Glossar zur Dokumentenmigration

Ein anklickbarer Verweis, der in einem Dokument eingebettet ist und auf eine andere Datei, eine Webseite, eine E-Mail-Adresse oder ein Lesezeichen zeigt. In Office-Dokumenten werden Hyperlinks als einfache Textzeichenfolgen gespeichert und nicht automatisch aktualisiert, wenn die Zieldatei verschoben oder umbenannt wird. Beispiel: Ein Word-Dokument mit einem Hyperlink auf \\Server\Berichte\Q1.xlsx erzeugt einen defekten Link, wenn die Datei auf einen anderen Server oder in einen anderen Ordner verschoben wird.

Eine OLE-Verknüpfung (Object Linking and Embedding) verbindet ein Objekt innerhalb eines Dokuments mit einer extern gespeicherten Quelldatei. Das Objekt (z. B. ein in ein Word-Dokument eingebettetes Excel-Diagramm) zeigt den Inhalt der Quelldatei an und kann bei Änderungen an der Quelle aktualisiert werden. Wird die Quelldatei verschoben, bricht die OLE-Verknüpfung, da der gespeicherte Pfad nicht mehr aufgelöst werden kann. OLE-Verknüpfungen sind über den standardmäßigen Office-Dialog „Suchen & Ersetzen“ nicht erreichbar und erfordern ein Spezialtool zur Massenreparatur.

In Excel ist eine Linkquelle eine externe Arbeitsmappe, auf die in einer Zellenformel verwiesen wird, z. B. ='\\Server\Freigabe\[Budget.xlsx]Tabelle1'!$B$5. In Word bezeichnet eine Linkquelle einen Feldcode (z. B. INCLUDETEXT oder INCLUDEPICTURE), der Inhalte aus einer externen Datei einbindet. Beide Formen speichern den vollständigen Pfad zur Quelldatei. Wird die Quelldatei verschoben, wird der gespeicherte Pfad ungültig, und die Zelle oder das Feld zeigt einen Fehler an.

Ein Verweis auf einen Dateipfad, der fest im VBA-Makrocode (Visual Basic for Applications) eines Office-Dokuments einprogrammiert ist. VBA-Referenzen sind für Standard-Link-Prüftools nicht sichtbar und werden von den eigenen Link-Verwaltungsfunktionen von Office nicht aktualisiert. Nach einer Servermigration oder Ordnerumstrukturierung schlägt VBA-Code, der Dateipfade am alten Speicherort konstruiert oder öffnet, lautlos oder mit einem Laufzeitfehler fehl. ReplaceMagic kann Pfadzeichenfolgen in VBA-Modulen suchen und ersetzen.

Ein UNC-Pfad (Universal Naming Convention) ist ein Standardformat zur Identifikation einer Ressource in einem Netzwerk und hat die Form \\Servername\Freigabename\Ordnerpfad\Dateiname. UNC-Pfade sind nicht von Laufwerksbuchstaben-Zuordnungen abhängig und werden in Office-Dokumenten häufig verwendet, um auf Dateien auf gemeinsam genutztem Netzwerkspeicher zu verweisen. Jede Änderung am Servernamen, Freigabenamen oder der Ordnerstruktur im Pfad bricht im UNC-Format gespeicherte Links. Beispiel: \\DATEISERVER\Firma\Finanzen\Bericht.xlsx.

Ein Pfad, der den vollständigen Speicherort einer Datei ab dem Stamm des Dateisystems angibt, einschließlich Laufwerksbuchstabe oder Servername. Beispiele: C:\Benutzer\Finanzen\Berichte\Q1.xlsx oder \\Server\Freigabe\Berichte\Q1.xlsx. Absolute Pfade sind eindeutig und nicht vom aktuellen Arbeitsverzeichnis abhängig, brechen jedoch, sobald sich ein Teil des Pfades ändert — einschließlich einer Serverumbenennung, Ordnerverschiebung oder Neuzuweisung eines Laufwerksbuchstabens.

Ein Pfad, der einen Dateispeicherort relativ zum Speicherort des Dokuments angibt, das den Link enthält. Beispiel: ..\Finanzen\Budget.xlsx bedeutet „eine Ordnerebene nach oben, dann in den Ordner Finanzen“. Relative Pfade überleben Verschiebungen, solange die relative Beziehung zwischen Quell- und Zieldokument erhalten bleibt. Ändert sich jedoch die Ordnertiefe (z. B. wenn ein Zwischenordner eingefügt wird), brechen relative Pfade, da das ..-Durchqueren nicht mehr zum richtigen Speicherort führt.

Jeder Dateipfad, der als Textzeichenfolge in einem Office-Dokument gespeichert ist, unabhängig vom Linktyp. Eingebettete Pfade umfassen Hyperlink-Ziele, OLE-Quellpfade, externe Excel-Referenzen, VBA-Zeichenfolgen und Word-Feldcodes. Der Begriff dient zur Unterscheidung von Pfaden, die im Dokumentinhalt gespeichert sind, von Pfaden, die nur im Dateisystem existieren. Massenreparatur-Tools arbeiten, indem sie eingebettete Pfadzeichenfolgen suchen und ersetzen, ohne das Dokument in Office zu öffnen.

Ein numerischer Bezeichner, den SharePoint jedem Element (Datei, Ordner oder Listeneintrag) innerhalb einer Website zuweist. Element-IDs sind innerhalb einer Liste oder Bibliothek eindeutig, lassen sich jedoch nicht zwischen Websitesammlungen oder Mandanten übertragen. Wenn Office-Dokumente in SharePoint gespeichert werden, können einige Linktypen (insbesondere dokumentenübergreifende Links, die über Office erstellt wurden) die Element-ID anstelle des URL-Pfads speichern. Bei Mandanten-zu-Mandanten-Migrationen werden Element-IDs neu vergeben, und alle ID-basierten Links brechen und können nicht durch einfache Pfadersetzung repariert werden.

Ein Hyperlink oder Verweis, der zur Identifikation des Ziels eine SharePoint-Element-ID oder GUID anstelle einer URL oder eines Dateipfads verwendet. ID-basierte Links sind gegen Dateiumbenennung und -verschiebung innerhalb derselben SharePoint-Umgebung resilient, da SharePoint die ID beim Zugriff zur aktuellen URL auflöst. Bei Migrationen in einen anderen Mandanten oder eine andere Websitesammlung, wo eine neue ID vergeben wird, überleben sie jedoch nicht. Das Konvertieren von ID-basierten Links in absolute URL-Links (basierend auf benutzerdefinierten Such-/Ersetzen-Kombinationen) vor der Migration ist der empfohlene Ansatz für Mandanten-zu-Mandanten-Szenarien.

Eine SharePoint-Migration, bei der Inhalte von einem Microsoft 365-Mandanten in einen anderen verschoben werden — typischerweise im Rahmen einer Unternehmensübernahme, Fusion oder Ausgliederung. Mandanten-zu-Mandanten-Migrationen sind komplex, da der Zielmandant eine andere Domäne, andere Website-URLs hat und alle internen SharePoint-IDs neu vergibt. Jeder eingebettete Link in jedem Dokument, der auf die Quellmandanten-URL zeigte, ist nach der Migration defekt. Linkanalyse vor der Migration und Massenersetzung nach der Migration sind unerlässliche Schritte.

Ein Mechanismus von SharePoint Online, der die Rate begrenzt, mit der eine einzelne Anwendung oder ein Benutzer innerhalb eines bestimmten Zeitfensters API-Anfragen stellen kann. Wenn ein Massenverarbeitungs-Tool zu viele Anfragen in kurzer Zeit sendet, gibt SharePoint HTTP-429-Antworten („Too Many Requests“) zurück. Für SharePoint ausgelegte Tools müssen eine Wiederholungslogik mit exponentiellem Rückzug implementieren, um Drosselung ohne Fehler zu behandeln. Die SharePoint-Editionen von ReplaceMagic behandeln Drosselung automatisch, um eine zuverlässige Massenverarbeitung großer Dokumentbibliotheken sicherzustellen.

Ein Dokumentenverwaltungsmechanismus in SharePoint, der eine Datei zur Bearbeitung durch einen bestimmten Benutzer sperrt. Ein ausgechecktes Dokument kann von anderen Benutzern oder automatisierten Tools nicht geändert werden, bis es wieder eingecheckt wird. Beim Ausführen von Massen-Link-Reparaturen in einer SharePoint-Bibliothek wird jedes von einem Benutzer ausgecheckte Dokument übersprungen oder erfordert, dass der Benutzer es zuerst wieder eincheckt. Das Verwalten des Auscheckstatus ist eine betriebliche Anforderung bei Massenreparaturprojekten in SharePoint.

Eine SharePoint-Funktion, die verlangt, dass geänderte Dokumente überprüft und genehmigt werden, bevor die Änderungen für alle Benutzer sichtbar werden. Wenn die Inhaltsgenehmigung für eine Bibliothek aktiviert ist, erstellt ein Massenreparatur-Tool, das Dokumente ändert, für jede geänderte Datei ausstehende Genehmigungselemente. Dies kann sich auf Migrationszeitpläne auswirken, wenn Genehmigungsworkflows abgeschlossen werden müssen, bevor die reparierten Dokumente zugänglich sind. Einstellungen zur Inhaltsgenehmigung sollten vor der Ausführung von Massen-Link-Reparaturen in SharePoint-Bibliotheken überprüft werden.

Ein Container in SharePoint zum Speichern und Verwalten von Dokumenten. Jede Dokumentbibliothek ist einer SharePoint-Website zugeordnet und verfügt über eine eigene URL, Berechtigungen, Versionierungseinstellungen und Metadatenspalten. Dokumentbibliotheken sind das SharePoint-Äquivalent eines Dateiserver-Ordners, und ihre URLs bilden die Grundlage für absolute Pfadreferenzen auf in SharePoint gespeicherte Dateien. Bei Migrationen ändert sich die Bibliotheks-URL in der Regel, wodurch alle eingebetteten Pfade, die auf die alte URL verwiesen, defekt werden.

Ein Ordner auf einem Windows-Dateiserver, der über das UNC-Protokoll für Netzwerkbenutzer zugänglich gemacht wurde. Netzwerkfreigaben werden durch einen Freigabenamen unterhalb des Servernamens identifiziert, z. B. \\DATEISERVER\Finanzen. Servername und Freigabename bilden zusammen den Stamm jedes UNC-Pfads, der auf Dateien in dieser Freigabe verweist. Das Umbenennen des Servers oder der Freigabe oder das Entfernen im Rahmen einer Migration zu SharePoint oder Cloud-Speicher bricht alle Dokumente, die UNC-Pfade enthalten, die an dieser Freigabe verwurzelt sind.

Ein dediziertes Speichergerät, das über ein Netzwerk verbunden ist und Clients über standardmäßige Netzwerk-Dateifreigabeprotokolle (typischerweise SMB/CIFS in Windows-Netzwerken) Datei-level-Datenspeicherung bereitstellt. NAS-Geräte erscheinen Office-Anwendungen als Netzwerkserver und werden über UNC-Pfade aufgerufen. Wenn ein NAS-Gerät ersetzt wird, ändern sich sein Hostname oder seine IP-Adresse, was alle eingebetteten Pfade bricht, die auf das alte Gerät verwiesen. Beispiel: Das Ersetzen von \\NAS-ALT\Daten\ durch \\NAS-NEU\Daten\ erfordert eine Massen-Link-Reparatur aller Dokumente.

Ein Hochgeschwindigkeitsnetzwerk, das dediziert für Speicher ist und Server mit Speichergeräten auf Blockebene verbindet. Im Gegensatz zu einem NAS präsentiert ein SAN Speicher als rohe Blockgeräte und nicht als Dateien — das Dateisystem wird vom Server verwaltet. Dokumente, die auf einem SAN gespeichert sind, werden über den Server aufgerufen, der das Dateisystem hostet, nicht direkt über das SAN. Wenn ein SAN aufgerüstet oder migriert wird, hängt die Auswirkung auf Dokumentlinks davon ab, ob sich die Servernamen und Volume-Pfade, die den Benutzern präsentiert werden, dadurch ändern.

Ein eingebetteter Pfad oder Verweis in einem Dokument, der nicht mehr zu einer zugänglichen Datei oder Ressource aufgelöst werden kann. Ein defekter Link kann entstehen, wenn die Zieldatei verschoben, umbenannt oder gelöscht wurde oder wenn sich der Speicherort oder die Netzwerkinfrastruktur so geändert hat, dass der gespeicherte Pfad nicht mehr auf einen gültigen Ort zeigt. Defekte Links erzeugen Fehlermeldungen, wenn Benutzer versuchen, ihnen zu folgen, und können Datenaktualisierungen, OLE-Objektaktualisierungen oder die Makroausführung verhindern. Das Identifizieren und Reparieren defekter Links ist die primäre Funktion von ReplaceMagic.

Der Prozess der Überprüfung, ob jeder eingebettete Pfad in einem Dokument tatsächlich zu einer zugänglichen Datei oder Ressource aufgelöst werden kann. Link-Validierung unterscheidet sich von Link-Reparatur: Die Validierung identifiziert, welche Links defekt sind, während die Reparatur sie behebt. Die Validierung vor einer Migration erstellt eine Baseline; die Validierung danach bestätigt, dass alle zuvor gültigen Links noch aufgelöst werden. ReplaceMagic führt Link-Validierung als Teil seines Dokumenten-Scan-Prozesses durch und meldet gültige, defekte und nicht erreichbare Links separat.

Der Prozess des Findens einer bestimmten Textzeichenfolge in einem Dokument und deren Ersetzen durch eine andere Zeichenfolge. Im Kontext der Massen-Link-Reparatur wird Suchen und Ersetzen gleichzeitig auf alle eingebetteten Pfade in allen Dokumenten eines Ordnerbaums angewendet, wobei die alte Pfadkomponente (z. B. alter Servername) durch die neue ersetzt wird. ReplaceMagic erweitert das Standard-Suchen-und-Ersetzen, indem es Linktypen erreicht, die der in Office integrierte Dialog nicht aufrufen kann — einschließlich OLE-Links, VBA-Zeichenfolgen, Kopf- und Fußzeilen sowie Feldcodes.

Die automatisierte Verarbeitung einer großen Anzahl von Dokumenten in einem einzigen Vorgang, ohne dass jedes Dokument manuell geöffnet werden muss. Massenverarbeitungs-Tools arbeiten direkt am Dokumentdateiformat, extrahieren und ändern Inhalte ohne den Start der Office-Anwendung. Dadurch können Tausende von Dokumenten in einem Bruchteil der für manuelle Verarbeitung erforderlichen Zeit gescannt oder repariert werden, und das Risiko menschlicher Fehler durch repetitive manuelle Arbeit wird eliminiert.

Ein Betriebsmodus in ReplaceMagic, der anzeigt, welche Änderungen an jedem Dokument vorgenommen würden, ohne tatsächlich Änderungen auf den Datenträger zu schreiben. Der Vorschaumodus ermöglicht es, die vorgeschlagenen Substitutionen zu überprüfen — welche Dokumente betroffen sein werden, welche Zeichenfolgen ersetzt werden und womit sie ersetzt werden — bevor der Vorgang durchgeführt wird. Das Ausführen im Vorschaumodus vor einer Massenersetzung wird dringend empfohlen, insbesondere bei großen Dokumentbeständen, wo eine falsche Regel weitreichende fehlerhafte Änderungen verursachen könnte.

Eine Microsoft 365-Authentifizierungsmethode, die einer Anwendung ermöglicht, auf SharePoint-Ressourcen mit ihrer eigenen Identität (Anmeldeinformationen der Anwendung) zuzugreifen, statt im Namen eines bestimmten Benutzers. Die Nur-App-Authentifizierung wird für Hintergrundverarbeitungsszenarien wie die Massen-Link-Reparatur verwendet, bei denen eine interaktive Benutzeranmeldung nicht praktikabel ist. Sie erfordert eine Azure AD-App-Registrierung mit entsprechenden SharePoint-Berechtigungen, die von einem Mandantenadministrator gewährt werden. Die SharePoint-Editionen von ReplaceMagic unterstützen die Nur-App-Authentifizierung für unbeaufsichtigte Massenvorgänge.

Ein Sicherheitsmechanismus, der Benutzer dazu verpflichtet, ihre Identität durch zwei oder mehr Faktoren zu bestätigen (typischerweise ein Passwort plus ein Einmalcode aus einer Authentifizierungs-App oder per SMS). MFA ist in Microsoft 365-Mandanten zunehmend Pflicht. Für Massenverarbeitungs-Tools, die im Namen eines Benutzerkontos auf SharePoint zugreifen, kann MFA unbeaufsichtigte Vorgänge unterbrechen. Der empfohlene Ansatz für SharePoint-Massenvorgänge in MFA-aktivierten Mandanten ist die Verwendung der Nur-App-Authentifizierung mit einer registrierten Anwendung, die interaktive MFA-Aufforderungen umgeht.