So konfigurieren Sie SharePoint Check-In und Check-Out in ReplaceMagic

SharePoint Check-In/Check-Out Konfiguration

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Wenn ReplaceMagic Dokumente ändert, die auf SharePoint gespeichert sind, kann es den Dokument-Check-out (Sperren des Dokuments vor Änderungen) und den Check-in (Freigabe nach Änderungen, Erstellen einer neuen Version) automatisch verwalten. Dies verhindert Konflikte mit Benutzern, die dieselben Dokumente gleichzeitig bearbeiten.

Je nach SharePoint-Konfiguration kann es erforderlich sein, dass ReplaceMagic Dokumente, die gescannt oder bei denen Ersetzungen vorgenommen werden sollen, aus- und eincheckt. Natürlich kann ReplaceMagic das...

Der erste Schritt besteht in der Konfiguration der SharePoint-Parameter für ReplaceMagic. Die Konfiguration finden Sie unter der Schaltfläche „Konfiguration“ im Hauptformular von ReplaceMagic:



Wenn das Konfigurationsformular geöffnet ist, wechseln Sie zur Registerkarte SharePoint-Konfiguration:



Die SharePoint Check-in/Check-out-Einstellung wird über den Parameter „Soll ReplaceMagic Dokumente ein-/auschecken?“ gesteuert. Durch Aktivieren dieses Parameters wird ReplaceMagic die aufgerufenen Dokumente auschecken und später wieder einchecken.

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Die wichtigsten Gründe für ReplaceMagic (neben der Reparatur Ihrer Dokumente) waren:

Warum Check-In / Check-Out wichtig ist

Wenn ReplaceMagic ein auf SharePoint gespeichertes Dokument ändert, können andere Benutzer dieselbe Datei gleichzeitig bearbeiten. Durch Aktivieren des Check-outs veranlasst ReplaceMagic, das Dokument vor Änderungen zu sperren und so Konflikte bei gleichzeitigen Bearbeitungen zu verhindern. Nach Abschluss der Ersetzung checkt ReplaceMagic das Dokument wieder ein, gibt die Sperre frei und erstellt eine neue Version im Versionsverlauf von SharePoint. Ohne diese Einstellung kann ein Speichervorgang stillschweigend fehlschlagen, wenn ein anderer Benutzer oder Prozess die Datei bereits ausgecheckt hat.

Speicherort der Konfiguration

Öffnen Sie die Schaltfläche Konfiguration im Hauptformular von ReplaceMagic und navigieren Sie zur Registerkarte SharePoint. Die Einstellung ist mit „Soll ReplaceMagic Dokumente aus-/einchecken?“ beschriftet. Aktivieren Sie diese Option, bevor Sie eine Ersetzung für eine SharePoint-Bibliothek ausführen, bei der Versionierung oder obligatorischer Check-out erzwungen wird.

Was passiert, wenn die Option aktiviert ist

Wenn Check-in / Check-out aktiviert ist, checkt ReplaceMagic jedes Dokument vor der Verarbeitung aus, wendet die Such- und Ersetzungsänderungen an und checkt es anschließend mit einem konfigurierbaren Check-in-Kommentar wieder ein. Der Kommentar erscheint im SharePoint-Versionsverlauf und kann auf einen beschreibenden Text wie „Link-Reparatur durch ReplaceMagic“ gesetzt werden, sodass Administratoren und Prüfer erkennen können, welche Versionen während eines Migrationslaufs geändert wurden.

Was passiert, wenn die Option deaktiviert ist

Wenn Check-in / Check-out deaktiviert ist, speichert ReplaceMagic Änderungen direkt im Dokument, ohne eine Check-out-Sperre anzufordern. Dies ist schneller, kann jedoch zu Fehlern führen, wenn das Dokument bereits von einem anderen Benutzer ausgecheckt wurde — in diesem Fall wird das Dokument übersprungen und auf der Registerkarte „Zusätzliche Informationen“ gemeldet.

Versionierung und Veröffentlichung

Wenn die Versionierung in der Bibliothek aktiviert ist, erstellt jeder Check-in durch ReplaceMagic standardmäßig eine neue Nebenversion. Bei Bibliotheken, die Haupt- und Nebenversionen verwenden, können Sie ReplaceMagic so konfigurieren, dass stattdessen eine Hauptversion veröffentlicht wird. Zusätzlich können Sie die Option „Veröffentlichungsstatus beibehalten“ zusammen mit Check-in / Check-out aktivieren, um sicherzustellen, dass Dokumente, die zuvor als Hauptversionen veröffentlicht wurden, nach Abschluss des Reparaturlaufs für Endbenutzer sichtbar bleiben.

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