Woordenlijst Documentmigratie

Een klikbare verwijzing in een document die verwijst naar een ander bestand, webpagina, e-mailadres of bladwijzer. In Office-documenten worden hyperlinks opgeslagen als gewone tekstreeksen en worden ze niet automatisch bijgewerkt wanneer het doelbestand wordt verplaatst of hernoemd. Voorbeeld: een Word-document met een hyperlink naar \\Server\Reports\Q1.xlsx geeft een verbroken koppeling als het bestand naar een andere server of map wordt verplaatst.

Een OLE-koppeling (Object Linking and Embedding) verbindt een object in een document met een extern opgeslagen bronbestand. Het object (zoals een ingesloten Excel-grafiek in een Word-document) toont inhoud uit het bronbestand en kan worden bijgewerkt wanneer de bron wijzigt. Wanneer het bronbestand wordt verplaatst, verbreekt de OLE-koppeling omdat het opgeslagen pad niet meer kan worden omgezet. OLE-koppelingen zijn niet toegankelijk via het standaard Zoeken & Vervangen-dialoogvenster van Office en vereisen een gespecialiseerd hulpprogramma voor bulkherstel.

In Excel is een koppelbron een externe werkmap waarnaar wordt verwezen in een celformule, bijvoorbeeld ='\\Server\Shared\[Budget.xlsx]Sheet1'!$B$5. In Word verwijst een koppelbron naar een veldcode (zoals INCLUDETEXT of INCLUDEPICTURE) die inhoud uit een extern bestand haalt. Beide vormen slaan het volledige pad naar het bronbestand op. Als het bronbestand wordt verplaatst, wordt het opgeslagen pad ongeldig en toont de cel of het veld een foutmelding.

Een verwijzing naar een hardgecodeerd bestandspad in de VBA-macrocode (Visual Basic for Applications) van een Office-document. VBA-verwijzingen zijn niet zichtbaar voor standaard koppelingscontrolehulpmiddelen en worden niet bijgewerkt door de eigen koppelingsbeheersfuncties van Office. Na een servermigratie of mappenreorganisatie zal VBA-code die bestandspaden aanmaakt of opent met de oude locatie stilzwijgend of met een runtime-fout mislukken. ReplaceMagic kan padreeksen in VBA-modules opzoeken en vervangen.

Een UNC-pad (Universal Naming Convention) is een standaardnotatie voor het identificeren van een netwerkbron, in de vorm \\Servernaam\Deelnaam\Mappad\Bestandsnaam. UNC-paden zijn niet afhankelijk van stationslettertoewijzingen en worden vaak gebruikt in Office-documenten om te verwijzen naar bestanden op gedeelde netwerkopslag. Elke wijziging in de servernaam, de naam van de gedeelde map of de mappenstructuur in het pad verbreekt koppelingen die zijn opgeslagen in UNC-formaat. Voorbeeld: \\FILESERVER\Company\Finance\Report.xlsx.

Een pad dat de volledige locatie van een bestand specificeert vanaf de hoofdmap van het bestandssysteem, inclusief de stationsletter of servernaam. Voorbeelden: C:\Users\Finance\Reports\Q1.xlsx of \\Server\Shared\Reports\Q1.xlsx. Absolute paden zijn ondubbelzinnig en zijn niet afhankelijk van de huidige werkmap, maar ze verbreken zodra een deel van het pad wijzigt — inclusief het hernoemen van een server, het verplaatsen van een map of het opnieuw toewijzen van een stationsletter.

Een pad dat de locatie van een bestand specificeert ten opzichte van de locatie van het document dat de koppeling bevat. Voorbeeld: ..\Finance\Budget.xlsx betekent "één mapniveau omhoog gaan en vervolgens de map Finance ingaan". Relatieve paden overleven verplaatsingen zolang de relatieve verhouding tussen bron- en doeldocumenten behouden blijft. Als de mapdiepte echter verandert (bijvoorbeeld doordat er een tussenliggende map wordt ingevoegd), verbreken relatieve paden omdat het ..-pad niet meer naar de juiste locatie leidt.

Elk bestandspad dat als tekstreeks is opgeslagen in een Office-document, ongeacht het koppelingstype. Ingesloten paden omvatten hyperlinkdoelen, OLE-bronpaden, externe Excel-verwijzingen, VBA-reeksen en Word-veldcodes. De term wordt gebruikt om paden die zijn opgeslagen in de documentinhoud te onderscheiden van paden die uitsluitend in het bestandssysteem bestaan. Bulkkoppelingsherstelhulpmiddelen werken door ingesloten padreeksen te zoeken en te vervangen zonder het document in Office te openen.

Een numerieke identifier die door SharePoint wordt toegewezen aan elk element (bestand, map of lijstitem) binnen een site. Element-ID's zijn uniek binnen een lijst of bibliotheek, maar zijn niet overdraagbaar tussen siteverzamelingen of tussen tenants. Wanneer Office-documenten worden opgeslagen in SharePoint, kunnen sommige koppelingstypen (met name koppelingen tussen documenten die via Office zijn gemaakt) worden opgeslagen met de element-ID in plaats van het URL-pad. Bij tenant-naar-tenant-migraties worden element-ID's opnieuw toegewezen en verbreken alle op ID gebaseerde koppelingen; ze kunnen niet worden hersteld door eenvoudige padvervanging.

Een hyperlink of verwijzing die een SharePoint-element-ID of GUID gebruikt om het doel te identificeren in plaats van een URL of bestandspad. Op ID gebaseerde koppelingen zijn bestand tegen naamswijzigingen en bestandsverplaatsingen binnen dezelfde SharePoint-omgeving, omdat SharePoint de ID op het moment van toegang omzet naar de huidige URL. Ze overleven echter geen migraties naar een andere tenant of siteverzameling, waar een nieuwe ID wordt toegewezen. Het omzetten van op ID gebaseerde koppelingen naar absolute URL-koppelingen (op basis van zoek-/vervangcombinaties opgegeven door de gebruiker) vóór de migratie is de aanbevolen aanpak voor tenant-naar-tenant-scenario's.

Een SharePoint-migratie waarbij inhoud wordt verplaatst van de ene Microsoft 365-tenant naar een andere, wat doorgaans voortkomt uit een bedrijfsovername, fusie of afsplitsing. Tenant-naar-tenant-migraties zijn complex omdat de doeltenant een ander domein heeft, andere site-URL's en alle interne SharePoint-ID's opnieuw toewijst. Elke koppeling in elk document die verwees naar de URL van de brontenant zal na de migratie verbroken zijn. Koppelingenanalyse vóór de migratie en bulkvervanging na de migratie zijn essentiële stappen.

Een mechanisme dat door SharePoint Online wordt gebruikt om de snelheid te beperken waarmee een enkele toepassing of gebruiker API-verzoeken kan indienen binnen een bepaald tijdvenster. Wanneer een bulkverwerkingshulpmiddel te veel verzoeken in korte tijd verzendt, retourneert SharePoint HTTP 429-antwoorden ("Te veel verzoeken"). Hulpmiddelen die zijn ontworpen voor SharePoint moeten logica implementeren voor opnieuw proberen met exponentiële vertraging om beperkingen op te vangen zonder te mislukken. De SharePoint-edities van ReplaceMagic verwerken beperkingen automatisch om betrouwbare bulkverwerking van grote documentbibliotheken te garanderen.

Een documentbeheermechanisme in SharePoint dat een bestand vergrendelt voor bewerking door een specifieke gebruiker. Een uitgecheckt document kan niet worden gewijzigd door andere gebruikers of geautomatiseerde hulpmiddelen totdat het wordt ingecheckt. Bij het uitvoeren van bulkkoppelingsherstel in een SharePoint-bibliotheek wordt elk document dat is uitgecheckt door een gebruiker overgeslagen of vereist dat die gebruiker het eerst incheckt. Het beheer van de uitcheckstatus is een operationele overweging bij bulkherstelprojecten in SharePoint.

Een SharePoint-functie die vereist dat gewijzigde documenten worden beoordeeld en goedgekeurd voordat de wijzigingen zichtbaar zijn voor alle gebruikers. Wanneer inhoudsgoedkeuring is ingeschakeld in een bibliotheek, maakt een bulkherstelhulpmiddel dat documenten wijzigt voor elk gewijzigd bestand een goedkeuringspending aan. Dit kan de migratieplanning beïnvloeden als goedkeuringsworkflows moeten worden voltooid voordat herstelde documenten toegankelijk zijn. De inhoudsgoedkeuringsinstellingen moeten worden gecontroleerd voordat bulkkoppelingsherstelbewerkingen worden uitgevoerd in SharePoint-bibliotheken.

Een container in SharePoint voor het opslaan en beheren van documenten. Elke documentbibliotheek is gekoppeld aan een SharePoint-site en heeft een eigen URL, machtigingen, versie-instellingen en metadatakolommen. Documentbibliotheken zijn het SharePoint-equivalent van een bestandsservermap en hun URL's vormen de basis voor absolute padverwijzingen naar bestanden die zijn opgeslagen in SharePoint. Tijdens migraties wijzigt de bibliotheek-URL doorgaans, waardoor alle ingesloten paden die naar de oude URL verwezen verbreken.

Een map op een Windows-bestandsserver die via het UNC-protocol beschikbaar is gesteld aan netwerkgebruikers. Gedeelde netwerkmappen worden geïdentificeerd door een deelnaam onder de servernaam, bijvoorbeeld \\FILESERVER\Finance. De servernaam en de deelnaam vormen samen de hoofdmap van elk UNC-pad dat verwijst naar bestanden in die gedeelde map. Het hernoemen van de server of de gedeelde map, of het verwijderen ervan als onderdeel van een migratie naar SharePoint of cloudopslag, verbreekt alle documenten die UNC-paden bevatten die zijn geworteld in die gedeelde map.

Een dedicated opslagapparaat dat is verbonden met een netwerk en bestandsniveau-gegevensopslag biedt aan clients via standaard netwerkbestandsdelingsprotocollen (doorgaans SMB/CIFS op Windows-netwerken). NAS-apparaten verschijnen aan Office-toepassingen als netwerkservers en zijn toegankelijk via UNC-paden. Wanneer een NAS-apparaat wordt vervangen, verandert de hostnaam of het IP-adres, waardoor alle ingesloten paden die naar het oude apparaat verwezen verbreken. Voorbeeld: het vervangen van \\NAS-OLD\Data\ door \\NAS-NEW\Data\ vereist bulkkoppelingsherstel in alle documenten.

Een dedicated hogesnelheidsnetwerk voor opslag dat servers verbindt met opslagapparaten op blokniveau. In tegenstelling tot een NAS presenteert een SAN opslag als ruwe blokapparaten in plaats van bestanden, en wordt het bestandssysteem beheerd door de server. Documenten die zijn opgeslagen op een SAN zijn toegankelijk via de server die het bestandssysteem host, niet rechtstreeks via de SAN. Wanneer een SAN wordt bijgewerkt of gemigreerd, hangt de impact op documentkoppelingen af van de vraag of de servernamen en volumepaden die aan gebruikers worden gepresenteerd als gevolg hiervan wijzigen.

Een pad of verwijzing in een document dat niet meer kan worden omgezet naar een toegankelijk bestand of een toegankelijke bron. Een verbroken koppeling kan het gevolg zijn van het verplaatsen, hernoemen of verwijderen van het doelbestand, of van een wijziging in de opslaglocatie of netwerkinfrastructuur waardoor het opgeslagen pad niet meer naar een geldige locatie wijst. Verbroken koppelingen produceren foutmeldingen wanneer gebruikers ze proberen te volgen en kunnen gegevensupdates, OLE-objectupdates of macro-uitvoering verhinderen. Het identificeren en herstellen van verbroken koppelingen is de kernfunctie van ReplaceMagic.

Het proces van controleren of elk ingesloten pad in een document daadwerkelijk kan worden omgezet naar een toegankelijk bestand of een toegankelijke bron. Koppelingvalidatie verschilt van koppelingherstel: validatie identificeert welke koppelingen verbroken zijn, terwijl herstel ze corrigeert. Validatie uitvoeren vóór een migratie stelt een basislijn vast; uitvoeren erna bevestigt dat alle eerder geldige koppelingen nog steeds kunnen worden omgezet. ReplaceMagic voert koppelingvalidatie uit als onderdeel van het documentanalyseproces en rapporteert geldige, verbroken en onbereikbare koppelingen afzonderlijk.

Het proces van het vinden van een specifieke tekstreeks in een document en het vervangen ervan door een andere reeks. In de context van bulkkoppelingherstel wordt zoeken en vervangen tegelijkertijd toegepast op alle ingesloten paden in alle documenten in een mappenstructuur, waarbij het oude padonderdeel (bijvoorbeeld de oude servernaam) wordt vervangen door het nieuwe. ReplaceMagic breidt het standaard zoeken en vervangen uit door koppelingstypen te bereiken die het ingebouwde Office-dialoogvenster niet kan benaderen, waaronder OLE-koppelingen, VBA-reeksen, kop- en voetteksten en veldcodes.

De geautomatiseerde verwerking van een groot aantal documenten in één bewerking, zonder dat elk document handmatig hoeft te worden geopend. Bulkverwerkingshulpmiddelen werken rechtstreeks op de bestandsindeling van het document, waarbij inhoud wordt geëxtraheerd en gewijzigd zonder de Office-toepassing te starten. Hierdoor kunnen duizenden documenten worden geanalyseerd of hersteld in een fractie van de tijd die nodig is voor handmatige verwerking, en wordt het risico op menselijke fouten door repetitief handmatig werk geëlimineerd.

Een bedrijfsmodus in ReplaceMagic waarbij wordt weergegeven welke wijzigingen in elk document zouden worden aangebracht zonder daadwerkelijk wijzigingen op schijf te schrijven. Met de voorbeeldmodus kunt u de voorgestelde vervangingen bekijken — welke documenten worden beïnvloed, welke reeksen worden vervangen en waardoor ze worden vervangen — voordat u de bewerking bevestigt. Het wordt sterk aanbevolen om eerst in voorbeeldmodus te werken voordat een bulkvervanging wordt uitgevoerd, met name voor grote documentverzamelingen waarbij een onjuiste regel wijdverbreide onjuiste wijzigingen kan veroorzaken.

Een Microsoft 365-verificatiemethode waarmee een toepassing toegang krijgt tot SharePoint-bronnen via haar eigen identiteit (toepassingsreferenties) in plaats van namens een specifieke gebruiker. App-only-verificatie wordt gebruikt voor achtergrondverwerkingsscenario's zoals bulkkoppelingherstel, waarbij interactieve gebruikersaanmelding niet praktisch is. Hiervoor is een Azure AD-toepassingsregistratie vereist met de juiste SharePoint-machtigingen die door een tenantbeheerder zijn verleend. De SharePoint-edities van ReplaceMagic ondersteunen app-only-verificatie voor onbeheerde bulkbewerkingen.

Een beveiligingsmechanisme waarbij gebruikers hun identiteit moeten verifiëren met twee of meer factoren (doorgaans een wachtwoord plus een eenmalige code van een verificatie-app of sms). MFA wordt steeds vaker verplicht gesteld in Microsoft 365-tenants. Voor bulkverwerkingshulpmiddelen die namens een gebruikersaccount toegang krijgen tot SharePoint, kan MFA onbeheerde bewerkingen verstoren. De aanbevolen aanpak voor SharePoint-bulkbewerkingen in tenants met ingeschakelde MFA is het gebruik van app-only-verificatie met een geregistreerde toepassing, waarmee interactieve MFA-prompts worden omzeild.