Come usare SmartMapper — Generazione automatica di pattern di riparazione dei collegamenti

La riparazione tradizionale dei collegamenti richiede di fornire le stringhe di ricerca e sostituzione. SmartMapper inverte questo flusso di lavoro: tu definisci semplici regole di mappatura Origine → Destinazione e SmartMapper determina automaticamente ogni pattern di ricerca/sostituzione — risolvendo collegamenti relativi, DocID di SharePoint basati su ID, percorsi PowerQuery e stringhe di connessione — e riporta precisione e copertura prima di modificare un solo documento.

Quando usare SmartMapper: in qualsiasi migrazione in cui non sia possibile elencare manualmente tutte le coppie di ricerca/sostituzione — spostamenti tra tenant di SharePoint, migrazioni massive da file server al cloud, ambienti con collegamenti basati su ID o relativi, e qualsiasi progetto che richieda un report di approvazione prima del go-live. Per semplici rinominazioni di server in cui si conoscono già i vecchi e nuovi percorsi, ReplaceMagic standard è sufficiente.

Il flusso di lavoro di SmartMapper in sintesi

Processo in sette passi

Analizzare

Popolare il database dei collegamenti da documenti o SharePoint

→

Scegliere DB

SQL Server, SQLite o MySQL

→

Regole di mappatura

Coppie Origine → Destinazione

→

Generare

Generare e assegnare automaticamente un punteggio ai pattern

→

Revisionare

Accettare / modificare / rifiutare ogni pattern

→

Applicare

Eseguire il motore di sostituzione sui documenti reali

→

Verificare

Riscansionare ed esportare il report

Passo 1 Analizzare i documenti

Prima che SmartMapper possa generare pattern, è necessario un database dei collegamenti popolato. Usa la funzione standard Analizza documenti per attraversare lo spazio di archiviazione di origine — una cartella locale o di rete, un'unità mappata o una libreria di SharePoint connessa nativamente.

Per file server o condivisioni di rete, punta ReplaceMagic alla cartella radice ed esegui una scansione completa. Tutti i collegamenti ipertestuali, i collegamenti OLE, le origini dei collegamenti, i comandi PowerQuery e le stringhe di connessione individuati vengono scritti nel database.
Per origini SharePoint (inclusi progetti tenant a tenant), connettiti tramite l'integrazione nativa di SharePoint. È fondamentale analizzare il tenant di origine mentre è ancora attivo — SmartMapper risolve i collegamenti basati su ID tramite l'indice dei documenti, e quegli ID cessano di essere risolvibili nel momento in cui l'origine viene disconnessa.
Seleziona tutte le aree documento rilevanti nelle impostazioni di scansione: Collegamenti ipertestuali, Collegamenti OLE, Origini collegamenti, Power Query, Connessioni, VBA. Qualsiasi area non scansionata sarà invisibile a SmartMapper.

Consulta Come analizzare i documenti e la Guida alla compatibilità nativa con SharePoint per le istruzioni complete di scansione.

Passo 2 Scegliere il backend del database

SmartMapper memorizza tutti i collegamenti analizzati, le regole di mappatura, i pattern generati e i risultati di validazione in un database relazionale. Sono supportati tre backend — schema identico, risultati identici:

SQL Server

La scelta migliore per progetti condivisi e gestiti a livello aziendale. SQL Server Express è sufficiente per la maggior parte delle migrazioni. Usalo quando più membri del team devono accedere allo stesso database di pattern.

SQLite

La scelta migliore per progetti su singola macchina o gestiti da un partner. Un singolo file, nessuna installazione, nessun costo di licenza. Ideale per migrazioni da laptop.

MySQL

Alternativa open source a SQL Server per ambienti che dispongono già di infrastruttura MySQL. Stesso schema degli altri due backend.

Configura il backend in Impostazioni → Scheda SmartMapper → Backend database. Puoi cambiare backend tra un'esecuzione e l'altra; lo schema è identico, quindi la migrazione dei dati è semplice.

Passo 3 Definire le regole di mappatura origine-destinazione

Le regole di mappatura sono le uniche informazioni che SmartMapper richiede da te. Ogni regola è una singola coppia Origine → Destinazione:

Esempio di regole di mappatura per una migrazione da file server a SharePoint Online

Origine (percorso precedente)	→	Destinazione (nuovo percorso)
\\ServerABC\Finance	→	https://company.sharepoint.com/sites/financenew
\\ServerABC\HR	→	https://company.sharepoint.com/sites/hr
\\OldNAS\Shared\Projects	→	https://company.sharepoint.com/sites/projects

Suggerimenti per scrivere regole di mappatura efficaci:

Mappa al livello più alto utile — mappa \\Server\Finance invece di ogni singola sottocartella. SmartMapper consolida automaticamente i pattern delle sottocartelle.
Ordina le regole dalla più specifica alla meno specifica.
Per le migrazioni tenant a tenant, aggiungi una regola per l'URL base del vecchio tenant e un'altra per l'URL del resolver ID interno del vecchio tenant. SmartMapper risolve ogni collegamento basato su ID in un percorso assoluto usando l'indice dei documenti dell'origine prima che il tenant di origine venga disattivato.
Le regole possono essere inserite manualmente nella griglia di SmartMapper o importate da un file CSV (separato da | per impostazione predefinita).

Passo 4 Eseguire la generazione di pattern SmartMapper

Fai clic su Genera pattern nella scheda SmartMapper. Per ogni collegamento nel database, SmartMapper:

Rileva il tipo di collegamento — Assoluto, Relativo, SharePointDocID, OneDriveID, PowerQuery, ConnectionString, OneNote, speciale SharePoint.
Risolve ogni collegamento in un percorso assoluto — qualunque sia la sua forma: relativo, basato su ID o incorporato in comandi PowerQuery (File.Contents, Folder.Files, Web.Contents) o stringhe di connessione (Provider=, DSN=, Data Source=, OPENROWSET).
Applica la tua regola di mappatura per produrre il nuovo percorso di destinazione (NewLink).
Genera i criteri con l’ambito minimo sufficiente — così una regola ampia \\Server\Finance non produce migliaia di criteri ridondanti per le sottocartelle.
Deduplica e ottimizza automaticamente — i pattern identici provenienti da collegamenti diversi vengono consolidati in una singola voce.
Segnala i conflitti in cui la stessa SearchString viene mappata a due ReplaceString diverse. Questi vengono contrassegnati come Conflitto e devono essere risolti da una persona prima di poter essere applicati.

Perché i collegamenti relativi non si possono correggere a mano

Una cartella di lavoro in \\ServerABC\Finance\Reports\Q2.xlsx contiene il collegamento ..\Sub1\file.xlsx. Lo stesso testo compare in centinaia di altri documenti e in ognuno punta a un posto diverso, perché un collegamento relativo ha senso solo rispetto al documento che lo contiene.

Nessuna singola coppia di ricerca e sostituzione può risolverlo. SmartMapper determina a cosa punta davvero ogni occorrenza, applica la tua regola e genera il criterio. Tu fornisci una riga:

\\ServerABC\Finance → https://company.sharepoint.com/sites/financenew

Passo 5 Revisionare i pattern generati

La griglia dei pattern mostra ogni combinazione ricerca/sostituzione generata automaticamente con il suo stato e le metriche di validazione. Revisiona ogni pattern prima di modificare qualsiasi documento:

Stati dei pattern

Generato	Creato da SmartMapper, in attesa di revisione
Accettato	Approvato — verrà eseguito sui documenti
Rifiutato	Escluso esplicitamente — non verrà eseguito
Modificato	Hai modificato la SearchString o la ReplaceString — verrà eseguito con la tua versione
Conflitto	La stessa SearchString viene mappata a diverse ReplaceString — deve essere risolta prima di poter essere accettata

Precisione e copertura

Ogni pattern mostra un conteggio corretti (collegamenti che questo pattern riparerebbe correttamente), un conteggio errati (collegamenti che questo pattern danneggerebbe) e una percentuale di precisione. Il log di esecuzione etichetta questo valore come Confidence (fix accuracy).

Un pattern con il 100% di precisione e zero collegamenti errati è sicuro da accettare immediatamente. I pattern con voci errati devono essere ispezionati — possono indicare una regola di mappatura sovrapposta o un segmento di percorso ambiguo.

A livello di esecuzione SmartMapper riporta due valori indipendenti, ed entrambi sono necessari:

Precisione — dei collegamenti modificati dai pattern accettati, quale percentuale viene modificata correttamente.
Copertura — di tutti i collegamenti in ambito, la percentuale che verrà riparata correttamente.

Misurano cose diverse e variano in modo indipendente. Un'esecuzione può essere precisa al 100% e coprire solo l'82% dei collegamenti in ambito: ogni modifica effettuata era corretta, ma quasi un quinto del lavoro non è mai stato toccato. Un unico punteggio combinato nasconde esattamente questo divario, per questo i due valori sono riportati separatamente.

È disponibile un riepilogo composito opzionale per la rendicontazione agli stakeholder. Pubblicatelo insieme ai valori di precisione e copertura, mai al loro posto.

I conflitti richiedono risoluzione manuale. Un conflitto significa che due collegamenti diversi si sono risolti nella stessa SearchString ma con diverse ReplaceString — SmartMapper non può determinare quale sia quella corretta. Apri il gruppo di conflitti, ispeziona i documenti di origine, scegli la ReplaceString corretta e fai clic su Risolvi, oppure rifiuta completamente il pattern se i collegamenti non devono essere modificati.

Passo 6 Applicare i pattern accettati ai documenti

Una volta soddisfatto dei pattern revisionati, esegui il motore di sostituzione. Vengono applicati solo i pattern in stato Accettato o Modificato — i pattern Generati, Rifiutati e i Conflitti irrisolti vengono ignorati.

I documenti vengono elaborati in parallelo (numero di thread configurabile) senza necessità di aprirli con Word, Excel o qualsiasi altra applicazione.
Se la modalità Anteprima è attivata, ReplaceMagic segnala ogni modifica che apporterebbe ma non scrive nulla sul disco — usala per verificare il risultato prima di confermare.
Attiva il backup automatico per salvare una copia di ogni documento prima di modificarlo.
Per le destinazioni SharePoint, attiva Mantieni la data dell'ultima modifica e i valori di Modificato da (richiede diritti di Amministratore del sito) per preservare i metadati dopo le modifiche.

Consulta Come correggere i collegamenti interrotti per la configurazione dettagliata del motore di sostituzione.

Passo 7 Verificare ed esportare i risultati

Una volta completata l'esecuzione della sostituzione:

Riscansiona lo stesso spazio di archiviazione per confermare che tutti i collegamenti precedentemente interrotti siano ora risolti. Il nuovo risultato della scansione può essere confrontato con la linea di base per mostrare esattamente quali collegamenti hanno cambiato stato.
Controlla la scheda Informazioni aggiuntive per i documenti che sono stati ignorati (limite di dimensione, timeout, limitazione di SharePoint). Rielabora i file ignorati facendo clic su Importa file ignorati.
Esporta i risultati in CSV, Excel o nel database di SmartMapper. L'esportazione contiene il collegamento originale, il nuovo collegamento, il pattern applicato, il percorso del documento e il timestamp della modifica — una traccia di audit completa per i report di conformità o agli stakeholder.
Esporta il report a livello di esecuzione dalla scheda SmartMapper per fornire un documento di approvazione che mostra il totale dei collegamenti analizzati, i pattern applicati, i conteggi corretti / errati e i valori di precisione e copertura come due cifre separate.

Consulta Come esportare i risultati per le opzioni di formato di esportazione.

Caso speciale: collegamenti DocID di SharePoint e migrazioni tenant a tenant

I collegamenti SharePoint basati su ID (DocID, OrganizationalViewLink, DirectLink) sono il tipo di collegamento più difficile da riparare con strumenti convenzionali, perché l'ID ha significato solo all'interno del tenant originale. Una volta che il tenant di origine viene disattivato, quegli ID scompaiono definitivamente.

SmartMapper risolve questo problema analizzando mentre l'origine è ancora attiva:

Connettiti al tenant SharePoint di origine ed esegui una scansione completa finché è ancora attivo.
Definisci la tua regola di mappatura tenant a tenant (URL base del vecchio tenant → URL base del nuovo tenant).
Esegui la generazione dei criteri.
Il pattern generato sostituisce il vecchio URL basato su ID con il nuovo URL assoluto — una riparazione che funziona anche dopo che il tenant di origine è offline.

Punto chiave: Esegui la scansione di SmartMapper sul tenant di origine prima della transizione della migrazione. Una volta che l'origine va offline, la risoluzione dei DocID non è più possibile.

Per la guida completa alla migrazione tenant a tenant, consulta Migrazione tenant a tenant in SharePoint Online: correzione dei collegamenti interrotti.

Lavorare con PowerQuery, stringhe di connessione e collegamenti OLE

Molti ambienti Excel di grandi dimensioni contengono collegamenti che non sono esposti come collegamenti ipertestuali standard — sono incorporati nel codice M di PowerQuery, nelle stringhe di connessione OLEDB o nelle definizioni della cache delle tabelle pivot. SmartMapper li estrae automaticamente:

PowerQuery: SmartMapper gestisce i percorsi all’interno dei comandi M di PowerQuery, tra cui File.Contents, Folder.Files, Web.Contents e SharePoint.Files. Quando una migrazione sposta file locali su SharePoint, cambiare il percorso non basta — la query stessa deve funzionare con l’archiviazione cloud, e anche di questo si occupa SmartMapper.
Stringhe di connessione: I percorsi all'interno delle istruzioni Provider=, DSN=, Data Source=, OPENROWSET, OPENDATASOURCE e BULK INSERT vengono estratti, risolti e mappati usando lo stesso processo dei collegamenti regolari.
Collegamenti OLE e origini dei collegamenti: Le cartelle di lavoro Excel che si collegano a origini dati esterne (un'altra cartella di lavoro, un file di database) hanno i loro percorsi di riferimento esterni aggiornati tramite l'area Origini collegamenti.

Assicurati che le aree Power Query, Connessioni e Origini collegamenti siano selezionate nelle impostazioni di scansione per includerle nel database di SmartMapper.

Suggerimenti e best practice

Usa SQLite per i test iniziali. Esegui il tuo primo passaggio SmartMapper con un backend SQLite — nessuna configurazione del server, avvio istantaneo. Verifica la qualità dei pattern prima di impegnarti in una distribuzione completa di SQL Server per un grande progetto di team.
Usa i RunID per le migrazioni in più fasi. Ogni esecuzione di SmartMapper è delimitata da un RunID. Assegna un RunID diverso per ogni fase di migrazione in modo che i risultati di fasi diverse coesistano nello stesso database senza contaminarsi a vicenda.
Risolvi i conflitti prima del go-live. I pattern con Conflitto irrisolto vengono esclusi dall'esecuzione della sostituzione. Revisiona l'elenco dei gruppi di conflitti dopo ogni passaggio di generazione e risolvi o rifiuta esplicitamente ciascuno.
Prioritizza la regola di mappatura più specifica. Se \\Server\Finance\Archive deve essere mappato diversamente da \\Server\Finance, aggiungi la regola Archive sopra la regola Finance nella griglia di mappatura.
Visualizza l'anteprima prima di applicare. Esegui sempre in modalità Anteprima su un sottoinsieme rappresentativo di documenti per validare il risultato dei pattern prima di eseguire sull'intera libreria di documenti.
Per il servizio di Preparazione sostituzioni: se il tuo progetto è troppo grande o complesso per eseguire SmartMapper internamente, il team di ReplaceMagic può preparare tutte le regole di mappatura e i pattern per tuo conto. Consulta il Pacchetto di preparazione sostituzioni.