Verbroken koppelingen herstellen in documenten met ReplaceMagic

Zodra u uw documenten heeft geanalyseerd en de verbroken koppelingen heeft geïdentificeerd, is het herstellen ervan met ReplaceMagic een eenvoudige zoek- en vervangbewerking. Deze handleiding behandelt de meest voorkomende scenario's met concrete voorbeelden.

ReplaceMagic downloaden Videotutorials bekijken

Scenario 1 — Servernaamswijziging of -migratie

U heeft documenten van de ene naar de andere server verplaatst met behoud van dezelfde mapstructuur. De oude servernaam — bijvoorbeeld \\Server123 — moet worden vervangen door de nieuwe servernaam, bijvoorbeeld \\ServerABC. Voer de oude naam in als zoektekenreeks en de nieuwe naam als vervangtekenreeks:

ReplaceMagic vindt elke hyperlink, OLE-koppeling, VBA-verwijzing en koppelbron die \\Server123 bevat en werkt deze bij naar \\ServerABC — in alle geselecteerde documentgebieden in één verwerking.

Scenario 2 — Wijziging in de mapstructuur

U heeft uw maphiërarchie gereorganiseerd door nieuwe tussenliggende mappen in te voegen. Een pad dat bijvoorbeeld \\ServerABC\Reporting\201805\Something was, is nu \\ServerABC\Reporting\Finance\201805\Something. Voer in het formulier Zoeken en vervangen het oude gedeeltelijke pad in als zoektekenreeks en het nieuwe gedeeltelijke pad als vervanging:

Omdat ReplaceMagic subtekenreeksen vervangt, hoeft u alleen het gedeelte van het pad in te voeren dat is gewijzigd; het vindt en werkt elke koppeling bij in elk document dat dat padsegment bevat.

Scenario 3 — Migratie naar SharePoint Online

U heeft documenten gemigreerd van on-premises SharePoint naar SharePoint Online. De oude basis-URL was https://mycompany en de nieuwe URL is https://mycompany.sharepoint.com. Configureer ReplaceMagic als volgt:

ReplaceMagic werkt alle ingesloten koppelingen bij — hyperlinks, OLE-koppelingen, koppelbronnen en alle URL-verwijzingen in VBA-code — zodat ze naar het nieuwe SharePoint Online-adres wijzen.

Naast de zoek- en vervangteekens moet u ook opgeven welke documentgebieden moeten worden verwerkt. ReplaceMagic ondersteunt hyperlinks, OLE-objecten, koppelbronnen, formules, de tekst van de hoofdtekst, kop- en voetteksten en VBA-code. U kunt ook automatische back-up inschakelen voor alle documenten of alleen voor de gewijzigde, en hoofdlettergevoelig zoeken, zoeken op hele woorden of reguliere expressies activeren.

Algemene tips voor elke vervangrun

• Voer altijd eerst uit in voorbeeldmodus — bekijk de voorgestelde wijzigingen in het resultatenraster voordat u iets naar de schijf bevestigt.
• Gebruik meerdere zoek-/vervangparen om alle padvariaties in één run te dekken. Als bestanden bijvoorbeeld zijn verplaatst vanaf twee verschillende oude servernamen, voeg beide toe als aparte rijen in het formulier Zoeken en vervangen.
• Schakel automatische back-up in als dit uw eerste run is op een set documenten — ReplaceMagic kan een back-up maken van alle gevonden documenten of alleen van de documenten die het wijzigt.
• Analyseer na de run dezelfde locaties opnieuw om te controleren of alle koppelingen nu geldig zijn. Exporteer een verificatierapport voor projectgoedkeuring.
• Begin bij grote volumes met een testbatch van 10–20 documenten om uw vervangteekens te valideren voordat u de volledige bibliotheek verwerkt.

Welke documentgebieden selecteren

• Alleen hyperlinks: de snelste optie — herstelt URL-koppelingen en bestandspaden in het hyperlinksraster.
• Alle gebieden tegelijk: dekt hyperlinks, OLE-koppelingen, koppelbronnen, VBA-code, kop- en voetteksten en de hoofdtekst in één stap. Aanbevolen voor de meeste migratiescenario's.

Tip: voor de meeste migratiescenario's zorgt het selecteren van alle gebieden ervoor dat er niets wordt gemist; het prestatieverschil ten opzichte van alleen hyperlinks verwerken is minimaal op moderne hardware.

ReplaceMagic downloaden Videotutorials bekijken

Heeft u vragen, neem dan gerust contact met ons op.