SmartMapper verwenden — Link-Reparaturmuster automatisch generieren

Bei der herkömmlichen Link-Reparatur müssen Sie die Such- und Ersetzungszeichenketten selbst angeben. SmartMapper kehrt diesen Arbeitsablauf um: Sie definieren einfache Quelle → Ziel-Mapping-Regeln, und SmartMapper ermittelt automatisch alle Suchen-/Ersetzen-Muster — er löst relative Links, ID-basierte SharePoint DocIDs, PowerQuery-Pfade und Verbindungszeichenketten auf — und meldet Genauigkeit und Abdeckung, bevor ein einziges Dokument verändert wird.

Wann sollten Sie SmartMapper verwenden? Bei jeder Migration, bei der Sie nicht alle Suchen-/Ersetzen-Paare manuell aufzählen können — SharePoint-Tenant-zu-Tenant-Verschiebungen, große Dateiserver-zu-Cloud-Migrationen, Umgebungen mit ID-basierten oder relativen Links sowie bei Projekten, für die Sie einen Freigabe-Bericht vor dem Go-live benötigen. Für einfache Serverumbenennungen, bei denen Sie den alten und neuen Pfad bereits kennen, genügt das Standard-ReplaceMagic-Verfahren.

Der SmartMapper-Arbeitsablauf im Überblick

Sieben-Schritte-Pipeline

Scannen

Link-Datenbank aus Dokumenten oder SharePoint befüllen

→

DB wählen

SQL Server, SQLite oder MySQL

→

Mapping-Regeln

Quelle → Ziel-Paare

→

Generieren

Muster automatisch generieren & gewichten

→

Prüfen

Akzeptieren / ändern / ablehnen

→

Anwenden

Ersetzungs-Engine auf echte Dokumente anwenden

→

Verifizieren

Erneut scannen und Bericht exportieren

Schritt 1 Dokumente scannen

Bevor SmartMapper Muster generieren kann, benötigt es eine befüllte Link-Datenbank. Verwenden Sie die Standardfunktion Dokumente scannen, um Ihren Quellspeicher zu durchsuchen — einen lokalen oder Netzwerkordner, ein zugeordnetes Laufwerk oder eine nativ verbundene SharePoint-Bibliothek.

Bei Dateiserver- oder Netzwerkfreigabe-Quellen verweisen Sie ReplaceMagic auf den Stammordner und führen einen vollständigen Scan durch. Alle gefundenen Hyperlinks, OLE-Links, Linkquellen, PowerQuery-Befehle und Verbindungszeichenketten werden in die Datenbank geschrieben.
Bei SharePoint-Quellen (einschließlich Tenant-zu-Tenant-Projekten) verbinden Sie sich über die native SharePoint-Integration. Es ist entscheidend, den Quell-Tenant zu scannen, solange er noch aktiv ist — SmartMapper löst ID-basierte Links gegen den Dokumentenindex auf, und diese IDs sind nicht mehr auflösbar, sobald die Quelle offline geht.
Wählen Sie alle relevanten Dokumentbereiche in den Scan-Einstellungen aus: Hyperlinks, OLE-Links, Linkquellen, Power Queries, Verbindungen, VBA. Jeder nicht gescannte Bereich ist für SmartMapper unsichtbar.

Weitere Informationen finden Sie unter Dokumente scannen und in der SharePoint-Native-Support-Anleitung.

Schritt 2 Datenbank-Backend auswählen

SmartMapper speichert alle gescannten Links, Mapping-Regeln, generierten Muster und Validierungsergebnisse in einer relationalen Datenbank. Drei Backends werden unterstützt — identisches Schema, identische Ergebnisse:

SQL Server

Am besten für geteilte, unternehmensweit verwaltete Projekte geeignet. SQL Server Express genügt für die meisten Migrationen. Verwenden Sie dieses Backend, wenn mehrere Teammitglieder auf dieselbe Musterdatenbank zugreifen müssen.

SQLite

Am besten für Einzelgeräte- oder Partnerprojekte geeignet. Eine Datei, keine Installation, keine Lizenzkosten. Ideal für laptop-basierte Migrationen.

MySQL

Open-Source-Alternative zu SQL Server für Umgebungen mit vorhandener MySQL-Infrastruktur. Dasselbe Schema wie die beiden anderen Backends.

Konfigurieren Sie das Backend unter Konfiguration → SmartMapper-Tab → Datenbank-Backend. Sie können das Backend zwischen den Läufen wechseln; das Schema ist identisch, sodass eine Datenmigration unkompliziert ist.

Schritt 3 Quell-zu-Ziel-Mapping-Regeln definieren

Mapping-Regeln sind die einzige Eingabe, die SmartMapper von Ihnen benötigt. Jede Regel ist ein einzelnes Quelle → Ziel-Paar:

Beispiel-Mapping-Regeln für eine Migration von Dateifreigabe zu SharePoint Online

Quelle (alter Pfad)	→	Ziel (neuer Pfad)
\\ServerABC\Finance	→	https://company.sharepoint.com/sites/financenew
\\ServerABC\HR	→	https://company.sharepoint.com/sites/hr
\\OldNAS\Shared\Projects	→	https://company.sharepoint.com/sites/projects

Tipps für effektive Mapping-Regeln:

Mappen Sie auf der höchsten sinnvollen Ebene — mappen Sie \\Server\Finance statt jeden einzelnen Unterordner. SmartMapper fasst Unterordner-Muster automatisch zusammen.
Listen Sie Regeln vom Spezifischsten zum Allgemeinsten.
Fügen Sie bei Tenant-zu-Tenant-Migrationen eine Regel für die alte Tenant-Basis-URL und eine für die interne ID-Resolver-URL des alten Tenants hinzu. SmartMapper löst jeden ID-basierten Link in einen absoluten Pfad auf — unter Verwendung des Quelldokumenten-Index, bevor der Quell-Tenant stillgelegt wird.
Regeln können manuell im SmartMapper-Raster eingegeben oder aus einer CSV-Datei importiert werden (standardmäßig durch Pipe | getrennt).

Schritt 4 SmartMapper-Mustergenerierung ausführen

Klicken Sie im SmartMapper-Tab auf Muster generieren. Für jeden Link in der Datenbank führt SmartMapper folgende Schritte durch:

Linktyp erkennen — Absolut, Relativ, SharePointDocID, OneDriveID, PowerQuery, ConnectionString, OneNote, SharePoint-spezifisch.
Löst jeden Link in einen absoluten Pfad auf — unabhängig von seiner Form: relativ, ID-basiert oder eingebettet in PowerQuery-Befehle (File.Contents, Folder.Files, Web.Contents) oder Verbindungszeichenfolgen (Provider=, DSN=, Data Source=, OPENROWSET).
Ihre Mapping-Regel anwenden, um den neuen Zielpfad (NewLink) zu erzeugen.
Erzeugt Muster im kleinsten ausreichenden Umfang — so erzeugt eine weit gefasste Regel \\Server\Finance nicht Tausende überflüssiger Unterordner-Muster.
Deduplizieren und optimieren automatisch — identische Muster aus verschiedenen Links werden zu einem einzigen Eintrag zusammengefasst.
Konflikte kennzeichnen, wenn derselbe SearchString auf zwei verschiedene ReplaceStrings verweist. Diese werden als Konflikt markiert und müssen von einem Menschen gelöst werden, bevor sie angewendet werden können.

Warum relative Links nicht von Hand repariert werden können

Eine Arbeitsmappe unter \\ServerABC\Finance\Reports\Q2.xlsx enthält den Link ..\Sub1\file.xlsx. Derselbe Text steht in Hunderten weiterer Dokumente und verweist in jedem auf etwas anderes, denn ein relativer Link hat nur in Bezug auf das Dokument Bedeutung, das ihn enthält.

Kein einzelnes Suchen-und-Ersetzen-Paar kann das lösen. SmartMapper ermittelt, worauf jedes Vorkommen tatsächlich verweist, wendet Ihre Regel an und erzeugt das Muster. Sie geben eine Zeile vor:

\\ServerABC\Finance → https://company.sharepoint.com/sites/financenew

Schritt 5 Generierte Muster prüfen

Das Musterraster zeigt jede automatisch generierte Suchen-/Ersetzen-Kombination mit ihrem Status und den Validierungsmetriken. Prüfen Sie jedes Muster, bevor ein Dokument verändert wird:

Musterstatus

Generiert	Von SmartMapper erstellt, noch nicht geprüft
Akzeptiert	Genehmigt — wird gegen Dokumente ausgeführt
Abgelehnt	Explizit ausgeschlossen — wird nicht ausgeführt
Geändert	Sie haben SearchString oder ReplaceString bearbeitet — wird mit Ihrer Version ausgeführt
Konflikt	Derselbe SearchString verweist auf verschiedene ReplaceStrings — muss aufgelöst werden, bevor er akzeptiert werden kann

Genauigkeit und Abdeckung

Jedes Muster zeigt eine korrekt-Anzahl (Links, die dieses Muster korrekt reparieren würde), eine fehlerhaft-Anzahl (Links, die dieses Muster beschädigen würde) und einen Genauigkeitsprozentsatz. Das Ausführungsprotokoll bezeichnet dies als Confidence (fix accuracy).

Ein Muster mit 100 % Genauigkeit und null fehlerhaft-Links kann sofort akzeptiert werden. Muster mit fehlerhaft-Einträgen sollten geprüft werden — sie könnten auf eine überlappende Mapping-Regel oder ein mehrdeutiges Pfadsegment hinweisen.

Auf Laufebene meldet SmartMapper zwei unabhängige Kennzahlen, und Sie benötigen beide:

Genauigkeit — von den Links, die Ihre akzeptierten Muster ändern, welcher Anteil korrekt geändert wird.
Abdeckung — von allen relevanten Links der Anteil, der korrekt repariert wird.

Sie messen Unterschiedliches und entwickeln sich unabhängig voneinander. Ein Lauf kann 100 % genau sein und trotzdem nur 82 % der relevanten Links abdecken — jede vorgenommene Änderung war richtig, aber fast ein Fünftel der Arbeit wurde nie angefasst. Ein einzelner Mischwert verbirgt genau diese Lücke; deshalb werden beide getrennt ausgewiesen.

Eine optionale Gesamtkennzahl steht für die Stakeholder-Berichterstattung zur Verfügung. Veröffentlichen Sie sie zusätzlich zu den Werten für Genauigkeit und Abdeckung, niemals an deren Stelle.

Konflikte müssen manuell aufgelöst werden. Ein Konflikt bedeutet, dass zwei verschiedene Links zum selben SearchString aufgelöst wurden, aber mit unterschiedlichen ReplaceStrings — SmartMapper kann nicht entscheiden, welcher korrekt ist. Öffnen Sie die Konfliktgruppe, prüfen Sie die Quelldokumente, wählen Sie den richtigen ReplaceString und klicken Sie auf Lösen, oder lehnen Sie das Muster vollständig ab, wenn die Links nicht geändert werden sollen.

Schritt 6 Akzeptierte Muster auf Dokumente anwenden

Sobald Sie mit den geprüften Mustern zufrieden sind, führen Sie die Ersetzungs-Engine aus. Nur Muster mit dem Status Akzeptiert oder Geändert werden angewendet — Muster mit Status Generiert, Abgelehnt und nicht aufgelöste Konflikte werden übersprungen.

Dokumente werden parallel verarbeitet (konfigurierbare Thread-Anzahl), ohne von Word, Excel oder einer anderen Anwendung geöffnet zu werden.
Ist der Vorschaumodus aktiviert, meldet ReplaceMagic jede Änderung, die es vornehmen würde, ohne etwas auf den Datenträger zu schreiben — verwenden Sie diesen Modus, um die Ausgabe vor der endgültigen Ausführung zu prüfen.
Aktivieren Sie die automatische Sicherung, um vor der Veränderung eine Kopie jedes Dokuments zu speichern.
Aktivieren Sie für SharePoint-Ziele die Option Letztes Änderungsdatum und Änderungsperson beibehalten (erfordert Website-Administrator-Rechte), um Metadaten nach Änderungen zu erhalten.

Ausführliche Einstellungen der Ersetzungs-Engine finden Sie unter Defekte Links reparieren.

Schritt 7 Ergebnisse prüfen und exportieren

Nach Abschluss des Ersetzungslaufs:

Erneut scannen Sie denselben Speicher, um zu bestätigen, dass alle zuvor defekten Links jetzt aufgelöst werden. Das neue Scan-Ergebnis kann mit dem Ausgangswert verglichen werden, um genau zu zeigen, welche Links ihren Status geändert haben.
Prüfen Sie den Tab „Zusätzliche Informationen“ auf Dokumente, die übersprungen wurden (Größenlimit, Timeout, SharePoint-Drosselung). Übersprungene Dateien können durch Klicken auf Übersprungene Dateien importieren erneut verarbeitet werden.
Exportieren Sie die Ergebnisse in CSV, Excel oder die SmartMapper-Datenbank. Der Export enthält den ursprünglichen Link, den neuen Link, das angewendete Muster, den Dokumentpfad und den Änderungszeitstempel — ein vollständiger Prüfpfad für Compliance- oder Stakeholder-Berichte.
Exportieren Sie den laufübergreifenden Bericht aus dem SmartMapper-Tab als Freigabedokument, das die Gesamtzahl gescannter Links, angewendeter Muster, korrekt-/fehlerhaft-Anzahlen sowie Genauigkeit und Abdeckung als zwei getrennte Werte zeigt.

Exportformatoptionen finden Sie unter Ergebnisse exportieren.

Sonderfall: SharePoint DocID-Links und Tenant-zu-Tenant-Migrationen

SharePoint-ID-basierte Links (DocID, OrganizationalViewLink, DirectLink) sind der schwierigste Link-Typ für herkömmliche Werkzeuge, da die ID nur innerhalb des ursprünglichen Tenants aussagekräftig ist. Sobald der Quell-Tenant stillgelegt wird, sind diese IDs dauerhaft verloren.

SmartMapper löst dieses Problem durch Scannen während die Quelle noch aktiv ist:

Verbinden Sie sich mit dem Quell-Tenant von SharePoint und führen Sie einen vollständigen Scan durch, solange dieser noch aktiv ist.
Definieren Sie Ihre Tenant-zu-Tenant-Mapping-Regel (alte Tenant-Basis-URL → neue Tenant-Basis-URL).
Führen Sie die Mustergenerierung aus.
Das generierte Muster ersetzt die alte ID-basierte URL durch die neue absolute URL — eine Reparatur, die auch nach dem Offline-gehen des Quell-Tenants funktioniert.

Wichtiger Hinweis: Führen Sie den SmartMapper-Scan auf dem Quell-Tenant vor dem Migrations-Cutover durch. Sobald die Quelle offline geht, ist die DocID-Auflösung nicht mehr möglich.

Die vollständige Tenant-zu-Tenant-Migrationsan leitung finden Sie unter SharePoint Online Tenant-zu-Tenant-Migration: Defekte Links reparieren.

Arbeiten mit PowerQuery, ConnectionStrings und OLE-Links

Viele große Excel-Umgebungen enthalten Links, die nicht als Standard-Hyperlinks sichtbar sind — sie sind in PowerQuery-M-Code, OLEDB-Verbindungszeichenketten oder Pivot-Cache-Definitionen eingebettet. SmartMapper extrahiert diese automatisch:

PowerQuery: SmartMapper verarbeitet Pfade in PowerQuery-M-Befehlen, darunter File.Contents, Folder.Files, Web.Contents und SharePoint.Files. Wenn eine Migration lokale Dateien nach SharePoint verschiebt, genügt eine reine Pfadänderung nicht — die Abfrage selbst muss mit dem Cloud-Speicher funktionieren, und auch das erledigt SmartMapper.
ConnectionStrings: Pfade innerhalb von Provider=-, DSN=-, Data Source=-, OPENROWSET-, OPENDATASOURCE- und BULK INSERT-Anweisungen werden extrahiert, aufgelöst und über dieselbe Pipeline wie reguläre Links gemappt.
OLE-Links und Linkquellen: Excel-Arbeitsmappen, die auf externe Datenquellen verweisen (eine andere Arbeitsmappe, eine Datenbankdatei), werden über den Linkquellen-Bereich aktualisiert.

Stellen Sie sicher, dass die Bereiche Power Queries, Verbindungen und Linkquellen in den Scan-Einstellungen ausgewählt sind, damit diese in die SmartMapper-Datenbank aufgenommen werden.

Tipps und Best Practices

Verwenden Sie SQLite für Prototypen. Führen Sie Ihren ersten SmartMapper-Durchlauf mit einem SQLite-Backend durch — keine Servereinrichtung, sofortiger Start. Überprüfen Sie die Musterqualität, bevor Sie für ein großes Teamprojekt auf SQL Server umsteigen.
Verwenden Sie RunIDs für Migrationen in mehreren Wellen. Jeder SmartMapper-Lauf ist durch eine RunID abgegrenzt. Weisen Sie jeder Migrationswelle eine andere RunID zu, damit Ergebnisse verschiedener Wellen in derselben Datenbank koexistieren, ohne sich gegenseitig zu beeinflussen.
Lösen Sie Konflikte vor dem Go-live. Nicht aufgelöste Konfliktmuster werden vom Ersetzungslauf ausgeschlossen. Prüfen Sie die Konfliktgruppenliste nach jedem Generierungsdurchlauf und lösen oder lehnen Sie jeden Konflikt explizit ab.
Spezifischste Mapping-Regel zuerst angeben. Wenn \\Server\Finance\Archive anders gemappt werden soll als \\Server\Finance, fügen Sie die Archive-Regel über der Finance-Regel im Mapping-Raster ein. SmartMapper wendet die längste Übereinstimmung zuerst an.
Vorschau vor dem Anwenden. Führen Sie stets zuerst den Vorschaumodus auf einer repräsentativen Teilmenge von Dokumenten aus, um die Musterausgabe zu validieren, bevor Sie die gesamte Dokumentenbibliothek verarbeiten.
Für den Replacements-Preparation-Service: Falls Ihr Projekt zu groß oder komplex ist, um SmartMapper intern auszuführen, kann das ReplaceMagic-Team alle Mapping-Regeln und Muster in Ihrem Auftrag vorbereiten. Siehe Replacements Preparation Package.