Zmiany w sieci powodujące uszkodzone łącza w dokumentach Office

Zmiana infrastruktury sieciowej — migracja platformy, zmiana schematu adresów IP, zmiana nazwy domeny lub zmiana konwencji nazewnictwa UNC — po cichu niszczy osadzone łącza we wszystkich dokumentach Office w organizacji w tym samym czasie. ReplaceMagic identyfikuje wszystkie dotknięte dokumenty i naprawia każdą uszkodzoną ścieżkę masowo, bez otwierania ani jednego pliku.

Jakie zmiany w sieci powodują uszkodzenie łączy

Aplikacje Office przechowują ścieżki plików jako literalne ciągi tekstowe wewnątrz dokumentów. Każda zmiana, która zmienia tekst tej ścieżki, spowoduje uszkodzenie łącza. Typowe zmiany sieciowe powodujące masowe uszkodzenia łączy obejmują:

• Migracja platformy (np. z Novell na Microsoft) — sieci Novell często używają innej składni woluminów i ścieżek. Przejście na konwencję UNC systemu Windows zmienia każdą zapisaną ścieżkę
• Adres IP zamiast nazwy ścieżki — przejście ze ścieżek opartych na adresach IP, takich jak \\192.168.1.50\Shared, na ścieżki oparte na nazwach, takie jak \\FILESERVER\Shared, unieważnia każdy dokument używający formy IP
• Zmiana nazwy domeny — jeśli składnik domeny pojawia się w w pełni kwalifikowanych ścieżkach UNC, zmiana nazwy domeny niszczy te odwołania
• Zmiana konwencji UNC — standaryzacja na krótkich nazwach zamiast FQDN lub zmiana nazw udziałów w ramach porządkowania, wszystko to powoduje uszkodzone ścieżki w istniejących dokumentach

Dlaczego wszystkie osadzone ścieżki uszkadzają się jednocześnie

W przeciwieństwie do zmiany nazwy pliku (która dotyczy tylko dokumentów odwołujących się do tego konkretnego pliku), zmiana na poziomie sieci wpływa na prefiks ścieżki każdego pojedynczego osadzonego łącza w każdym dokumencie. Dokument zawierający pięć łączy do plików w starej sieci będzie miał pięć uszkodzonych łączy w chwili zastosowania zmiany sieciowej. Nie ma możliwości odroczenia lub stopniowania tych uszkodzeń — następują natychmiast dla wszystkich dokumentów.

Typowy przykład

Firma migruje z udziału sieciowego opartego na adresie IP do nazwanego serwera. Dokumenty wcześniej odwoływały się do plików pod adresem \\192.168.1.50\Shared\Finance\Budget.xlsx. Po zmianie prawidłowa ścieżka to \\FILESERVER\Shared\Finance\Budget.xlsx. Każdy dokument używający adresu IP ma teraz uszkodzone łącze. Rozwiązaniem jest zastąpienie ciągu \\192.168.1.50\Shared ciągiem \\FILESERVER\Shared we wszystkich dokumentach.

Skala problemu

Zmiany sieciowe wpływają na cały zasób dokumentów jednocześnie. Organizacja z 10 000 dokumentami, z których każdy zawiera średnio pięć osadzonych łączy, staje wobec 50 000 uszkodzonych odwołań w dniu wejścia w życie zmiany sieciowej. Próba ręcznego naprawienia tych problemów — otwieranie każdego dokumentu i korzystanie z wbudowanego okna dialogowego Znajdź i zamień — nie jest możliwa na takiej skali, a wbudowane okno dialogowe nie dociera do wszystkich typów łączy, takich jak łącza OLE, ciągi VBA czy kody pól.

Jak ReplaceMagic to obsługuje

Zalecane podejście to najpierw przeskanowanie zasobu dokumentów w celu uzyskania pełnej inwentaryzacji wszystkich osadzonych ścieżek, a następnie konfiguracja reguł zamiany i ostatecznie wykonanie zamian w jednym zautomatyzowanym przebiegu.

ReplaceMagic obsługuje wiele par wyszukiwania/zamiany w jednym przebiegu. Jeśli zmiana sieciowa powoduje kilka różnych wariantów ścieżek — na przykład zarówno forma adresu IP, jak i stara krótka nazwa, które oba są obecne w dokumentach — wszystkie warianty można skonfigurować jako oddzielne reguły i przetworzyć jednocześnie. Oznacza to, że całą naprawę można ukończyć w jednym wykonaniu, bez konieczności przeprowadzania wielu przebiegów.

Proces naprawy po zmianie sieciowej jest następujący:

1. Uruchom skanowanie, aby zidentyfikować wszystkie dokumenty i wszystkie osadzone ścieżki
2. Przejrzyj inwentaryzację, aby zidentyfikować wszystkie prefiksy ścieżek wymagające aktualizacji
3. Skonfiguruj regułę zamiany dla każdego wariantu starej ścieżki
4. Uruchom w trybie podglądu, aby potwierdzić proponowane podstawienia
5. Wykonaj — wszystkie reguły działają w jednym przebiegu dla wszystkich dokumentów

Uruchamianie skanowania przed zmianą sieciową

Uruchomienie ReplaceMagic przed wejściem w życie zmiany sieciowej pozwala zbudować pełną konfigurację zamian z wyprzedzeniem, przetestować ją na bieżącym zasobie dokumentów i mieć ją gotową do wykonania w chwili uruchomienia nowej sieci. Minimalizuje to okno czasowe, w którym dokumenty mają uszkodzone łącza.

W przypadku jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt.

Pobierz ReplaceMagic Filmy: Jak korzystać z ReplaceMagic