Bekende SharePoint-beperkingen bij het Gebruik van ReplaceMagic

ReplaceMagic is ontworpen om alle complexiteit van documentverwerking in SharePoint af te handelen, maar zoals elk hulpprogramma dat binnen een platform van een andere leverancier werkt, is het onderworpen aan bepaalde beperkingen. De beperkingen die op deze pagina zijn gedocumenteerd, worden opgelegd door SharePoint zelf, door het Windows-besturingssysteem of door de bestandsformatspecificaties van Office. Als u deze limieten begrijpt voordat u een groot migratieproject start, kunt u effectief plannen en verrassingen vermijden.

Groep 1: Bestands- en Padbeperkingen

• Speciale tekens in bestandsnamen — Bestanden waarvan de namen een van de volgende tekens bevatten, kunnen hun gedeelde koppelingstokens of organisatiekoppelingen niet ophalen via de SharePoint API: ~ # % & * { } \ : <> ? / + | ". Deze bestanden worden gedownload, verwerkt om verbroken koppelingen in hun inhoud te detecteren en opnieuw geüpload — maar URL's in de stijl van gedeelde koppelingen die verwijzen naar het bestand via token kunnen niet worden hersteld. Dit is een beperking van de SharePoint REST API, niet van ReplaceMagic.
• Windows padlengte-limiet (260 tekens) — Wanneer ReplaceMagic bestanden van SharePoint downloadt naar een tijdelijk lokaal pad voor verwerking, mag de gecombineerde lengte van het tijdelijke mappad en de bestandsnaam niet meer dan 260 tekens bedragen. Er is een oplossing beschikbaar in de ReplaceMagic-verwerkingsinstellingen: schakel ondersteuning voor lange paden in of verkort het tijdelijke mappad naar een hoofdmapmap zoals C:\Temp.
• Padlengte van koppelingsbron in Excel — Excel legt maximale padlengten op aan externe koppelingsbronnen. In oudere Excel-indelingen (.xls) is de maximale padlengte voor een koppelingsbron 253 tekens. In nieuwere indelingen (.xlsx, .xlsm) is de limiet 2.000 tekens. Als een vervanging een URL of bestandspad oplevert dat deze limieten overschrijdt, slaat ReplaceMagic de specifieke koppeling over en registreert dit in het resultatenrapport. Het document zelf wordt wel verwerkt; alleen de te lange koppeling wordt overgeslagen.

Groep 2: Beperkingen van het SharePoint-platform

• SharePoint-lijstweergavedrempel (5.000 items) — SharePoint Online en on-premises legt een maximum van 5.000 items per lijstquery op. ReplaceMagic gebruikt een standaard queryrijlimiet van 4.900 om veilig onder deze drempel te blijven. Als u deze waarde verlaagt op het tabblad SharePoint-instellingen, worden de query's kleiner en veiliger, maar duurt het ook langer om grote bibliotheken te inventariseren.
• Maximale document-ID (30.000.000) — Bij het oplossen van op ID gebaseerde SharePoint-koppelingen itereert ReplaceMagic door document-ID's tot het geconfigureerde maximum. De standaardwaarde van 30.000.000 komt overeen met de praktische bovengrens van SharePoint. Als uw tenant documenten heeft met ID's boven deze waarde (ongebruikelijk maar mogelijk in zeer grote en oudere tenants), verhoog dan de instelling voor maximale document-ID in de instellingen.
• SharePoint-snelheidsbeperking (HTTP 429 / 503) — SharePoint Online legt snelheidslimieten op aan API-verzoeken. ReplaceMagic detecteert beperkingsreacties en probeert automatisch opnieuw, maar verwerking met aanhoudend hoge paralleliteit zal toch vertragingen door beperking ondervinden. Het aanbevolen aantal threads voor SharePoint Online is 3–5. Het gebruik van meer threads verhoogt de doorvoer in SharePoint Online niet evenredig, omdat beperking de winsten steeds meer tenietdoet.
• Vereiste voor moderne verificatie — Tenantbeheerders kunnen verouderde verificatieprotocollen uitschakelen in Microsoft 365, wat betekent dat aanmeldingsmethoden met gebruikersnaam/wachtwoord en app-wachtwoord mogelijk niet werken. Gebruik in dat geval Alleen-app-verificatie met een Azure AD-app-registratie. Alleen-app-verificatie is niet onderworpen aan de beperkingen van verouderde verificatie.

Groep 3: Metadata en Versiebeheer

• Het bewaren van de datum van laatste wijziging en de auteur vereist sitebeheerrechten — ReplaceMagic maakt gebruik van een bevoorrechte SharePoint API-aanroep om de oorspronkelijke editor en het wijzigingstijdstempel te herstellen. Deze aanroep is alleen beschikbaar voor accounts met sitebeheerrechten (beheerder van siteverzameling). Inzender- of lidmachtigingen zijn niet voldoende. Als het verwerkingsaccount alleen inzenderrechten heeft, wordt in het veld gewijzigd door het verwerkingsaccount weergegeven en wordt de wijzigingsdatum ingesteld op het moment van verwerking.
• Documentback-up is niet beschikbaar in de native SharePoint-modus — De ingebouwde bestandsback-upfunctie van ReplaceMagic (waarbij originelen worden gekopieerd naar een back-upmap vóór wijziging) werkt niet bij het native verwerken van documenten via de SharePoint API. Gebruik de ingebouwde versiegeschiedenis van SharePoint als veiligheidsnet. Zorg ervoor dat versiebeheer is ingeschakeld in de doelbibliotheek voordat u een verwerkingstaak uitvoert.
• Het bewaren van inhoudsgoedkeuring vereist de juiste rechten — Het herstellen van de inhoudsgoedkeuringsstatus van een document na verwerking vereist dat het verwerkingsaccount toestemming heeft om items in de bibliotheek goed te keuren en af te wijzen. Zonder goedkeuringsrechten voltooit ReplaceMagic de inhoudswijziging, maar kan het de goedkeuringsstatus niet herstellen.

Groep 4: Connectiviteit

• Lokale netwerktoegang vereist — Voor SharePoint on-premises moet ReplaceMagic zijn geïnstalleerd op een machine die de SharePoint-server via het netwerk kan bereiken. De machine moet de hostnaam van de SharePoint-server kunnen oplossen via DNS en er verbinding mee kunnen maken op de juiste HTTP- of HTTPS-poort. Er worden geen componenten op de SharePoint-server zelf geïnstalleerd, maar netwerkzichtbaarheid is verplicht.
• Bedrijfsproxy's en firewalls — Als uw organisatie uitgaand HTTPS-verkeer via een bedrijfsproxy of firewall routeert, kunnen de verbindingen van ReplaceMagic met SharePoint Online worden geblokkeerd of proxy-verificatie vereisen. Configureer de proxy-instellingen in het configuratiepaneel voor ReplaceMagic-verwerking. Als SSL-inspectie is ingeschakeld op de proxy, kunnen SharePoint Online-certificaten als ongeldig worden weergegeven — coördineer met uw netwerkteam om de benodigde uitzonderingen toe te voegen.

Deze beperkingen zijn gedocumenteerd om u te helpen uw migratieproject nauwkeurig te plannen. Als u een specifiek scenario tegenkomt dat hier niet beschreven is, neem dan contact met ons op via support@replacemagic.com en wij helpen u graag verder.