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Nuovo archivio di file che causa collegamenti interrotti nei documenti Office
Quando un'organizzazione sostituisce il proprio hardware di archiviazione file o cambia la propria architettura di archiviazione, il percorso di rete verso ogni documento memorizzato cambia — anche quando la struttura delle cartelle e i nomi dei file rimangono identici. Ogni documento Office che contiene un percorso incorporato verso il vecchio archivio avrà immediatamente collegamenti interrotti. ReplaceMagic analizza il nuovo archivio, identifica tutti i documenti interessati e ripara tutti i percorsi interrotti in blocco.
Cosa scatena una migrazione verso un nuovo archivio di file?
Le migrazioni degli archivi di file avvengono per vari motivi infrastrutturali:
- Sostituzione NAS — un dispositivo di archiviazione collegato alla rete obsoleto viene sostituito con nuovo hardware. Il nuovo dispositivo ha un nome host o indirizzo IP diverso, il che cambia tutti i percorsi UNC
- Aggiornamento SAN — un aggiornamento della rete di archiviazione cambia i nomi dei volumi o il modo in cui i volumi vengono presentati alla rete
- Adozione dello storage cloud — i documenti vengono spostati da un NAS locale o server di file a una piattaforma di file basata su cloud. Tutti i percorsi UNC vengono sostituiti da URL o una nuova convenzione di percorsi
- Trasferimento del data center — un trasferimento fisico verso un nuovo data center spesso comporta nuovi nomi host del server, nuovi indirizzi IP o una nuova architettura di rete, tutti elementi che modificano i percorsi utilizzati dai documenti
Perché i collegamenti si interrompono anche quando la struttura delle cartelle viene conservata
La struttura delle cartelle e i documenti stessi possono essere copiati perfettamente nel nuovo archivio. Ogni file è presente e integro. Ma i percorsi memorizzati nei documenti Office contengono il nome del dispositivo di archiviazione vecchio, non di quello nuovo. Un collegamento a \\NAS-OLD\Storage\Finance\Q1Report.xlsx non può essere risolto dopo la migrazione perché NAS-OLD non esiste più. Il file si trova ora in \\NAS-NEW\Storage\Finance\Q1Report.xlsx ma nessun documento lo sa automaticamente.
Esempi tipici di migrazione dell'archivio
Due pattern comuni di modifica del percorso:
- Cambio nome host NAS:
\\NAS-OLD\Storage\→\\NAS-NEW\Storage\ - Lettera di unità a UNC:
Z:\Documents\→\\NewSAN\Vol1\Documents\
In entrambi i casi la struttura delle cartelle sotto la radice non cambia, quindi una sola regola di ricerca/sostituzione per variante ripara ogni collegamento interrotto.
Analizzare il nuovo archivio per generare un inventario
Una volta copiati i file nel nuovo archivio, puntate ReplaceMagic al nuovo percorso radice. Analizzerà ogni sottocartella, aprirà ogni documento Office ed estraggerà tutti i percorsi incorporati — producendo un inventario completo di ogni documento e ogni collegamento che contiene. Questo inventario è la base del processo di riparazione. Conferma inoltre che tutti i documenti siano stati copiati correttamente e siano accessibili nel nuovo archivio prima di eseguire qualsiasi sostituzione.
Verificare la validità dei collegamenti prima e dopo
ReplaceMagic può verificare se ogni percorso incorporato si risolve effettivamente in un file esistente. Eseguire un controllo di validità prima della migrazione conferma lo stato di riferimento: quali collegamenti sono attualmente validi nel vecchio archivio. Eseguirlo di nuovo dopo le sostituzioni conferma che tutti i collegamenti precedentemente validi ora si risolvono nel nuovo archivio, e contrassegna quelli che non lo fanno per ulteriori indagini.
Utilizzare la modalità Anteprima prima di confermare
Prima di eseguire le sostituzioni, la modalità Anteprima mostra esattamente quali documenti verranno modificati e quali stringhe verranno sostituite. Ciò consente di verificare che la regola di sostituzione sia corretta e completa prima che venga modificato qualsiasi file. Per una migrazione dell'archivio che interessa migliaia di documenti, questo passaggio di revisione è un'importante salvaguardia.
Gestire più varianti di percorso
Se l'insieme di documenti contiene sia percorsi UNC che percorsi con lettera di unità mappata che fanno riferimento al vecchio archivio, entrambe le varianti possono essere configurate come regole di sostituzione separate ed eseguite simultaneamente in un unico passaggio. Questo garantisce che tutte le forme di percorso vengano aggiornate in modo coerente indipendentemente da come gli utenti avevano mappato le unità quando i documenti sono stati creati.
Se hai domande, non esitare a contattarci.
