Glossario della Migrazione dei Documenti

Un riferimento cliccabile incorporato in un documento che punta a un altro file, pagina web, indirizzo e-mail o segnalibro. Nei documenti di Office, i collegamenti ipertestuali sono memorizzati come semplici stringhe di testo e non vengono aggiornati automaticamente quando il file di destinazione viene spostato o rinominato. Esempio: un documento Word contenente un collegamento ipertestuale a \\Server\Reports\Q1.xlsx produrrà un collegamento interrotto se il file viene spostato su un server o in una cartella diversa.

Un collegamento di tipo Object Linking and Embedding (OLE) connette un oggetto all'interno di un documento a un file sorgente memorizzato esternamente. L'oggetto (ad esempio un grafico Excel incorporato in un documento Word) visualizza il contenuto del file sorgente e può essere aggiornato quando la sorgente cambia. Quando il file sorgente viene spostato, il collegamento OLE si interrompe perché il percorso memorizzato non si risolve più. I collegamenti OLE non sono accessibili tramite la finestra di dialogo standard Trova & Sostituisci di Office e richiedono uno strumento specializzato per essere riparati in blocco.

In Excel, una sorgente di collegamento è una cartella di lavoro esterna referenziata in una formula di cella, ad esempio ='\\Server\Shared\[Budget.xlsx]Sheet1'!$B$5. In Word, una sorgente di collegamento si riferisce a un codice di campo (come INCLUDETEXT o INCLUDEPICTURE) che estrae contenuto da un file esterno. Entrambe le forme memorizzano il percorso completo al file sorgente. Se il file sorgente viene spostato, il percorso memorizzato diventa non valido e la cella o il campo visualizza un errore.

Un riferimento a un percorso di file codificato in modo fisso all'interno del codice macro Visual Basic for Applications (VBA) in un documento di Office. I riferimenti VBA non sono visibili agli strumenti standard di verifica dei collegamenti e non vengono aggiornati dalle funzioni di gestione dei collegamenti di Office stesse. Dopo una migrazione di server o una ristrutturazione di cartelle, il codice VBA che costruisce o apre percorsi di file utilizzando la vecchia posizione fallirà silenziosamente o con un errore di runtime. ReplaceMagic può individuare e sostituire stringhe di percorso all'interno dei moduli VBA.

Un percorso UNC (Universal Naming Convention) è un formato standard per identificare una risorsa su una rete, usando la forma \\NomeServer\NomeCondivisione\PercorsoCartella\NomeFile. I percorsi UNC non dipendono dalle mappature delle lettere di unità e sono comunemente usati nei documenti di Office per referenziare file su archivi di rete condivisi. Qualsiasi modifica al nome del server, al nome della condivisione o alla struttura delle cartelle nel percorso interromperà i collegamenti memorizzati in formato UNC. Esempio: \\FILESERVER\Company\Finance\Report.xlsx.

Un percorso che specifica la posizione completa di un file dalla radice del file system, inclusa la lettera di unità o il nome del server. Esempi: C:\Users\Finance\Reports\Q1.xlsx o \\Server\Shared\Reports\Q1.xlsx. I percorsi assoluti sono non ambigui e non dipendono dalla directory di lavoro corrente, ma si interrompono non appena cambia qualsiasi parte del percorso — inclusa la ridenominazione di un server, lo spostamento di una cartella o la rimappatura di una lettera di unità.

Un percorso che specifica la posizione di un file rispetto alla posizione del documento che contiene il collegamento. Esempio: ..\Finance\Budget.xlsx significa "salire di un livello di cartella e poi entrare nella cartella Finance". I percorsi relativi sopravvivono agli spostamenti purché la relazione relativa tra i documenti di origine e destinazione venga preservata. Tuttavia, se la profondità della cartella cambia (ad esempio viene inserita una cartella intermedia), i percorsi relativi si interrompono perché il percorso .. non porta più alla posizione corretta.

Qualsiasi percorso di file memorizzato come stringa di testo all'interno di un documento di Office, indipendentemente dal tipo di collegamento. I percorsi incorporati includono destinazioni di collegamenti ipertestuali, percorsi sorgente OLE, riferimenti esterni di Excel, stringhe VBA e codici di campo di Word. Il termine viene usato per distinguere i percorsi memorizzati all'interno del contenuto del documento dai percorsi che esistono esclusivamente nel file system. Gli strumenti di riparazione massiva dei collegamenti funzionano individuando e sostituendo le stringhe di percorso incorporate senza aprire il documento in Office.

Un identificatore numerico assegnato da SharePoint a ogni elemento (file, cartella o elemento di elenco) all'interno di un sito. Gli ID elemento sono univoci all'interno di un elenco o di una raccolta, ma non sono portabili tra raccolte di siti o tra tenant. Quando i documenti di Office vengono salvati in SharePoint, alcuni tipi di collegamento (in particolare i collegamenti tra documenti creati tramite Office) possono essere memorizzati usando l'ID elemento invece del percorso URL. Durante le migrazioni da tenant a tenant, gli ID elemento vengono riassegnati e qualsiasi collegamento basato su ID si interrompe e non può essere riparato mediante semplice sostituzione del percorso.

Un collegamento ipertestuale o riferimento che utilizza un ID elemento SharePoint o un GUID per identificare la destinazione invece di un URL o percorso di file. I collegamenti basati su ID sono resistenti alle modifiche di nome e agli spostamenti di file all'interno dello stesso ambiente SharePoint, perché SharePoint risolve l'ID all'URL corrente al momento dell'accesso. Tuttavia, non sopravvivono alle migrazioni verso un tenant o una raccolta siti diversa, dove viene assegnato un nuovo ID. Convertire i collegamenti basati su ID in collegamenti URL assoluti (basati su combinazioni di ricerca/sostituzione fornite dall'utente) prima della migrazione è l'approccio consigliato per gli scenari da tenant a tenant.

Una migrazione di SharePoint che sposta contenuto da un tenant di Microsoft 365 a un tenant diverso, che di solito si verifica a seguito di un'acquisizione aziendale, una fusione o una cessione. Le migrazioni da tenant a tenant sono complesse perché il tenant di destinazione ha un dominio diverso, URL del sito diversi e riassegna tutti gli ID interni di SharePoint. Ogni collegamento incorporato in ogni documento che puntava all'URL del tenant di origine risulterà interrotto dopo la migrazione. L'analisi dei collegamenti prima della migrazione e la sostituzione massiva dopo la migrazione sono passaggi essenziali.

Un meccanismo utilizzato da SharePoint Online per limitare la velocità con cui una singola applicazione o utente può effettuare richieste API entro una determinata finestra temporale. Quando uno strumento di elaborazione massiva invia troppe richieste in poco tempo, SharePoint restituisce risposte HTTP 429 ("Troppe richieste"). Gli strumenti progettati per SharePoint devono implementare una logica di nuovo tentativo con backoff esponenziale per gestire la limitazione senza fallire. Le edizioni SharePoint di ReplaceMagic gestiscono la limitazione automaticamente per garantire un'elaborazione massiva affidabile di grandi raccolte documenti.

Un meccanismo di gestione dei documenti in SharePoint che blocca un file per la modifica da parte di un utente specifico. Un documento con check-out non può essere modificato da altri utenti né da strumenti automatizzati finché non viene eseguito il check-in. Quando si eseguono riparazioni massive dei collegamenti in una raccolta di SharePoint, qualsiasi documento con check-out effettuato da un utente verrà ignorato oppure richiederà che quell'utente esegua prima il check-in. La gestione dello stato di check-out è una considerazione operativa per i progetti di riparazione massiva in SharePoint.

Una funzionalità di SharePoint che richiede che i documenti modificati vengano esaminati e approvati prima che le modifiche siano visibili a tutti gli utenti. Quando l'approvazione del contenuto è abilitata in una raccolta, uno strumento di riparazione massiva che modifica documenti creerà elementi di approvazione in sospeso per ogni file modificato. Questo può influire sulle tempistiche di migrazione se i flussi di lavoro di approvazione devono essere completati prima che i documenti riparati siano accessibili. Le impostazioni di approvazione del contenuto devono essere verificate prima di eseguire operazioni di riparazione massiva dei collegamenti nelle raccolte di SharePoint.

Un contenitore in SharePoint utilizzato per archiviare e gestire documenti. Ogni raccolta documenti è associata a un sito di SharePoint e dispone di un proprio URL, autorizzazioni, impostazioni di versioning e colonne di metadati. Le raccolte documenti sono l'equivalente SharePoint di una cartella su file server, e i loro URL costituiscono la base per i riferimenti di percorso assoluto ai file memorizzati in SharePoint. Durante le migrazioni, l'URL della raccolta cambia di solito, il che interrompe tutti i percorsi incorporati che facevano riferimento al vecchio URL.

Una cartella su un file server Windows resa disponibile agli utenti della rete tramite il protocollo UNC. Le condivisioni di rete sono identificate da un nome di condivisione sotto il nome del server, ad esempio \\FILESERVER\Finance. Il nome del server e il nome della condivisione insieme formano la radice di qualsiasi percorso UNC che referenzia file in quella condivisione. Rinominare il server o la condivisione, o rimuoverla nell'ambito di una migrazione verso SharePoint o l'archiviazione cloud, interrompe tutti i documenti che contengono percorsi UNC con radice in quella condivisione.

Un dispositivo di archiviazione dedicato collegato a una rete che fornisce archiviazione dati a livello di file ai client tramite protocolli standard di condivisione file di rete (tipicamente SMB/CIFS nelle reti Windows). I dispositivi NAS appaiono alle applicazioni Office come server di rete e sono accessibili tramite percorsi UNC. Quando un dispositivo NAS viene sostituito, il suo nome host o indirizzo IP cambia, interrompendo tutti i percorsi incorporati che referenziavano il vecchio dispositivo. Esempio: sostituire \\NAS-OLD\Data\ con \\NAS-NEW\Data\ richiede la riparazione massiva dei collegamenti in tutti i documenti.

Una rete ad alta velocità dedicata all'archiviazione che connette server a dispositivi di archiviazione a livello di blocco. A differenza di un NAS, una SAN presenta l'archiviazione come dispositivi a blocchi grezzi invece di file, e il file system è gestito dal server. I documenti memorizzati su una SAN sono accessibili tramite il server che ospita il file system, non direttamente tramite la SAN. Quando una SAN viene aggiornata o migrata, l'impatto sui collegamenti dei documenti dipende dal fatto che i nomi dei server e i percorsi dei volumi presentati agli utenti cambino come risultato.

Un percorso o riferimento incorporato in un documento che non si risolve più a un file o risorsa accessibile. Un collegamento interrotto può derivare dal fatto che il file di destinazione è stato spostato, rinominato o eliminato, oppure che la posizione di archiviazione o l'infrastruttura di rete è cambiata in modo tale che il percorso memorizzato non punti più a una posizione valida. I collegamenti interrotti producono messaggi di errore quando gli utenti tentano di seguirli e possono impedire l'aggiornamento dei dati, gli aggiornamenti degli oggetti OLE o l'esecuzione delle macro. Identificare e riparare i collegamenti interrotti è la funzione principale di ReplaceMagic.

Il processo di verifica che ogni percorso incorporato in un documento si risolva effettivamente a un file o risorsa accessibile. La convalida dei collegamenti è distinta dalla riparazione dei collegamenti: la convalida identifica quali collegamenti sono interrotti, mentre la riparazione li corregge. Eseguire la convalida prima di una migrazione stabilisce una base di riferimento; eseguirla dopo conferma che tutti i collegamenti precedentemente validi continuano a risolversi. ReplaceMagic esegue la convalida dei collegamenti come parte del suo processo di analisi dei documenti e segnala separatamente i collegamenti validi, interrotti e irraggiungibili.

Il processo di individuazione di una specifica stringa di testo in un documento e della sua sostituzione con una stringa diversa. Nel contesto della riparazione massiva dei collegamenti, trova e sostituisci viene applicato a tutti i percorsi incorporati in tutti i documenti di un albero di cartelle simultaneamente, sostituendo il vecchio componente del percorso (ad esempio il vecchio nome del server) con quello nuovo. ReplaceMagic estende il trova e sostituisci standard raggiungendo tipi di collegamento che la finestra di dialogo integrata di Office non riesce ad accedere, inclusi collegamenti OLE, stringhe VBA, intestazioni, piè di pagina e codici di campo.

L'elaborazione automatizzata di un gran numero di documenti in un'unica operazione, senza la necessità di aprire manualmente ogni documento. Gli strumenti di elaborazione massiva operano direttamente sul formato file del documento, estraendo e modificando il contenuto senza avviare l'applicazione Office. Ciò consente di analizzare o riparare migliaia di documenti in una frazione del tempo richiesto per l'elaborazione manuale ed elimina il rischio di errore umano introdotto dal lavoro manuale ripetitivo.

Una modalità operativa di ReplaceMagic che mostra quali modifiche verrebbero apportate a ogni documento senza scrivere effettivamente alcuna modifica su disco. La modalità Anteprima consente di esaminare le sostituzioni proposte — quali documenti saranno interessati, quali stringhe verranno sostituite e con cosa — prima di confermare l'operazione. Si raccomanda vivamente di eseguire in modalità Anteprima prima di effettuare una sostituzione massiva, specialmente per grandi insiemi di documenti in cui una regola errata potrebbe produrre modifiche errate su larga scala.

Un metodo di autenticazione di Microsoft 365 che consente a un'applicazione di accedere alle risorse di SharePoint utilizzando la propria identità (credenziali dell'applicazione) invece di agire per conto di un utente specifico. L'autenticazione solo applicazione viene usata per scenari di elaborazione in background come la riparazione massiva dei collegamenti, dove l'accesso interattivo dell'utente non è pratico. Richiede una registrazione applicazione Azure AD con le autorizzazioni SharePoint appropriate concesse da un amministratore del tenant. Le edizioni SharePoint di ReplaceMagic supportano l'autenticazione solo applicazione per le operazioni massive non presidiate.

Un meccanismo di sicurezza che richiede agli utenti di verificare la propria identità utilizzando due o più fattori (tipicamente una password più un codice monouso da un'app di autenticazione o SMS). L'MFA è sempre più obbligatorio nei tenant di Microsoft 365. Per gli strumenti di elaborazione massiva che accedono a SharePoint per conto di un account utente, l'MFA può interrompere le operazioni non presidiate. L'approccio consigliato per le operazioni massive di SharePoint nei tenant con MFA abilitato è utilizzare l'autenticazione solo applicazione con un'applicazione registrata, che bypassa i prompt MFA interattivi.