Confronto tra le edizioni di ReplaceMagic

Dopo una migrazione di SharePoint o un cambio di nome del server, i collegamenti interrotti nei documenti Office sono inevitabili. La domanda è: quale approccio di riparazione si adatta al tuo progetto — manuale, ReplaceMagic standard o SmartMapper?

Ogni documento supportato che contiene percorsi incorporati — collegamenti ipertestuali, collegamenti OLE, riferimenti esterni di Excel, origini dati PowerQuery, codici di campo di Word — avrà collegamenti interrotti dopo una migrazione. Le uniche variabili sono quanti documenti sono interessati, quanto sono complessi i tipi di collegamento e come si sceglie di ripararli. Questa pagina confronta i tre approcci in ogni dimensione rilevante.

Confronto delle funzionalità

I numeri

La riparazione manuale presuppone che una persona formata apra ogni documento, esegua Trova & Sostituisci nel corpo principale del documento, verifichi intestazioni e piè di pagina separatamente, esamini gli oggetti collegati e salvi. Una stima realistica è 3 minuti per documento per un caso semplice con soli collegamenti ipertestuali, che può arrivare a 10 minuti o più per documenti con collegamenti OLE o codice VBA.

Ciò che la riparazione manuale tralascia

Anche con tempo illimitato, la riparazione manuale tramite la finestra di dialogo integrata Trova & Sostituisci di Office non riesce a raggiungere tutti i tipi di collegamento:

• Riferimenti VBA — le stringhe di percorso codificate direttamente nei moduli macro non sono accessibili tramite Trova & Sostituisci. Richiedono l'apertura dell'editor VBA per ogni documento e la ricerca manuale nel codice
• Collegamenti OLE — il percorso di origine di un oggetto OLE incorporato è accessibile solo tramite la finestra di dialogo Modifica collegamenti, che deve essere aperta per ogni oggetto in ogni documento. Non può essere modificato tramite Trova & Sostituisci
• Intestazioni e piè di pagina — Trova & Sostituisci di Office non raggiunge in modo affidabile i collegamenti ipertestuali o i codici di campo nelle intestazioni e nei piè di pagina, a meno che non si passi prima alla modalità di modifica dell'intestazione/piè
• Origini dati di Excel — i riferimenti a celle esterne utilizzano un meccanismo di archiviazione diverso da quello dei collegamenti ipertestuali standard e la finestra di dialogo Trova & Sostituisci standard non li trova
• Codici di campo di Word — i campi INCLUDETEXT, INCLUDEPICTURE e simili richiedono che il codice di campo venga visualizzato e modificato direttamente, operazione che Trova & Sostituisci non esegue automaticamente

La conseguenza è che anche dopo una riparazione manuale accurata, una proporzione significativa di collegamenti interrotti rimane nel parco documenti, invisibile finché un utente non li trova.

Quando ReplaceMagic è la scelta giusta?

Qualsiasi migrazione che coinvolga più di circa 50 documenti rende l'automazione l'opzione più pratica. Al di sotto di quella soglia, la riparazione manuale può essere accettabile se i documenti sono semplici e contengono solo collegamenti ipertestuali. Oltre i 50 documenti, la combinazione del costo in termini di tempo, il rischio di tralasciare tipi di collegamento e l'assenza di un registro di audit rendono la riparazione manuale inadeguata per un progetto di migrazione professionale.

ReplaceMagic è adatto per:

• Cambi di nome o consolidamenti di server che interessano qualsiasi numero di documenti
• Migrazioni di SharePoint (locale a Online, o da tenant a tenant)
• Ristrutturazioni di cartelle che interessano riferimenti incrociati tra documenti
• Sostituzioni di NAS o SAN dove cambiano i percorsi di archiviazione
• Modifiche all'infrastruttura di rete (migrazioni di piattaforma, cambi di nome di dominio)
• Qualsiasi situazione in cui sia necessario un registro documentato e verificabile di tutte le modifiche ai collegamenti effettuate

Quale edizione di ReplaceMagic si adatta al tuo progetto?

Tutte le edizioni di ReplaceMagic condividono lo stesso motore di elaborazione dei documenti. La differenza risiede in quanto lo strumento fa per te prima che il motore di sostituzione venga eseguito.