Dokumente auf defekte Links scannen — ReplaceMagic-Anleitung

•  Das Dokument, in dem er gefunden wurde
•  Der Linktyp (Hyperlink, OLE, Linkquelle, Power Query usw.)
•  Der aktuelle Linkwert (der Pfad oder die URL)

•  Ob der Link gültig oder defekt ist (sofern die Validierung aktiviert ist)
•  Der Dokumentbereich, in dem er gefunden wurde (Kopfzeile, Text, VBA usw.)
•  Dokumentmetadaten (Größe, Datum, Dateityp)

Schritt 1 — Scan-Speicherort auswählen

Öffnen Sie ReplaceMagic und wechseln Sie zum Tab Dokumente scannen. Im unteren rechten Bereich sehen Sie die Speicherort-Auswahlsteuerelemente. Wählen Sie aus, wo Ihre Dokumente gespeichert sind:

• Lokaler Ordner oder Netzwerkfreigabe — geben Sie einen UNC-Pfad ein oder navigieren Sie dorthin (z. B. \\FileServer\Company\Documents)
• SharePoint Online oder lokal — geben Sie die SharePoint-Website-URL ein und authentifizieren Sie sich
• Mehrere Speicherorte — fügen Sie mehrere Ordner oder SharePoint-Bibliotheken hinzu, um sie in einem Durchlauf zu scannen

Vollständige Anleitung: Lokalen oder Netzwerkspeicherort auswählen →  |  Vollständige Anleitung: SharePoint-Speicherort auswählen →

Schritt 2 — Scan-Optionen konfigurieren

Legen Sie vor dem Start des Scans Ihre Scan-Einstellungen fest:

• In Unterordnern suchen — aktivieren, um alle Unterverzeichnisse unterhalb des ausgewählten Speicherorts zu durchsuchen (für die meisten Migrationen empfohlen)
• Dateien ohne Links überspringen — Dokumente ohne eingebettete Links aus den Ergebnissen ausschließen. Dies hält die Ergebnisliste übersichtlicher und beschleunigt den anschließenden Reparaturprozess, indem nicht relevante Dateien übersprungen werden
• Dateien älter als? überspringen — Dokumente nach Datum filtern, um sich zunächst auf kürzlich verwendete Dateien zu konzentrieren. Den Datumsfilter auf Erstellungsdatum, Letztes-Zugriffsdatum oder Letztes-Änderungsdatum anwenden. Nützlich, wenn Sie zuletzt aktive Dokumente priorisieren und ältere zunächst zurückstellen möchten
• Dateitypfilter — den Scan auf bestimmte Dateierweiterungen beschränken (z. B. nur .xlsx und .docx scannen) statt alle unterstützten Formate einzubeziehen
• Link-Validierung — optional ReplaceMagic anweisen, zu prüfen, ob jeder gefundene Link tatsächlich auflösbar ist (HTTP-Check für Web-Links, Dateiexistenzprüfung für Dateipfade). Erhöht die Verarbeitungszeit, liefert jedoch defekt/gültig-Status für jeden Link — unverzichtbar für Pre-Migration-Audits

Schritt 3 — Scan starten

Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokumente scannen, um zu beginnen. ReplaceMagic ist eine Multithread-Anwendung — es verarbeitet mehrere Dokumente gleichzeitig über CPU-Kerne, sodass auch große Dokumentenbibliotheken schnell gescannt werden.

Während des Scans sehen Sie einen Echtzeit-Zähler mit den verarbeiteten Dokumenten. Den Fortschritt können Sie im Tab „Konsole“ verfolgen. Es ist nicht nötig zu warten — bei großen Bibliotheken läuft der Scan im Hintergrund, während Sie Einstellungen prüfen oder Ihre Suchen-/Ersetzen-Regeln vorbereiten.

Schritt 4 — Scan-Dashboard prüfen

Wenn der Scan abgeschlossen ist, zeigt ReplaceMagic ein Scan-Dashboard mit einer Zusammenfassung der Ergebnisse. Das Dashboard gibt Ihnen sofort einen Überblick, bevor Sie in die einzelnen Ergebnisse eintauchen:

Schritt 5 — Ergebnisse im Raster prüfen

Nach dem Dashboard zeigt das vollständige Ergebnisraster jedes Dokument und jeden gefundenen Link. Sie können:

• Filtern nach defekt/gültig-Status, Dokumenttyp, Linktyp oder Speicherort
• Sortieren nach beliebiger Spalte (Dokumentname, Linkanzahl, Anzahl defekter Links, Dateigröße, Datum)
• Einzelne Dokumente aufklappen, um alle darin enthaltenen Links zu sehen
• Exportieren Sie die Ergebnisse in CSV, Excel oder eine Datenbank für Stakeholder-Berichte
• Als Eingabe verwenden für Ihre Suchen-/Ersetzen-Regeln — die Scan-Ergebnisse zeigen Ihnen genau, welche Zeichenketten ersetzt werden müssen