Narzędzie do migracji dokumentów — masowa naprawa uszkodzonych łączy

Każda migracja dokumentów — niezależnie od tego, czy przenosisz pliki do SharePoint Online, zmieniasz nazwę serwera, restrukturyzujesz hierarchię folderów, czy wymieniasz pamięć masową NAS — niszczy osadzone łącza, które utrzymują spójność ekosystemu dokumentów. Hiperłącza przestają działać. Skoroszyty Excel tracą zewnętrzne połączenia danych. Obiekty połączone OLE wyświetlają nieaktualne lub brakujące dane. Same pliki są w porządku — to odwołania wewnątrz nich są nieprawidłowe. ReplaceMagic to dedykowane narzędzie do migracji dokumentów służące do masowej naprawy tych odwołań w każdym typie pliku Office bez otwierania ani jednego dokumentu.

Dlaczego każda migracja dokumentów niszczy łącza

Dokumenty przechowują adres każdego celu łącza w postaci z chwili utworzenia łącza — czasem pełną ścieżkę, czasem ścieżkę względną wobec samego dokumentu. Tak czy inaczej adres przestaje się rozwiązywać po przeniesieniu plików. Adresy te mają jedną z trzech postaci w zależności od używanej technologii pamięci masowej:

• Ścieżki UNC — na przykład \\CorpServer\Finance\Reports\2024\Q4.xlsx, używane na serwerach plików i w starszych środowiskach SharePoint dostępnych przez WebDAV lub mapowane dyski
• Ścieżki dysków lokalnych — na przykład C:\Users\jsmith\Documents\Project\spec.docx, powszechne w działowych udziałach plików i starszych systemach zarządzania dokumentami
• Adresy URL SharePoint — na przykład https://intranet.company.com/sites/Projects/Shared%20Documents/spec.docx lub https://company.sharepoint.com/sites/Projects/Shared%20Documents/spec.docx

Gdy migracja zmienia lokalizację przechowywania — a każda migracja to robi — ścieżka osadzona w każdym łączu przestaje być prawidłowa. Dokument po drugiej stronie łącza został przeniesiony, ale wskaźnik wewnątrz pliku nie został zaktualizowany. Jedynym sposobem naprawy na dużą skalę jest narzędzie, które odczytuje format binarny każdego dokumentu, lokalizuje każde odwołanie łącza, stosuje prawidłową transformację ścieżki i zapisuje poprawiony plik z powrotem do pamięci masowej. To właśnie robi ReplaceMagic.

Aby porównać z alternatywą ręczną: zbiór dokumentów obejmujący 100 000 plików, z których każdy zawiera średnio trzy osadzone łącza, to 300 000 pojedynczych odwołań wymagających aktualizacji. Przy trzech minutach na dokument w ręcznym procesie znajdź i zamień, to 5 000 roboczogodzin — ponad dwa lata pracy jednego pracownika. ReplaceMagic przetwarza ten sam zbiór w ciągu kilku godzin.

Scenariusze migracji obsługiwane przez ReplaceMagic

ReplaceMagic nie ogranicza się do migracji SharePoint. Obsługuje każdy wzorzec migracji, który zmienia ścieżki przechowywania dokumentów:

• Serwer plików do SharePoint Online — ścieżki UNC zastępowane adresami URL HTTPS SharePoint Online
• Zmiana nazwy serwera — stara nazwa serwera w ścieżkach UNC zastępowana nową nazwą we wszystkich dokumentach
• Restrukturyzacja folderów — zmiany segmentów ścieżki spowodowane reorganizacją działów lub przeprojektowaniem taksonomii
• Zmiana infrastruktury sieciowej — zmiana nazwy domeny, migracja domeny lub restrukturyzacja DNS zmieniająca część hosta w ścieżkach UNC lub HTTP
• Nowe urządzenie NAS lub SAN — wymiana sprzętu pamięci masowej pod nową nazwą sieciową lub adresem
• SharePoint on-premises do SharePoint Online — adresy URL kolekcji witryn lokalnych zastępowane odpowiednikami Microsoft 365
• Migracja między dzierżawcami — domena źródłowego dzierżawcy Microsoft 365 zastępowana domeną docelowego dzierżawcy
• Migracja pamięci masowej w chmurze — każda migracja między dostawcami pamięci masowej w chmurze, gdzie zmienia się struktura adresów URL dokumentów

Dlaczego ReplaceMagic to właściwe narzędzie

Kilka cech odróżnia ReplaceMagic od ogólnych narzędzi do znajdowania i zamieniania oraz od narzędzi migracyjnych, które jedynie przenoszą pliki bez zajmowania się zawartością łączy:

Bez otwierania dokumentów

ReplaceMagic działa bezpośrednio na formacie pliku. Odczytuje strukturę binarną lub XML każdego obsługiwanego dokumentu, lokalizuje odwołania do łączy w tej strukturze, stosuje transformację i zapisuje poprawiony plik. Instalacja pakietu Office nie jest wymagana. Żaden dokument nie jest otwierany interaktywnie. To właśnie sprawia, że przetwarzanie na dużą skalę jest praktyczne.

Wszystkie typy łączy w jednym narzędziu

Pojedyncze uruchomienie ReplaceMagic jednocześnie obsługuje każdy osadzony typ łącza: hiperłącza w tekście głównym i kształtach, łącza źródłowe obiektów OLE, zewnętrzne odwołania do skoroszytów Excel i zewnętrzne połączenia danych, ścieżki źródłowe Power Query, odwołania do plików VBA, pola ścieżek w nagłówkach i stopkach oraz kody pól programu Word takie jak INCLUDETEXT i INCLUDEPICTURE, między innymi. Nie potrzebujesz oddzielnych narzędzi do różnych typów łączy.

Wszystkie typy dokumentów

ReplaceMagic przetwarza dokumenty w tym samym procesie roboczym, w tym Word (.docx, .docm, .doc, .dotx, .dot), Excel (.xlsx, .xlsm, .xlsb, .xls, .xltx, .xlt), PowerPoint (.pptx, .pptm, .ppt, .potx, .pot), Visio (.vsdx, .vsd), Project (.mpp, .mpt), OneNote (.one), PDF, HTML, skróty Windows (.lnk), zwykły tekst (.txt) i CSV. Jedno narzędzie, jedno uruchomienie, jeden ślad audytowy.

Natywna integracja z SharePoint

W przypadku migracji do lub w obrębie SharePoint Online, ReplaceMagic łączy się natywnie przez API SharePoint. Nie ma potrzeby mapowania SharePoint jako dysku sieciowego. Metadane — data ostatniej modyfikacji, autor, historia wersji — są zachowywane (wymagane role administratora witryny). Sprawdzanie i wypisywanie są zarządzane automatycznie. Nowoczesne uwierzytelnianie (MFA, App-Only, OAuth 2.0) jest w pełni obsługiwane.

Podgląd przed zatwierdzeniem

Przed modyfikacją jakiegokolwiek pliku ReplaceMagic przedstawia pełną listę proponowanych zmian: plik źródłowy, typ łącza, bieżącą wartość i wartość zastępczą. Przeglądasz, a następnie akceptujesz lub odrzucasz. Ten krok podglądu jest niezbędny do zapewnienia jakości w regulowanych branżach oraz do budowania zaufania interesariuszy przed dużym uruchomieniem migracji.

Skala korporacyjna

Wielowątkowe przetwarzanie na wszystkich dostępnych rdzeniach CPU oraz licencjonowanie wieloinstancyjne do równoległego przetwarzania bardzo dużych zbiorów. ReplaceMagic był wdrażany przez organizacje z bibliotekami dokumentów liczącymi wiele milionów plików.

Zaufany przez globalne przedsiębiorstwa

ReplaceMagic jest w ciągłym użytku produkcyjnym od ponad 15 lat. Jest używany przez ponad 1000 klientów korporacyjnych na całym świecie, w tym organizacje takie jak Boeing, Mercedes-Benz, PepsiCo, American Express i Vestas. Organizacje te wybrały ReplaceMagic, ponieważ żadne inne narzędzie nie łączy szerokości obsługi typów dokumentów, głębokości pokrycia typów łączy i natywnej integracji SharePoint Online wymaganej do krytycznych projektów migracji.

Krótka lista klientów korporacyjnych i referencji jest dostępna na naszej stronie Klientów.

Zacznij od bezpłatnej wersji próbnej

Bezpłatna wersja próbna ReplaceMagic nie wymaga rejestracji. Pobierz ją, wskaż reprezentatywną próbkę biblioteki dokumentów — na serwerze plików, w bibliotece SharePoint lub w folderze lokalnym — i uruchom skanowanie. Przejrzyj inwentarz osadzonych łączy. Skonfiguruj testowe mapowanie ścieżek i uruchom podgląd. Zweryfikuj proponowane zmiany. Uzyskasz pełny obraz tego, co ReplaceMagic zrobi, zanim zdecydujesz się na zakup.

Jeśli Twoja migracja obejmuje złożone transformacje ścieżek, wiele środowisk źródłowych lub bardzo duży zbiór dokumentów, nasz zespół konsultingowy ds. migracji może pomóc w zakresie, konfiguracji i wykonaniu.

W razie pytań prosimy o kontakt z nami.