Jak skanować dokumenty w poszukiwaniu uszkodzonych łączy — Przewodnik ReplaceMagic

Skanowanie jest pierwszym krokiem w każdym projekcie naprawy uszkodzonych łączy. ReplaceMagic przeszukuje każdy dokument w wybranej lokalizacji — foldery lokalne, udziały sieciowe lub SharePoint — i tworzy kompletny spis wszystkich osadzonych łączy wraz z ich aktualnym statusem. Podczas skanowania żadne dokumenty nie są otwierane ani modyfikowane.

Co robi skanowanie

Skanowanie odczytuje każdy dokument w docelowej lokalizacji i kataloguje wszystkie osadzone łącza. Dla każdego łącza rejestruje:

Dokument, w którym zostało znalezione
Typ łącza (hiperłącze, OLE, źródło łącza, Power Query itp.)
Aktualna wartość łącza (ścieżka lub adres URL)

Czy łącze jest prawidłowe czy uszkodzone (jeśli weryfikacja jest włączona)
Obszar dokumentu, w którym zostało znalezione (nagłówek, treść, VBA itp.)
Metadane dokumentu (rozmiar, data, typ pliku)

Po zakończeniu skanowania możesz przejrzeć wyniki, filtrować według statusu uszkodzenia, eksportować do raportowania — lub od razu przejść do konfigurowania reguł znajdź/zamień w celu naprawy uszkodzonych łączy.

Krok po kroku: jak skanować dokumenty

Krok 1 — Wybierz lokalizację skanowania

Otwórz ReplaceMagic i przejdź do karty Skanuj dokumenty. W prawym dolnym obszarze zobaczysz elementy sterujące wyborem lokalizacji. Wybierz miejsce przechowywania dokumentów:

Folder lokalny lub udział sieciowy — wprowadź lub przeglądaj do ścieżki UNC (np. \\SerwerPlikow\Firma\Dokumenty)
SharePoint Online lub lokalny — wprowadź adres URL witryny SharePoint i uwierzytelnij się
Wiele lokalizacji — dodaj kilka folderów lub bibliotek SharePoint, aby przeskanować je jednocześnie

Wybieranie lokalizacji skanowania w ReplaceMagic do znajdowania uszkodzonych łączy

Pełny przewodnik: Jak wybrać lokalizację lokalną lub sieciową → | Pełny przewodnik: Jak wybrać lokalizację SharePoint →

Krok 2 — Skonfiguruj opcje skanowania

Przed rozpoczęciem skanowania ustaw preferencje skanowania:

Opcje skanowania ReplaceMagic - podfoldery, filtr plików, filtr daty

Szukaj w podfolderach — włącz, aby przeszukać wszystkie podkatalogi pod wybraną lokalizacją (zalecane dla większości migracji)
Pomiń pliki bez łączy — wyklucz dokumenty bez osadzonych łączy z wyników. Sprawia to, że lista wyników jest bardziej przejrzysta i przyspiesza kolejny proces naprawy, pomijając nieistotne pliki
Pomiń pliki starsze niż? — filtruj dokumenty według daty, aby skupić się najpierw na ostatnio używanych plikach. Zastosuj filtr daty do daty utworzenia, daty ostatniego dostępu lub daty ostatniej modyfikacji. Przydatne, gdy chcesz nadać priorytet ostatnio aktywnym dokumentom
Filtr typów plików — ogranicz skanowanie do określonych rozszerzeń plików (np. skanuj tylko .xlsx i .docx) zamiast wszystkich obsługiwanych formatów
Weryfikacja łączy — opcjonalnie poinstruuj ReplaceMagic, aby sprawdzał, czy każde znalezione łącze faktycznie działa (sprawdzenie HTTP dla łączy internetowych, sprawdzenie istnienia pliku dla ścieżek). Wydłuża czas przetwarzania, ale daje status uszkodzone/prawidłowe dla każdego łącza — niezbędne dla audytów przed migracją

Krok 3 — Rozpocznij skanowanie

Kliknij przycisk Skanuj dokumenty, aby rozpocząć. ReplaceMagic to aplikacja wielowątkowa — przetwarza wiele dokumentów równolegle na rdzeniach procesora, dzięki czemu duże biblioteki dokumentów są skanowane szybko.

Klikanie przycisku Skanuj dokumenty w ReplaceMagic

Podczas skanowania zobaczysz licznik czasu rzeczywistego pokazujący przetworzone dokumenty. Możesz monitorować postęp na karcie Konsola. Nie ma potrzeby czekać — dla dużych bibliotek skanowanie będzie działać w tle, gdy przeglądasz ustawienia lub przygotowujesz reguły znajdź/zamień.

Krok 4 — Przejrzyj pulpit nawigacyjny skanowania

Po zakończeniu skanowania ReplaceMagic wyświetla Pulpit nawigacyjny skanowania podsumowujący wyniki. Pulpit nawigacyjny daje natychmiastowy widok ogólny przed przejściem do szczegółowych wyników:

Pulpit nawigacyjny skanowania ReplaceMagic - łączna liczba dokumentów i znalezionych łączy

Sumy ogólne: znalezione dokumenty, łączna liczba łączy, liczba uszkodzonych łączy

Pulpit nawigacyjny skanowania ReplaceMagic - statystyki dokumentów według daty

Podział dokumentów według daty utworzenia — pomaga określić priorytety naprawy

Pulpit nawigacyjny skanowania ReplaceMagic - podział typów łączy

Podział typów łączy: hiperłącza, łącza OLE, źródła łączy itp.

Pulpit nawigacyjny skanowania ReplaceMagic - podsumowanie uszkodzonych łączy

Uszkodzone a prawidłowe łącza — kluczowa liczba do planowania migracji

Krok 5 — Przejrzyj wyniki w siatce

Po pulpicie nawigacyjnym pełna siatka wyników pokazuje każdy dokument i każde znalezione łącze. Możesz:

Tabela wyników skanowania ReplaceMagic pokazująca znalezione dokumenty i uszkodzone łącza

Filtrować według statusu uszkodzone/prawidłowe, typu dokumentu, typu łącza lub lokalizacji
Sortować według dowolnej kolumny (nazwa dokumentu, liczba łączy, liczba uszkodzonych, rozmiar pliku, data)
Drążyć dokument, aby zobaczyć każde indywidualne łącze, które zawiera
Eksportować wyniki do CSV, Excel lub bazy danych na potrzeby raportowania
Używać jako danych wejściowych dla reguł znajdź/zamień — wyniki skanowania dokładnie mówią, jakie ciągi znaków należy zastąpić

Co zrobić po skanowaniu

Napraw uszkodzone łącza

Skonfiguruj reguły znajdź i zamień, uruchom w trybie podglądu, aby zatwierdzić, a następnie wykonaj. Zobacz przewodnik naprawy uszkodzonych łączy.

Eksportuj do raportowania

Eksportuj wyniki do CSV lub Excel, aby udostępnić interesariuszom lub użyć jako punkt odniesienia audytu migracji. Zobacz przewodnik eksportu wyników.

Importuj i skanuj ponownie

Zaimportuj wcześniej zapisany plik skanowania, aby wznowić pracę, lub przeskanuj ponownie po naprawach, aby sprawdzić, czy wszystkie łącza są teraz prawidłowe. Zobacz przewodnik importu danych.

Używanie skanowania jako audytu przed migracją

Jednym z najbardziej wartościowych zastosowań funkcji skanowania ReplaceMagic jest przeprowadzenie audytu przed rozpoczęciem migracji. Skanując bieżące miejsce przechowywania dokumentów z włączoną weryfikacją łączy, uzyskujesz:

Kompletny spis wszystkich dokumentów zawierających osadzone łącza
Liczbę łączy, które są już uszkodzone przed migracją — ważne dla dokładnego oszacowania nakładu pracy nad naprawą po migracji
Podział typów łączy w użyciu, pomagający wybrać właściwą edycję ReplaceMagic
Eksportowalny raport bazowy do zarządzania projektem i akceptacji interesariuszy

Dane ze skanowania przed migracją bezpośrednio zasilają reguły zamian po migracji — stare ścieżki widoczne w wynikach skanowania stają się ciągami wyszukiwania w przebiegu naprawy.

Wskazówki dotyczące wydajności skanowania

Wyłącz weryfikację łączy, jeśli potrzebujesz tylko znaleźć i policzyć łącza (nie sprawdzać, czy działają) — znacznie przyspiesza to skanowanie
Użyj trybu ultraszybkiego skanowania do czystego spisu plików bez analizy zawartości łączy — przydatne, gdy potrzebujesz tylko wiedzieć, które pliki istnieją przed migracją
Zwiększ przetwarzanie równoległe dla celów na dysku lokalnym lub sieciowym (Konfiguracja → Karta Konfiguracja). Dla SharePoint Online utrzymuj na poziomie 3–5, aby uniknąć ograniczania przepustowości
Użyj filtrów dat, aby skanować najpierw tylko ostatnio zmodyfikowane dokumenty — zajmij się plikami o najwyższym priorytecie w pierwszym przebiegu
Podziel duże biblioteki na partie folder po folderze dla bardzo dużych zasobów (250 000+ dokumentów na przebieg to zalecana wielkość partii)