Słownik migracji dokumentów

Klikalny odnośnik osadzony w dokumencie, który wskazuje na inny plik, stronę internetową, adres e-mail lub zakładkę. W dokumentach Office hiperłącza są przechowywane jako ciągi tekstowe i nie są automatycznie aktualizowane po przeniesieniu lub zmianie nazwy pliku docelowego. Przykład: dokument Word zawierający hiperłącze do \\Server\Reports\Q1.xlsx spowoduje powstanie uszkodzonego łącza, jeśli plik zostanie przeniesiony na inny serwer lub do innego folderu.

Łącze OLE (Object Linking and Embedding) łączy obiekt wewnątrz jednego dokumentu z plikiem źródłowym przechowywanym zewnętrznie. Obiekt (taki jak wykres Excel osadzony w dokumencie Word) wyświetla zawartość z pliku źródłowego i może być aktualizowany po zmianie źródła. Gdy plik źródłowy zostanie przeniesiony, łącze OLE ulega uszkodzeniu, ponieważ przechowywana ścieżka przestaje być prawidłowa. Łącza OLE nie są dostępne za pomocą standardowego okna dialogowego Znajdź i zamień programu Office i wymagają specjalistycznego narzędzia do masowej naprawy.

W programie Excel źródło łącza to zewnętrzny skoroszyt przywoływany w formule komórki, na przykład ='\\Server\Shared\[Budget.xlsx]Sheet1'!$B$5. W programie Word źródło łącza odnosi się do kodu pola (takiego jak INCLUDETEXT lub INCLUDEPICTURE), który pobiera zawartość z pliku zewnętrznego. Obie formy przechowują pełną ścieżkę do pliku źródłowego. Jeśli plik źródłowy zostanie przeniesiony, przechowywana ścieżka staje się nieprawidłowa i komórka lub pole wyświetla błąd.

Odwołanie do ścieżki pliku zakodowanej na stałe wewnątrz kodu makra Visual Basic for Applications (VBA) w dokumencie Office. Odwołania VBA nie są widoczne dla standardowych narzędzi do sprawdzania łączy i nie są aktualizowane przez własne funkcje zarządzania łączami pakietu Office. Po migracji serwera lub reorganizacji folderów kod VBA, który konstruuje lub otwiera ścieżki plików przy użyciu starej lokalizacji, będzie działał niepoprawnie lub z błędem czasu wykonania. ReplaceMagic może lokalizować i zastępować ciągi ścieżek w modułach VBA.

Ścieżka UNC (Universal Naming Convention) to standardowy format identyfikowania zasobu w sieci przy użyciu postaci \\NazwaSerwera\NazwaUdziału\ŚcieżkaFolderu\NazwaPliku. Ścieżki UNC nie zależą od mapowań liter dysków i są powszechnie używane w dokumentach Office do odwoływania się do plików we współdzielonym zasobie sieciowym. Każda zmiana nazwy serwera, nazwy udziału lub struktury folderów w ścieżce spowoduje uszkodzenie łączy przechowywanych w formacie UNC. Przykład: \\FILESERVER\Company\Finance\Report.xlsx.

Ścieżka określająca pełną lokalizację pliku od korzenia systemu plików, włącznie z literą dysku lub nazwą serwera. Przykłady: C:\Users\Finance\Reports\Q1.xlsx lub \\Server\Shared\Reports\Q1.xlsx. Ścieżki bezwzględne są jednoznaczne i nie zależą od bieżącego katalogu roboczego, ale ulegają uszkodzeniu natychmiast po zmianie dowolnej części ścieżki — w tym zmiany nazwy serwera, przeniesienia folderu lub przypisania innej litery dysku.

Ścieżka określająca lokalizację pliku względem lokalizacji dokumentu zawierającego łącze. Przykład: ..\Finance\Budget.xlsx oznacza "przejdź o jeden poziom folderu wyżej, a następnie do folderu Finance". Ścieżki względne przeżywają przeniesienia, o ile zachowany jest względny stosunek między dokumentem źródłowym a docelowym. Jeśli jednak głębokość folderu się zmieni (np. zostanie wstawiony pośredni folder), ścieżki względne ulegają uszkodzeniu, ponieważ przejście .. nie prowadzi już do właściwej lokalizacji.

Dowolna ścieżka pliku przechowywana jako ciąg tekstowy wewnątrz dokumentu Office, niezależnie od typu łącza. Osadzone ścieżki obejmują cele hiperłączy, ścieżki źródłowe OLE, zewnętrzne odwołania Excel, ciągi VBA i kody pól programu Word. Termin ten służy do odróżnienia ścieżek przechowywanych wewnątrz zawartości dokumentu od ścieżek istniejących wyłącznie w systemie plików. Narzędzia do masowej naprawy łączy działają poprzez lokalizowanie i zastępowanie osadzonych ciągów ścieżek bez otwierania dokumentu w pakiecie Office.

Numeryczny identyfikator przypisany przez SharePoint do każdego elementu (pliku, folderu lub elementu listy) w witrynie. Identyfikatory elementów są unikalne w obrębie listy lub biblioteki, ale nie są przenośne między kolekcjami witryn ani dzierżawcami. Gdy dokumenty Office są zapisywane w SharePoint, niektóre typy łączy (szczególnie łącza między dokumentami tworzone przez Office) mogą być przechowywane przy użyciu identyfikatora elementu zamiast ścieżki URL. Podczas migracji między dzierżawcami identyfikatory elementów są przypisywane ponownie, a wszelkie łącza oparte na identyfikatorach ulegają uszkodzeniu i nie mogą być naprawiane przez prostą substytucję ścieżek.

Hiperłącze lub odwołanie używające identyfikatora elementu SharePoint lub identyfikatora GUID do identyfikacji celu zamiast adresu URL lub ścieżki pliku. Łącza oparte na identyfikatorach są odporne na zmiany nazw i przeniesienia plików w tym samym środowisku SharePoint, ponieważ SharePoint rozwiązuje identyfikator do bieżącego adresu URL w momencie dostępu. Nie przeżywają jednak migracji do innego dzierżawcy lub kolekcji witryn, gdzie przypisywany jest nowy identyfikator. Konwersja łączy opartych na identyfikatorach do łączy z bezwzględnymi adresami URL (na podstawie podanych przez użytkownika kombinacji znajdź/zamień) przed migracją jest zalecanym podejściem w scenariuszach migracji między dzierżawcami.

Migracja SharePoint przenosząca zawartość z jednego dzierżawcy Microsoft 365 do innego, zazwyczaj wynikająca z przejęcia firmy, fuzji lub wydzielenia. Migracje między dzierżawcami są złożone, ponieważ docelowy dzierżawca ma inną domenę, inne adresy URL witryn i ponownie przypisuje wszystkie wewnętrzne identyfikatory SharePoint. Każde osadzone łącze w każdym dokumencie wskazujące na adres URL źródłowego dzierżawcy zostanie uszkodzone po migracji. Analiza łączy przed migracją i masowa zamiana po migracji to niezbędne kroki.

Mechanizm używany przez SharePoint Online do ograniczania częstotliwości, z jaką jedna aplikacja lub użytkownik może wykonywać żądania API w danym oknie czasowym. Gdy narzędzie do masowego przetwarzania wysyła zbyt wiele żądań w krótkim czasie, SharePoint zwraca odpowiedzi HTTP 429 ("Zbyt wiele żądań"). Narzędzia zaprojektowane dla SharePoint muszą implementować logikę ponawiania prób z wykładniczym opóźnieniem, aby obsługiwać ograniczanie bez niepowodzeń. Edycje SharePoint ReplaceMagic obsługują ograniczanie przepustowości automatycznie, zapewniając niezawodne masowe przetwarzanie dużych bibliotek dokumentów.

Mechanizm zarządzania dokumentami w SharePoint, który blokuje plik do edycji przez określonego użytkownika. Dokument wypisany nie może być modyfikowany przez innych użytkowników ani zautomatyzowane narzędzia, dopóki nie zostanie z powrotem wpłynięty. Podczas uruchamiania masowej naprawy łączy w bibliotece SharePoint każdy dokument wypisany przez użytkownika zostanie pominięty lub będzie wymagał, aby użytkownik najpierw go wpłynął. Zarządzanie stanem wypisania jest kwestią operacyjną dla projektów masowej naprawy w SharePoint.

Funkcja SharePoint wymagająca przeglądu i zatwierdzenia zmodyfikowanych dokumentów przed udostępnieniem zmian wszystkim użytkownikom. Gdy zatwierdzanie zawartości jest włączone w bibliotece, narzędzie do masowej naprawy modyfikujące dokumenty utworzy oczekujące elementy do zatwierdzenia dla każdego zmienionego pliku. Może to wpłynąć na harmonogram migracji, jeśli przepływy pracy zatwierdzania muszą zostać ukończone przed udostępnieniem naprawionych dokumentów. Ustawienia zatwierdzania zawartości należy przejrzeć przed uruchomieniem operacji masowej naprawy łączy w bibliotekach SharePoint.

Kontener w SharePoint używany do przechowywania i zarządzania dokumentami. Każda biblioteka dokumentów jest powiązana z witryną SharePoint i ma własny adres URL, uprawnienia, ustawienia wersjonowania i kolumny metadanych. Biblioteki dokumentów są sharePointowym odpowiednikiem folderu na serwerze plików, a ich adresy URL stanowią podstawę bezwzględnych odwołań ścieżkowych do plików przechowywanych w SharePoint. Podczas migracji adres URL biblioteki zazwyczaj się zmienia, niszcząc wszystkie osadzone ścieżki odwołujące się do starego adresu URL.

Folder na serwerze plików Windows udostępniony użytkownikom sieci za pomocą protokołu UNC. Udziały sieciowe są identyfikowane przez nazwę udziału poniżej nazwy serwera, na przykład \\FILESERVER\Finance. Nazwa serwera i nazwa udziału razem tworzą korzeń każdej ścieżki UNC odwołującej się do plików w tym udziale. Zmiana nazwy serwera lub udziału albo jego usunięcie w ramach migracji do SharePoint lub pamięci masowej w chmurze spowoduje uszkodzenie wszystkich dokumentów zawierających ścieżki UNC zakorzenione w tym udziale.

Dedykowane urządzenie pamięci masowej podłączone do sieci, które zapewnia klientom przechowywanie danych na poziomie plików przy użyciu standardowych protokołów udostępniania plików sieciowych (zazwyczaj SMB/CIFS w sieciach Windows). Urządzenia NAS są widoczne dla aplikacji Office jako serwery sieciowe i są dostępne za pomocą ścieżek UNC. Gdy urządzenie NAS jest zastępowane, zmienia się jego nazwa hosta lub adres IP, niszcząc wszystkie osadzone ścieżki odwołujące się do starego urządzenia. Przykład: zastąpienie \\NAS-OLD\Data\ przez \\NAS-NEW\Data\ wymaga masowej naprawy łączy we wszystkich dokumentach.

Szybka sieć dedykowana pamięci masowej, łącząca serwery z urządzeniami pamięci masowej na poziomie bloków. W przeciwieństwie do NAS, SAN prezentuje pamięć masową jako surowe urządzenia blokowe, a nie pliki, a system plików jest zarządzany przez serwer. Dokumenty przechowywane w sieci SAN są dostępne przez serwer hostujący system plików, nie bezpośrednio przez SAN. W przypadku uaktualnienia lub migracji sieci SAN wpływ na łącza dokumentów zależy od tego, czy nazwy serwerów i ścieżki woluminów prezentowane użytkownikom zmienią się w wyniku tej operacji.

Osadzona ścieżka lub odwołanie w dokumencie, które nie prowadzi już do dostępnego pliku lub zasobu. Uszkodzone łącze może wynikać z przeniesienia, zmiany nazwy lub usunięcia pliku docelowego albo ze zmiany lokalizacji przechowywania lub infrastruktury sieciowej, powodującej, że przechowywana ścieżka nie wskazuje już prawidłowej lokalizacji. Uszkodzone łącza powodują komunikaty o błędach, gdy użytkownicy próbują je otworzyć, i mogą uniemożliwiać odświeżanie danych, aktualizacje obiektów OLE lub wykonywanie makr. Identyfikowanie i naprawianie uszkodzonych łączy to podstawowa funkcja ReplaceMagic.

Proces sprawdzania, czy każda osadzona ścieżka w dokumencie rzeczywiście prowadzi do dostępnego pliku lub zasobu. Weryfikacja łączy różni się od naprawy łączy: weryfikacja identyfikuje, które łącza są uszkodzone, podczas gdy naprawa je naprawia. Uruchomienie weryfikacji przed migracją ustala punkt odniesienia; uruchomienie jej po migracji potwierdza, że wszystkie wcześniej prawidłowe łącza nadal działają. ReplaceMagic wykonuje weryfikację łączy jako część procesu skanowania dokumentów i osobno raportuje łącza prawidłowe, uszkodzone i nieosiągalne.

Proces wyszukiwania określonego ciągu tekstowego w dokumencie i zastępowania go innym ciągiem. W kontekście masowej naprawy łączy operacja znajdź i zamień jest stosowana do wszystkich osadzonych ścieżek we wszystkich dokumentach w drzewie folderów jednocześnie, zastępując stary składnik ścieżki (np. starą nazwę serwera) nowym. ReplaceMagic rozszerza standardową operację znajdź i zamień o dostęp do typów łączy, do których wbudowane okno dialogowe pakietu Office nie ma dostępu, w tym łączy OLE, ciągów VBA, nagłówków, stopek i kodów pól.

Zautomatyzowane przetwarzanie dużej liczby dokumentów w ramach jednej operacji, bez konieczności ręcznego otwierania każdego dokumentu. Narzędzia do przetwarzania masowego działają bezpośrednio na formacie pliku dokumentu, wyodrębniając i modyfikując zawartość bez uruchamiania aplikacji Office. Umożliwia to skanowanie lub naprawę tysięcy dokumentów w ułamku czasu wymaganego do ręcznego przetwarzania i eliminuje ryzyko błędu ludzkiego wynikającego z powtarzalnej pracy ręcznej.

Tryb działania ReplaceMagic, który pokazuje, jakie zmiany zostałyby wprowadzone do każdego dokumentu bez faktycznego zapisywania jakichkolwiek zmian na dysku. Tryb podglądu umożliwia przegląd proponowanych podstawień — które dokumenty zostaną zmienione, które ciągi zostaną zastąpione i czym zostaną zastąpione — przed zatwierdzeniem operacji. Uruchomienie w trybie podglądu przed wykonaniem masowej zamiany jest zdecydowanie zalecane, szczególnie w przypadku dużych zbiorów dokumentów, gdzie nieprawidłowa reguła mogłaby spowodować rozległe błędne zmiany.

Metoda uwierzytelniania Microsoft 365 umożliwiająca aplikacji dostęp do zasobów SharePoint przy użyciu własnej tożsamości (poświadczeń aplikacji), a nie w imieniu określonego użytkownika. Uwierzytelnianie tylko aplikacji jest używane w scenariuszach przetwarzania w tle, takich jak masowa naprawa łączy, gdzie interaktywne logowanie użytkownika nie jest praktyczne. Wymaga rejestracji aplikacji Azure AD z odpowiednimi uprawnieniami SharePoint przyznanymi przez administratora dzierżawcy. Edycje SharePoint ReplaceMagic obsługują uwierzytelnianie tylko aplikacji do nienadzorowanych operacji masowych.

Mechanizm zabezpieczeń wymagający od użytkowników weryfikacji tożsamości przy użyciu dwóch lub więcej czynników (zazwyczaj hasła plus jednorazowego kodu z aplikacji uwierzytelniającej lub SMS). MFA jest coraz bardziej obowiązkowe w dzierżawcach Microsoft 365. W przypadku narzędzi do masowego przetwarzania uzyskujących dostęp do SharePoint w imieniu konta użytkownika, MFA może przerywać nienadzorowane operacje. Zalecanym podejściem do masowych operacji SharePoint w dzierżawcach z włączonym MFA jest użycie uwierzytelniania tylko aplikacji z zarejestrowaną aplikacją, które pomija interaktywne monity MFA.