Jak skonfigurować funkcję Check-In i Check-Out SharePoint w ReplaceMagic

Konfiguracja Check-In/Check-Out SharePoint

Pobierz ReplaceMagic Filmy: Jak używać ReplaceMagic

Gdy ReplaceMagic modyfikuje dokumenty przechowywane w SharePoint, może automatycznie zarządzać operacją check-out (blokowanie dokumentu przed zmianami) i check-in (zwalnianie go po zmianach, tworzenie nowej wersji). Zapobiega to konfliktom z użytkownikami, którzy mogą jednocześnie edytować te same dokumenty.

W zależności od konfiguracji SharePoint może być wymagane, aby ReplaceMagic wykonywał operacje check-out/check-in na dokumentach, które będą skanowane lub w których będą dokonywane zamiany. Oczywiście ReplaceMagic potrafi to zrobić...

Pierwszym krokiem jest skonfigurowanie parametrów SharePoint dla ReplaceMagic. Konfigurację można znaleźć pod przyciskiem Konfiguracja w głównym formularzu ReplaceMagic:



Po otwarciu formularza konfiguracji przejdź do zakładki Konfiguracja SharePoint:



Ustawienie Check-in/Check-out SharePoint jest kontrolowane za pomocą parametru "Czy ReplaceMagic powinien wykonywać check-in/check-out dokumentów?". Ustawienie tego parametru spowoduje, że ReplaceMagic będzie pobierał dokumenty (check-out), a następnie je zwracał (check-in).

Pobierz ReplaceMagic Filmy: Jak używać ReplaceMagic

Główne zalety ReplaceMagic (poza naprawianiem dokumentów):

Dlaczego Check-In / Check-Out jest ważny

Gdy ReplaceMagic modyfikuje dokument przechowywany w SharePoint, inni użytkownicy mogą jednocześnie edytować ten sam plik. Włączenie funkcji check-out powoduje, że ReplaceMagic blokuje dokument przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian, zapobiegając konfliktom z równoczesnymi edycjami. Po zakończeniu zamiany ReplaceMagic zwraca dokument (check-in), zwalniając blokadę i tworząc nową wersję w historii wersji SharePoint. Bez tego ustawienia operacja zapisywania może zakończyć się niepowodzeniem, jeśli inny użytkownik lub proces ma plik zablokowany.

Lokalizacja ustawień

Otwórz przycisk Konfiguracja w głównym formularzu ReplaceMagic, a następnie przejdź do zakładki SharePoint. Ustawienie jest oznaczone etykietą „Czy ReplaceMagic powinien wykonywać check-out/check-in dokumentów?". Włącz ten przełącznik przed uruchomieniem jakichkolwiek zamian w bibliotece SharePoint, gdzie jest wymagane wersjonowanie lub obowiązkowy check-out.

Co się dzieje po włączeniu

Przy włączonej funkcji check-in / check-out ReplaceMagic pobiera każdy dokument przed jego przetwarzaniem (check-out), stosuje zmiany w ramach znajdź i zamień, a następnie zwraca go (check-in) z konfigurowalnym komentarzem check-in. Komentarz pojawia się w historii wersji SharePoint i można go ustawić na opisową wartość, np. „Naprawa łączy przez ReplaceMagic", aby administratorzy i audytorzy mogli zidentyfikować, które wersje zostały zmodyfikowane podczas procesu migracji.

Co się dzieje po wyłączeniu

Gdy funkcja check-in / check-out jest wyłączona, ReplaceMagic zapisuje zmiany bezpośrednio w dokumencie bez uzyskiwania blokady checkout. Jest to szybsze, ale może powodować błędy, jeśli dokument jest już pobrany przez innego użytkownika — w takim przypadku dokument zostanie pominięty i wyświetlony w zakładce Dodatkowe informacje.

Wersjonowanie i publikowanie

Jeśli wersjonowanie SharePoint jest włączone w bibliotece, każdy check-in wykonany przez ReplaceMagic domyślnie tworzy nową wersję pomocniczą. W przypadku bibliotek korzystających z wersji głównych i pomocniczych można skonfigurować ReplaceMagic, aby zamiast tego publikował wersję główną. Dodatkowo włącz opcję „Zachowaj status publikacji" obok funkcji check-in / check-out, aby upewnić się, że dokumenty, które były wcześniej opublikowane jako wersje główne, pozostają widoczne dla użytkowników końcowych po zakończeniu naprawy.

W przypadku jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt.