone/prawidłowe
• Łącza OLE, źródła łączy, zapytania Power, wyniki Pivot: każda zakładka wyników ma swój własny eksport obejmujący szczegóły na poziomie łączy dla danego obszaru
• Wyniki zastępowania: dziennik każdej zmiany dokonanej podczas przebiegu zastępowania — niezbędny dla dokumentacji audytu

Eksport z zakładki Skanuj dokumenty

Użyj przycisku Eksportuj w zakładce Skanuj dokumenty, aby wyeksportować kompletny inwentarz dokumentów:

Eksport zawiera: ścieżkę dokumentu, typ pliku, łączną liczbę znalezionych łączy, liczbę uszkodzonych łączy, rozmiar pliku i daty pliku. Jest to zalecany eksport do tworzenia punktu odniesienia przed migracją.

Eksport z zakładek wyników (Hiperłącza, OLE itp.)

Każda zakładka wyników — Hiperłącza, Łącza OLE, Źródła łączy i inne — ma własny przycisk eksportu obejmujący szczegóły na poziomie łączy dla danego obszaru:

Eksport zawiera: ścieżkę dokumentu, wartość łącza, typ łącza, status uszkodzone/prawidłowe oraz obszar dokumentu, w którym znaleziono łącze. Ten poziom szczegółowości jest przydatny do udostępniania użytkownikom końcowym w celu potwierdzenia, które łącza były uszkodzone przed migracją.

Dostępne formaty eksportu

• CSV: format uniwersalny zgodny z Excel, bazami danych, narzędziami BI i oprogramowaniem do zarządzania projektami migracji
• Excel (.xlsx): sformatowany skoroszyt z nagłówkami kolumn, gotowy do filtrowania i tabel przestawnych
• PDF: sformatowany raport do drukowania lub udostępniania jako dokument tylko do odczytu
• HTML: sformatowany raport do udostępniania interesariuszom, którzy nie mają programu Excel

Zakładka Skanuj dokumenty oferuje również te dodatkowe tryby eksportu:

• Eksport do plików importu (tylko CSV): tworzy plik CSV sformatowany do ponownego importowania do ReplaceMagic — użyj tego, gdy chcesz załadować skanowanie bez ponownego skanowania
• Pojedynczy plik eksportu — wszystkie zakładki jako oddzielne arkusze: eksportuje wszystkie zakładki wyników do jednego skoroszytu Excel, z jednym arkuszem na zakładkę
• Pojedynczy plik eksportu — wszystkie wyniki połączone w jednym arkuszu: tworzy skoroszyt z jednym arkuszem ze wszystkimi połączonymi wynikami dla łatwiejszego filtrowania i analizy przestawnej

Zapisywanie i ponowne ładowanie przebiegów skanowania

ReplaceMagic może zapisać kompletny przebieg skanowania — dokumenty i wyniki razem — dzięki czemu możesz załadować go ponownie bez konieczności ponownego skanowania. Jest to przydatne, gdy:

• Chcesz podzielić dużą bibliotekę na wiele sesji skanowania
• Musisz udostępnić wyniki współpracownikowi uruchamiającemu ReplaceMagic na innym komputerze
• Chcesz przeprowadzić skanowanie i przebieg zastępowania w różnych momentach lub na różnych komputerach

Szczegóły dotyczące ponownego ładowania zapisanego przebiegu skanowania znajdziesz w przewodniku importu danych.

Wykorzystanie danych eksportu do planowania migracji

• Eksport przed migracją: ustal punkt odniesienia dla wszystkich łączy i ich bieżącego statusu uszkodzone/prawidłowe — jest to Twój rekord audytu przed migracją.
• Eksport po migracji: porównaj liczbę uszkodzonych łączy przed i po przebiegu zastępowania, aby zweryfikować powodzenie naprawy.
• Analiza w Excel: użyj eksportu CSV lub Excel w programie Excel do filtrowania według statusu uszkodzenia, sortowania według lokalizacji dokumentu oraz tworzenia tabel przestawnych według typu pliku lub folderu działu.
• Przygotuj ciągi zamienników: wyeksportuj listę uszkodzonych łączy, zmodyfikuj ją w Excel, aby wyprowadzić ciągi wyszukiwania i zastępowania, a następnie zaimportuj te ciągi z powrotem do ReplaceMagic — zobacz przewodnik importu danych.

Pobierz ReplaceMagic Obejrzyj samouczki wideo

W razie jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt.