Defekte Links in Dokumenten mit ReplaceMagic reparieren

Sobald Sie Ihre Dokumente gescannt und die defekten Links identifiziert haben, ist das Reparieren mit ReplaceMagic ein einfacher Such-und-Ersetzen-Vorgang. Diese Anleitung behandelt die häufigsten Szenarien mit konkreten Beispielen.

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Szenario 1 — Serverumbenennung oder Servermigration

Sie haben Dokumente von einem Server auf einen anderen verschoben und dabei dieselbe Ordnerstruktur beibehalten. Der alte Servername — zum Beispiel \\Server123 — muss durch den neuen Servernamen ersetzt werden, zum Beispiel \\ServerABC. Geben Sie den alten Namen als Suchzeichenkette und den neuen Namen als Ersetzungszeichenkette ein:

ReplaceMagic sucht jeden Hyperlink, OLE-Link, VBA-Verweis und jede Linkquelle, die \\Server123 enthält, und aktualisiert sie auf \\ServerABC — in einem einzigen Verarbeitungsdurchlauf über alle ausgewählten Dokumentbereiche.

Szenario 2 — Veränderung der Ordnerstruktur

Sie haben Ihre Ordnerhierarchie durch das Einfügen neuer Zwischenordner umstrukturiert. Beispielsweise lautet ein Pfad, der bisher \\ServerABC\Reporting\201805\Something war, jetzt \\ServerABC\Reporting\Finance\201805\Something. Geben Sie im Such-&-Ersetzen-Formular den alten Teilpfad als Suchzeichenkette und den neuen Teilpfad als Ersetzung ein:

Da ReplaceMagic Teilzeichenketten ersetzt, müssen Sie nur den geänderten Teil des Pfades eingeben — es wird jeden Link in jedem Dokument, der dieses Pfadsegment enthält, finden und aktualisieren.

Szenario 3 — SharePoint Online-Migration

Sie haben Dokumente von SharePoint lokal zu SharePoint Online migriert. Die alte Basis-URL lautete https://mycompany und die neue URL lautet https://mycompany.sharepoint.com. Konfigurieren Sie ReplaceMagic wie folgt:

ReplaceMagic aktualisiert alle eingebetteten Links — Hyperlinks, OLE-Links, Linkquellen und alle URL-Referenzen im VBA-Code —, sodass sie auf die neue SharePoint Online-Adresse verweisen.

Neben den Such- und Ersetzungszeichenketten müssen Sie auch angeben, welche Dokumentbereiche verarbeitet werden sollen. ReplaceMagic unterstützt Hyperlinks, OLE-Objekte, Linkquellen, Formeln, Textkörper, Kopfzeilen, Fußzeilen und VBA-Code. Sie können auch die automatische Sicherung aller oder nur der geänderten Dokumente aktivieren sowie Groß-/Kleinschreibungsbeachtung, Ganzwort-Abgleich oder reguläre Ausdrücke einschalten.

Allgemeine Tipps für jeden Ersetzungslauf

• Führen Sie stets zuerst den Vorschaumodus aus — prüfen Sie die vorgeschlagenen Änderungen im Ergebnisraster, bevor Sie etwas auf den Datenträger schreiben.
• Verwenden Sie mehrere Such-/Ersetzen-Paare, um alle Pfadvarianten in einem Durchlauf abzudecken. Wenn Dateien zum Beispiel von zwei verschiedenen alten Servernamen stammen, fügen Sie beide als separate Zeilen im Such-&-Ersetzen-Formular hinzu.
• Aktivieren Sie die automatische Sicherung, wenn dies Ihr erster Lauf auf einem Dokumentensatz ist — ReplaceMagic kann alle gefundenen Dokumente oder nur die geänderten sichern.
• Scannen Sie nach der Ausführung dieselben Speicherorte erneut, um zu überprüfen, ob alle Links jetzt gültig sind. Exportieren Sie einen Verifizierungsbericht für die Projektfreigabe.
• Beginnen Sie bei großen Läufen mit einem kleinen Testbatch von 10–20 Dokumenten, um Ihre Ersetzungszeichenketten zu validieren, bevor Sie die gesamte Bibliothek verarbeiten.

Welche Dokumentbereiche sind anzusteuern?

• Nur Hyperlinks: schnellste Option — repariert URL- und Dateipfad-Links im Hyperlinks-Raster.
• Alle Bereiche auf einmal: deckt Hyperlinks, OLE-Links, Linkquellen, VBA-Code, Kopfzeilen, Fußzeilen und den Textkörper in einem einzigen Durchlauf ab. Für die meisten Migrationsszenarien empfohlen.

Tipp: Für die meisten Migrationsszenarien stellt die Ausrichtung auf alle Bereiche sicher, dass nichts übersehen wird — der Leistungsunterschied zur Option „Nur Hyperlinks“ ist auf moderner Hardware minimal.

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