Bekannte SharePoint-Einschränkungen bei der Verwendung von ReplaceMagic

ReplaceMagic ist darauf ausgelegt, die gesamte Komplexität der SharePoint-Dokumentverarbeitung zu bewältigen. Wie jedes Werkzeug, das innerhalb einer Plattform eines anderen Anbieters betrieben wird, unterliegt es jedoch bestimmten Einschränkungen. Die auf dieser Seite dokumentierten Grenzen werden entweder von SharePoint selbst, vom Windows-Betriebssystem oder von den Office-Dateiformatspezifikationen auferlegt. Das Verständnis dieser Grenzen vor Beginn eines großen Migrationsprojekts hilft Ihnen, effektiv zu planen und Überraschungen zu vermeiden.

Gruppe 1: Datei- und Pfadeinschränkungen

• Sonderzeichen in Dateinamen — Dateien, deren Namen eines der folgenden Zeichen enthalten, können ihre freigegebenen Link-Token oder Organisationslinks nicht über die SharePoint-API abgerufen werden: ~ # % & * { } \ : <> ? / + | ". Diese Dateien werden weiterhin heruntergeladen, auf fehlerhafte Links in ihrem Inhalt verarbeitet und wieder hochgeladen — aber freigegebene Link-URLs, die die Datei per Token referenzieren, können nicht repariert werden. Dies ist eine Einschränkung der SharePoint REST-API und nicht von ReplaceMagic.
• Windows-Pfadlängenlimit (260 Zeichen) — Wenn ReplaceMagic Dateien von SharePoint zur Verarbeitung in einen temporären lokalen Pfad herunterlädt, darf die kombinierte Länge des temporären Ordnerpfads und des Dateinamens 260 Zeichen nicht überschreiten. In den ReplaceMagic-Verarbeitungseinstellungen ist eine Lösung verfügbar: Aktivieren Sie die Unterstützung langer Pfade oder kürzen Sie den temporären Ordnerpfad auf ein Verzeichnis auf Stammebene wie C:\Temp.
• Pfadlänge der Excel-Linkquelle — Excel erzwingt maximale Pfadlängen für externe Linkquellen. In älteren Excel-Formaten (.xls) beträgt die maximale Pfadlänge für eine Linkquelle 253 Zeichen. In neueren Formaten (.xlsx, .xlsm) liegt das Limit bei 2.000 Zeichen. Wenn eine Ersetzung eine URL oder einen Dateipfad erzeugen würde, der diese Limits überschreitet, überspringt ReplaceMagic den betreffenden Link und protokolliert ihn im Ergebnisbericht. Das Dokument selbst wird weiterhin verarbeitet; nur der zu lange Link wird übersprungen.

Gruppe 2: SharePoint-Plattformeinschränkungen

• SharePoint-Listenansichtsschwellenwert (5.000 Elemente) — SharePoint Online und lokale Installationen erzwingen beide ein Maximum von 5.000 Elementen pro Listenabfrage. ReplaceMagic verwendet ein Standard-Abfragenzeilenlimit von 4.900, um sicher unterhalb dieses Schwellenwerts zu bleiben. Wenn Sie diesen Wert im SharePoint-Konfigurationsreiter verringern, werden Abfragen kleiner und sicherer, aber die Auflistung großer Bibliotheken dauert länger.
• Maximale Dokument-ID (30.000.000) — Beim Auflösen ID-basierter SharePoint-Links durchläuft ReplaceMagic Dokument-IDs bis zur konfigurierten Höchstgrenze. Der Standardwert von 30.000.000 entspricht dem praktischen Obergrenzwert von SharePoint. Wenn Ihr Mandant Dokumente mit IDs über diesem Wert hat (ungewöhnlich, aber in sehr großen, langlebigen Mandanten möglich), erhöhen Sie die Einstellung für die maximale Dokument-ID in der Konfiguration.
• SharePoint-Drosselung (HTTP 429 / 503) — SharePoint Online erzwingt eine Ratenbegrenzung für API-Anfragen. ReplaceMagic erkennt Drosselungsantworten und versucht automatisch einen erneuten Versuch, aber eine anhaltend hochparallelisierte Verarbeitung führt dennoch zu Drosselungsverzögerungen. Die empfohlene Thread-Anzahl für SharePoint Online ist 3–5. Die Verwendung von mehr Threads erhöht den Durchsatz in SharePoint Online nicht proportional, da die Drosselung die Gewinne zunehmend ausgleicht.
• Anforderung moderner Authentifizierung — Mandantenadministratoren können ältere Authentifizierungsprotokolle in Microsoft 365 deaktivieren, was bedeutet, dass Benutzername/Passwort- und App-Passwort-Anmeldemethoden möglicherweise nicht funktionieren. Verwenden Sie in diesem Fall die App-Only-Authentifizierung mit einer Azure AD-Anwendungsregistrierung. Die App-Only-Authentifizierung unterliegt nicht den Einschränkungen der Legacy-Authentifizierung.

Gruppe 3: Metadaten und Versionierung

• Die Beibehaltung von Änderungsdatum und Autor erfordert Website-Administratorrechte — ReplaceMagic verwendet einen privilegierten SharePoint-API-Aufruf, um den ursprünglichen Bearbeiter und den Änderungszeitstempel wiederherzustellen. Dieser Aufruf steht nur Konten mit Website-Administrator-Rechten (Websitesammlungsadministrator) zur Verfügung. Mitwirkungs- oder Mitgliedsberechtigungen sind nicht ausreichend. Wenn das Verarbeitungskonto nur über Mitwirkungsrechte verfügt, wird im Feld „Geändert von“ das Verarbeitungskonto angezeigt und das Änderungsdatum wird auf den Zeitpunkt der Verarbeitung gesetzt.
• Dokument-Backup ist im nativen SharePoint-Modus nicht verfügbar — Die integrierte Datei-Backup-Funktion von ReplaceMagic (die Originale vor der Änderung in einen Backup-Ordner kopiert) funktioniert nicht, wenn Dokumente nativ über die SharePoint-API verarbeitet werden. Verwenden Sie den integrierten SharePoint-Versionsverlauf als Sicherheitsnetz. Stellen Sie sicher, dass die Versionierung in der Zielbibliothek aktiviert ist, bevor Sie einen Verarbeitungsauftrag starten.
• Die Beibehaltung des Inhaltsgenehmigungsstatus erfordert entsprechende Rechte — Die Wiederherstellung des Inhaltsgenehmigungsstatus eines Dokuments nach der Verarbeitung erfordert, dass das Verarbeitungskonto über die Berechtigung verfügt, Elemente in der Bibliothek zu genehmigen und abzulehnen. Ohne Genehmigungsrechte schließt ReplaceMagic die Inhaltsdatenänderung ab, kann den Genehmigungsstatus jedoch nicht wiederherstellen.

Gruppe 4: Konnektivität

• Lokaler Netzwerkzugriff erforderlich — Für lokale SharePoint-Installationen muss ReplaceMagic auf einem Computer installiert sein, der den SharePoint-Server über das Netzwerk erreichen kann. Der Computer muss in der Lage sein, den Hostnamen des SharePoint-Servers über DNS aufzulösen und ihn über den entsprechenden HTTP- oder HTTPS-Port zu verbinden. Auf dem SharePoint-Server selbst werden keine Komponenten installiert, aber die Netzwerksichtbarkeit ist zwingend erforderlich.
• Unternehmens-Proxys und Firewalls — Wenn Ihre Organisation den ausgehenden HTTPS-Datenverkehr über einen Unternehmens-Proxy oder eine Firewall leitet, können Verbindungen von ReplaceMagic zu SharePoint Online blockiert werden oder eine Proxy-Authentifizierung erfordern. Konfigurieren Sie die Proxy-Einstellungen im ReplaceMagic-Verarbeitungseinstellungsbereich. Wenn auf dem Proxy SSL-Inspektion aktiviert ist, erscheinen die SharePoint Online-Zertifikate möglicherweise als ungültig — koordinieren Sie mit Ihrem Netzwerkteam, um die notwendigen Ausnahmen hinzuzufügen.

Diese Einschränkungen sind dokumentiert, um Ihnen zu helfen, Ihr Migrationsprojekt präzise zu planen. Wenn Sie auf ein spezifisches Szenario stoßen, das hier nicht beschrieben wird, kontaktieren Sie uns bitte unter support@replacemagic.com und wir beraten Sie gerne.