SmartMapper gebruiken — Automatisch koppelingsreparatiepatronen genereren

Traditionele koppelingsreparatie vraagt u om zoek- en vervangtekenreeksen op te geven. SmartMapper keert die workflow om: u definieert eenvoudige toewijzingsregels Bron → Doel en SmartMapper bepaalt automatisch elk zoek-/vervangpatroon — relatieve koppelingen, op ID gebaseerde SharePoint DocID's, PowerQuery-paden en verbindingsreeksen oplossen — en rapporteert nauwkeurigheid en dekking voordat één document wordt gewijzigd.

Wanneer SmartMapper gebruiken: bij elke migratie waarbij het niet mogelijk is alle zoek-/vervangparen handmatig op te sommen — SharePoint-tenant-naar-tenant-verhuizingen, grootschalige bestandsserver-naar-cloud-migraties, omgevingen met op ID of relatieve koppelingen, en elk project dat een goedkeuringsrapport vereist vóór ingebruikname. Voor eenvoudige servernaamwijzigingen waarbij u de oude en nieuwe paden al kent, volstaat standaard ReplaceMagic.

De SmartMapper-workflow in één oogopslag

Zevenstappenproces

Scannen

Koppelingsdatabase vullen vanuit documenten of SharePoint

→

DB kiezen

SQL Server, SQLite of MySQL

→

Toewijzingsregels

Bron → Doel-paren

→

Genereren

Automatisch patronen genereren en scoren

→

Beoordelen

Elk patroon accepteren / wijzigen / weigeren

→

Toepassen

Vervangingsmotor uitvoeren op de werkelijke documenten

→

Verifiëren

Opnieuw scannen en rapport exporteren

Stap 1 Documenten scannen

Voordat SmartMapper patronen kan genereren, heeft het een gevulde koppelingsdatabase nodig. Gebruik de standaardfunctie Documenten scannen om de bronopslag te doorlopen — een lokale map of netwerkmap, een toegewezen schijf of een native verbonden SharePoint-bibliotheek.

Voor bestandsservers of gedeelde netwerklocaties wijst u ReplaceMagic naar de hoofdmap en voert u een volledige scan uit. Alle gevonden hyperlinks, OLE-koppelingen, koppelingsbronnen, PowerQuery-opdrachten en verbindingsreeksen worden naar de database geschreven.
Voor SharePoint-bronnen (inclusief tenant-naar-tenant-projecten) maakt u verbinding via de native SharePoint-integratie. Het is cruciaal om te scannen terwijl de brontenant nog actief is — SmartMapper lost op ID gebaseerde koppelingen op via de documentenindex, en die ID's zijn niet meer oplosbaar zodra de bron offline gaat.
Selecteer alle relevante documentgebieden in de scaninstellingen: Hyperlinks, OLE-koppelingen, Koppelingsbronnen, Power Queries, Verbindingen, VBA. Elk niet-gescand gebied is onzichtbaar voor SmartMapper.

Zie Documenten scannen en de Native SharePoint-compatibiliteitsgids voor volledige scaninstructies.

Stap 2 Database-backend kiezen

SmartMapper slaat alle gescande koppelingen, toewijzingsregels, gegenereerde patronen en validatieresultaten op in een relationele database. Drie backends worden ondersteund — identiek schema, identieke resultaten:

SQL Server

De beste keuze voor gedeelde en enterprise-beheerde projecten. SQL Server Express volstaat voor de meeste migraties. Gebruik dit wanneer meerdere teamleden toegang nodig hebben tot dezelfde patronendatabase.

SQLite

De beste keuze voor projecten op één machine of partnergestuurde projecten. Één enkel bestand, geen installatie, geen licentiekosten. Ideaal voor migraties vanaf laptop.

MySQL

Open-source alternatief voor SQL Server voor omgevingen die al MySQL-infrastructuur hebben. Hetzelfde schema als de andere twee backends.

Configureer de backend via Instellingen → SmartMapper-tabblad → Database-backend. U kunt van backend wisselen tussen uitvoeringen; het schema is identiek, zodat gegevensmigratie eenvoudig is.

Stap 3 Toewijzingsregels van bron naar doel definiëren

Toewijzingsregels zijn de enige informatie die SmartMapper van u nodig heeft. Elke regel is één enkel Bron → Doel-paar:

Voorbeeld toewijzingsregels voor een bestandsserver-naar-SharePoint Online-migratie

Bron (oud pad)	→	Doel (nieuw pad)
\\ServerABC\Finance	→	https://company.sharepoint.com/sites/financenew
\\ServerABC\HR	→	https://company.sharepoint.com/sites/hr
\\OldNAS\Shared\Projects	→	https://company.sharepoint.com/sites/projects

Tips voor het schrijven van effectieve toewijzingsregels:

Wijs toe op het hoogste nuttige niveau — wijs \\Server\Finance toe in plaats van elke afzonderlijke submap. De SmartMapper Patroonoptimalisatie consolideert submappatronen automatisch.
Orden regels van meest specifiek naar minst specifiek.
Voor tenant-naar-tenant-migraties voegt u een regel toe voor de basis-URL van de oude tenant en een voor de interne ID-resolver-URL van de oude tenant. SmartMapper lost elke op ID gebaseerde koppeling op naar een absoluut pad via de documentenindex van de bron voordat de brontenant buiten gebruik wordt gesteld.
Regels kunnen handmatig worden ingevoerd in het SmartMapper-raster of worden geïmporteerd vanuit een CSV-bestand (standaard gescheiden door |).

Stap 4 SmartMapper patroonGeneratie uitvoeren

Klik op Patronen genereren op het SmartMapper-tabblad. Voor elke koppeling in de database doet SmartMapper het volgende:

Detecteert het koppelingstype — Absoluut, Relatief, SharePointDocID, OneDriveID, PowerQuery, ConnectionString, OneNote, speciaal SharePoint.
Zet elke koppeling om naar een absoluut pad — in welke vorm dan ook: relatief, op ID gebaseerd of verborgen in PowerQuery-opdrachten (File.Contents, Folder.Files, Web.Contents) of verbindingsreeksen (Provider=, DSN=, Data Source=, OPENROWSET).
Past uw toewijzingsregel toe om het nieuwe doelpad (NewLink) te produceren.
Genereert patronen met het kleinste bereik dat volstaat — zo levert een brede regel \\Server\Finance geen duizenden overbodige submappatronen op.
Dedupliceert en optimaliseert via de Patroonoptimalisatie — identieke patronen afkomstig van verschillende koppelingen worden samengevoegd tot één enkel item.
Markeert conflicten waarbij dezelfde SearchString naar twee verschillende ReplaceStrings wijst. Deze worden gemarkeerd als Conflict en moeten door een persoon worden opgelost voordat ze kunnen worden toegepast.

Waarom relatieve koppelingen niet handmatig te repareren zijn

Een werkmap in \\ServerABC\Finance\Reports\Q2.xlsx bevat de koppeling ..\Sub1\file.xlsx. Dezelfde tekst staat in honderden andere documenten en wijst in elk daarvan naar iets anders, want een relatieve koppeling heeft alleen betekenis ten opzichte van het document dat hem bevat.

Geen enkel zoek-en-vervangpaar lost dat op. SmartMapper bepaalt waar elk voorkomen werkelijk naar verwijst, past jouw regel toe en genereert het patroon. Jij levert één regel aan:

\\ServerABC\Finance → https://company.sharepoint.com/sites/financenew

Stap 5 Gegenereerde patronen beoordelen

Het patronenraster toont elke automatisch gegenereerde zoek-/vervangcombinatie met de bijbehorende status en validatiestatistieken. Beoordeel elk patroon voordat u een document wijzigt:

Patronenstatussen

Gegenereerd	Aangemaakt door SmartMapper, in afwachting van beoordeling
Geaccepteerd	Goedgekeurd — wordt uitgevoerd op de documenten
Geweigerd	Expliciet uitgesloten — wordt niet uitgevoerd
Gewijzigd	U hebt de SearchString of ReplaceString bewerkt — wordt uitgevoerd met uw versie
Conflict	Dezelfde SearchString wijst naar verschillende ReplaceStrings — moet worden opgelost voordat het geaccepteerd kan worden

Nauwkeurigheid en dekking

Elk patroon toont een correct-telling (koppelingen die dit patroon correct zou repareren), een onjuist-telling (koppelingen die dit patroon zou beschadigen) en een betrouwbaarheidspercentage. Het uitvoeringslogboek noemt dit Confidence (fix accuracy).

Een patroon met 100% betrouwbaarheid en nul onjuist-koppelingen is veilig om direct te accepteren. Patronen met onjuist-items moeten worden gecontroleerd — ze kunnen wijzen op een overlappende toewijzingsregel of een ambigu padsegment.

Op uitvoeringsniveau rapporteert SmartMapper twee onafhankelijke cijfers, en u hebt ze allebei nodig:

Nauwkeurigheid — van de koppelingen die uw geaccepteerde patronen wijzigen, welk deel correct wordt gewijzigd.
Dekking — van alle relevante koppelingen het deel dat correct wordt hersteld.

Ze meten verschillende dingen en bewegen onafhankelijk van elkaar. Een uitvoering kan 100% nauwkeurig zijn en toch slechts 82% van de relevante koppelingen dekken — elke wijziging was juist, maar bijna een vijfde van het werk is nooit aangeraakt. Eén gecombineerde score verbergt precies dat gat; daarom worden beide apart gerapporteerd.

Een optionele samengestelde samenvatting is beschikbaar voor rapportage aan belanghebbenden. Publiceer die naast de cijfers voor nauwkeurigheid en dekking, nooit in plaats daarvan.

Conflicten vereisen handmatige oplossing. Een conflict betekent dat twee verschillende koppelingen zijn opgelost naar dezelfde SearchString maar met verschillende ReplaceStrings — SmartMapper kan niet bepalen welke correct is. Open de conflictgroep, inspecteer de brondocumenten, kies de juiste ReplaceString en klik op Oplossen, of weiger het patroon volledig als de koppelingen niet gewijzigd mogen worden.

Stap 6 Geaccepteerde patronen toepassen op documenten

Zodra u tevreden bent met de beoordeelde patronen, voert u de vervangingsmotor uit. Alleen patronen met de status Geaccepteerd of Gewijzigd worden toegepast — Gegenereerde, Geweigerde en onopgeloste Conflicten worden overgeslagen.

Documenten worden parallel verwerkt (configureerbaar aantal threads) zonder dat ze in Word, Excel of een andere applicatie geopend hoeven te worden.
Als de Voorbeeldmodus is ingeschakeld, rapporteert ReplaceMagic elke wijziging die het zou aanbrengen maar schrijft niets naar schijf — gebruik dit om het resultaat te verifiëren voordat u bevestigt.
Activeer automatische back-up om een kopie van elk document op te slaan voordat het wordt gewijzigd.
Voor SharePoint-doelen schakelt u Datum Laatst Gewijzigd en Gewijzigd door-waarden behouden in (vereist sitebeheerdersrechten) om metagegevens na wijzigingen te bewaren.

Zie Verbroken koppelingen herstellen voor gedetailleerde instellingen van de vervangingsmotor.

Stap 7 Resultaten verifiëren en exporteren

Nadat de vervangingsuitvoering is voltooid:

Scan opnieuw dezelfde opslag om te bevestigen dat alle eerder verbroken koppelingen nu zijn opgelost. Het nieuwe scanresultaat kan worden vergeleken met de basislijn om precies te tonen welke koppelingen van status zijn veranderd.
Controleer het tabblad Aanvullende informatie op overgeslagen documenten (groottelimiet, time-out, SharePoint-beperking). Verwerk overgeslagen bestanden opnieuw door op Overgeslagen bestanden importeren te klikken.
Exporteer de resultaten naar CSV, Excel of de SmartMapper-database. De export bevat de originele koppeling, de nieuwe koppeling, het toegepaste patroon, het documentpad en de tijdstempel van de wijziging — een volledig auditspoor voor compliance- of stakeholderrapportage.
Exporteer het uitvoeringsrapport vanuit het SmartMapper-tabblad om een goedkeuringsdocument te verstrekken met het totaal aantal gescande koppelingen, toegepaste patronen, correct-/onjuist-tellingen en het algehele betrouwbaarheidspercentage.

Zie Resultaten exporteren voor exportindelingsopties.

Speciaal geval: SharePoint DocID-koppelingen en tenant-naar-tenant-migraties

Op ID gebaseerde SharePoint-koppelingen (DocID, OrganizationalViewLink, DirectLink) zijn het moeilijkst te repareren met conventionele tools, omdat het ID alleen betekenis heeft binnen de oorspronkelijke tenant. Zodra de brontenant buiten gebruik wordt gesteld, verdwijnen die ID's definitief.

SmartMapper lost dit op door te scannen terwijl de bron nog actief is:

Maak verbinding met de SharePoint-brontenant en voer een volledige scan uit zolang die nog actief is.
Definieer uw tenant-naar-tenant-toewijzingsregel (basis-URL oude tenant → basis-URL nieuwe tenant).
Voer de patroongeneratie uit.
Het gegenereerde patroon vervangt de oude op ID gebaseerde URL door de nieuwe absolute URL — een reparatie die ook werkt nadat de brontenant offline is gegaan.

Kernpunt: Voer de SmartMapper-scan uit op de brontenant vóór de migratie-overgang. Zodra de bron offline gaat, is DocID-oplossing niet meer mogelijk.

Voor de volledige handleiding voor tenant-naar-tenant-migratie, zie SharePoint Online Tenant-naar-Tenant-migratie: verbroken koppelingen herstellen.

Werken met PowerQuery, verbindingsreeksen en OLE-koppelingen

Veel grote Excel-omgevingen bevatten koppelingen die niet als standaard hyperlinks worden weergegeven — ze zijn ingebed in PowerQuery M-code, OLEDB-verbindingsreeksen of draaitabelcachedefinities. SmartMapper extraheert deze automatisch:

PowerQuery: SmartMapper verwerkt paden in PowerQuery M-opdrachten, waaronder File.Contents, Folder.Files, Web.Contents en SharePoint.Files. Wanneer een migratie lokale bestanden naar SharePoint verplaatst, volstaat alleen het pad wijzigen niet — de query zelf moet werken met cloudopslag, en ook dat regelt SmartMapper.
Verbindingsreeksen: Paden binnen Provider=-, DSN=-, Data Source=-, OPENROWSET-, OPENDATASOURCE- en BULK INSERT-instructies worden geëxtraheerd, opgelost en toegewezen via hetzelfde proces als gewone koppelingen.
OLE-koppelingen en koppelingsbronnen: Excel-werkmappen die zijn gekoppeld aan externe gegevensbronnen (een andere werkmap, een databasebestand) krijgen hun externe referentiepaden bijgewerkt via het gebied Koppelingsbronnen.

Zorg ervoor dat de gebieden Power Queries, Verbindingen en Koppelingsbronnen zijn geselecteerd in de scaninstellingen om ze op te nemen in de SmartMapper-database.

Tips en aanbevolen werkwijzen

Gebruik SQLite voor eerste tests. Voer uw eerste SmartMapper-pas uit met een SQLite-backend — geen serverconfiguratie, direct opstarten. Verifiëer de kwaliteit van patronen voordat u zich committeert aan een volledige SQL Server-implementatie voor een groot teamproject.
Gebruik RunID's voor migraties in meerdere fasen. Elke SmartMapper-uitvoering is afgebakend door een RunID. Wijs een ander RunID toe per migratiefase zodat resultaten van verschillende fasen naast elkaar in dezelfde database kunnen bestaan zonder elkaar te beïnvloeden.
Los conflicten op vóór ingebruikname. Patronen met een onopgelost Conflict worden uitgesloten van de vervangingsuitvoering. Bekijk de lijst met conflictgroepen na elke generatiepas en los elk patroon expliciet op of weiger het.
Geef prioriteit aan de meest specifieke toewijzingsregel. Als \\Server\Finance\Archive anders moet worden toegewezen dan \\Server\Finance, voeg dan de Archive-regel boven de Finance-regel toe in het toewijzingsraster.
Bekijk een voorbeeld voordat u toepast. Voer altijd eerst uit in Voorbeeldmodus op een representatieve subset van documenten om het resultaat van de patronen te valideren voordat u de volledige documentbibliotheek verwerkt.
Voor de Vervangingsvoorbereiding-service: als uw project te groot of te complex is om SmartMapper intern uit te voeren, kan het ReplaceMagic-team alle toewijzingsregels en patronen namens u voorbereiden. Zie het Vervangingsvoorbereiding-pakket.