So erzwingen Sie das Einchäcken ausgecheckter SharePoint-Dokumente

Erzwungenes SharePoint-Einchäcken

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Während eines Migrations-Verarbeitungslaufs können von Benutzern ausgecheckte Dokumente nicht von ReplaceMagic geändert werden. Die Funktion „Einchäcken erzwingen“ checkt diese Dokumente zuerst zwangsweise ein — sodass ReplaceMagic sie ohne manuellen Eingriff des Benutzers, der sie gesperrt hat, verarbeiten kann.

In einigen Fällen kann es vorkommen, dass sich Dokumente im ausgecheckten Zustand befinden. Das bedeutet, dass andere Benutzer keine Änderungen an diesen Dokumenten vornehmen können. SharePoint erlaubt Benutzern, die zur Site-Admin-Gruppe gehören, ein erzwungenes Einchäcken durchzuführen, und ReplaceMagic kann dies bei korrekter Rolle für Sie erledigen. Wichtig ist, dass das Dokument nach dem Einchäcken wieder für alle Benutzer verfügbar ist. Wenn ein Benutzer gerade an einem Dokument arbeitet und wir das Einchäcken erzwingen, könnte er/sie Änderungen verlieren — gehen Sie daher vorsichtig mit dieser Einstellung um.

Um ReplaceMagic das erzwungene Einchäcken zu ermöglichen, öffnen Sie die Konfiguration der SharePoint-Parameter für ReplaceMagic. Die Konfiguration befindet sich unter der Schaltfläche „Konfiguration“ im Hauptformular von ReplaceMagic:



Wenn das Konfigurationsformular geöffnet ist, wechseln Sie zur Registerkarte „SharePoint-Konfiguration“:



Die SharePoint-Einstellung für Ein-/Auschecken wird über den Parameter „Einchäcken erzwingen?“ gesteuert. Durch Aktivierung dieses Parameters wird ReplaceMagic ausgecheckte Dokumente zwangsweise einchäcken.

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Die wichtigsten Gründe für ReplaceMagic (neben der Reparatur Ihrer Dokumente) waren:

Das Problem: Dokumente werden während eines Migrations-Laufs ausgecheckt

Während eines Migrations-Verarbeitungslaufs können einige Dokumente von Benutzern ausgecheckt sein, die diese gerade bearbeiten. ReplaceMagic kann ein ausgechecktes Dokument nicht ändern — es wird auf der Registerkarte Zusätzliche Info als übersprungen gemeldet. In einer großen Organisation kann dies bedeuten, dass Dutzende oder Hunderte von Dateien unrepariert bleiben und einen Nachfolge-Lauf oder manuelle Eingriffe erfordern.

Lösung: Einchäcken erzwingen

Die Einstellung „Einchäcken erzwingen“ unter Konfiguration → SharePoint-Registerkarte weist ReplaceMagic an, jedes ausgecheckte Dokument vor der Verarbeitung zwangsweise einzuchäcken. Dadurch wird sichergestellt, dass die gesamte Dokumentbibliothek in einem einzigen Lauf verarbeitet wird, ohne dass Dateien aufgrund von Checkout-Sperren übersprungen werden.

Risiko und Empfehlungen

Das erzwungene Einchäcken verwirft alle nicht gespeicherten Änderungen, die der Benutzer gerade vorgenommen hat. Dies ist ein erhebliches Risiko, wenn Benutzer während des Migrations-Fix-Laufs aktiv Dokumente bearbeiten. Um dieses Risiko zu minimieren:

• Informieren Sie alle Benutzer im Voraus, dass ein Migrations-Lauf geplant ist, und bitten Sie sie, ihre Dokumente einzuchäcken, bevor er beginnt
• Planen Sie den Lauf außerhalb der Geschäftszeiten, wenn weniger Benutzer wahrscheinlich Dateien ausgecheckt haben
• Erwägen Sie bei kritischen oder großangelegten Migrationen die Nutzung der OnCall-Support-Option, um den Auftrag über ein Wochenende mit fachkundiger Unterstützung durchzuführen

So ermitteln Sie, wer Dokumente ausgecheckt hat

In den Scan-Ergebnissen zeigt jedes Dokument, das aufgrund einer Checkout-Sperre übersprungen wurde, den Benutzernamen der Person, die die Datei ausgecheckt hat, in der Spalte „Zusätzliche Info“. Sie können diese Information nutzen, um diese Benutzer direkt zu kontaktieren und sie zu bitten, die Datei freizugeben, bevor Sie den Lauf erneut starten.

Alternative: Übersprungene Dateien importieren

Wenn Sie das erzwungene Einchäcken nicht verwenden möchten, nutzen Sie die Option „Übersprungene Dateien importieren“ auf der Registerkarte „Zusätzliche Info“, um eine gezielte Wiederholungsliste zu erstellen. Nachdem Benutzer ihre ausgecheckten Dateien freigegeben haben, können Sie diese Liste neu laden und nur die zuvor übersprungenen Dokumente verarbeiten — ohne die gesamte Bibliothek erneut scannen zu müssen.

Konfiguration

Öffnen Sie Konfiguration → SharePoint-Registerkarte → „Einchäcken erzwingen“ und aktivieren Sie den Schalter. Diese Einstellung funktioniert unabhängig von der regulären Ein-/Auschecken-Einstellung und gilt nur für Dokumente, die zum Zeitpunkt der Verarbeitung durch ReplaceMagic bereits von einem anderen Benutzer ausgecheckt sind.

Bei Fragen zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.